眾所周知,會計發展的直接動力是會計實踐,而會計實踐是人類社會經濟活動的一個有機組成部分。伴隨著經濟的發展,會計環境發生了深刻的變化,會計在這種變化中不斷創新,以適應變化了的社會經濟環境。比如電子計算機的運用不僅僅導致了會計記錄和數據處理上的效率的提高,更重要的是,知識經濟和信息時代飛速發展的今天,世界金融危機推動著經濟體制的改革,在經濟發展的浪潮中,會計行業也在發生深刻的變化,會計逐步由微觀管理向宏觀管理過渡。為適應經營體制轉變的需要,提高企業運營效率,并借此提高企業自身競爭力,必須重視會計管理模式的轉變。
1 現階段ERP系統在會計與財務管理中的應用
1.1 ERP系統的特點
21世紀,會計所處的環境發生根本性變化,世界經濟一體化和信息技術的迅猛發展,導致經濟關系和經濟結構的變化,會計管理模式必須也關注宏觀環境的變化,為管理決策提供多方位、多角度、多層次的信息。總體上講,ERP在會計與財務管理中的應用有著兩個特點:一是宏觀層面的ERP的架構在擴張;二是微觀層面,即ERP物理模塊在不斷細化。這兩者的互動中,推進了會計作業模式的變化。因此,依托這一平臺,可以進行更廣泛的,包括客戶、供應商、分銷商和代理網絡、各地制造工廠等的各種經營資源、各種信息的集成,從而為企業科學決策提供更好的服務。從微觀層面講,即ERP物理模塊走向細分化。
1.2 ERP系統在會計與財務管理中的應用領域
1.2.1 ERP系統在會計中的應用
會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果。它由總賬、應收賬、應付賬、現金、固定資產、多幣制等部分構成。因此,從物理層面看,ERP的會計核算模塊,涉及總賬模塊、應收賬模塊、應付賬模塊、現金管理模塊、固定資產核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊,等等。以現金管理模塊為例,它主要是對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中,一般都具有票據維護、票據打印、付款維護、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現金有關的功能。此外,它還和應收賬、應付賬、總賬等模塊集成,自動產生憑證,過入總賬。
1.2.2 ERP系統在財務管理中的應用
財務管理的功能主要是基于會計核算的數據,再加以分析,從而進行相應的預測,管理和控制活動。它側重于財務計劃、控制、分析和預測,強調事前計劃、事中控制和事后反饋。然而,ERP系統中的財務管理模塊已經完成了從事后財會信息的反映,到財務管理信息處理,再到多層次、一體化的財務管理支持。這種轉變體現在,它吸收并內嵌了先進企業的財務管理實踐,改善了企業會計核算和財務管理的業務流程。它在支持企業的全球化經營上,為分布在世界各地的分支機構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺,同時也能支持各國當地的財務法規和報表要求。為支持企業發展電子商務和基于Internet的應用系統,部分財務信息還可以通過Web方式收集和發布。
3 ERP系統在會計與財務管理中的應用-案例分析
3.1 企業背景介紹
民營 企業是中國現代通信產業的支柱企業,連續名列全國最大外商投資企業和電子信息前茅。85%以上的員工具有大學本科以上學歷,擁有碩士和博士生1000余名,其中科研開發人員占員工總數的80%。至2008年底,累計實現銷售收入1500余億元人民幣,上繳稅金250億元人民幣。科學發展觀下的 企業,將秉承團結拼搏、和諧創新、再創輝煌的精神,在國內IT產業中繼續保持領先地位,逐步發展成為世界級通信企業。20余年來,企業建立了覆蓋全國和海外的營銷服務網絡,建成了世界水平的通訊產品制造平臺,積累了擁有自主知識產權的交換、網絡、IP、DSP、智能、大規模集成電路設計等核心技術,能夠為用戶提供整體網絡的全面解決方案。
3.2 實施ERP之路
為達成 企業建立全球性統一的ERP系統的戰略動機, 企業與SAP合作,實現了ERP系統切換并成功地實施了ERP5.0系統戰略。ERP5.0能夠滿足 企業在物料、生產、銷售、財務、人事等方面的需要。此外,ERP5.0使用范圍廣,是ERP應用的龍頭,由于時間緊,涉及部門多,而且當時主要問題是解決部門業務集成問題,所以 企業首先引入ERP模塊主要如下。
3.2.1 銷售
用來幫助企業銷售人員完成客戶檔案、銷售報價、銷售訂單、客戶定金、客戶信用檢查、銷售發運處理、銷售發票處理等一系列銷售管理事務。主要有銷售訂單生成、建立,銷售合同跟蹤,發貨揀配,報價支撐體系,銷售主數據維護等,其中銷售主數據維護包括用戶數據、定價。通過它,用戶可以及時了解到銷售過程中每個環節的準確情況和數據信息,銷售人員可以清楚地知道所有動態業務數據以及相互關系。
3.2.2 生產
按照預測的銷售前景來編制生產大綱;再按主生產計劃的排程,編制物料需求計劃,據此采購原材料和零件,并安排部件的生產,以期將在制品、原材料及成品控制在最優水平上。此外.根據物料需求計劃的結果核算能力,調整主生產計劃,盡量維護能力的平衡。主要包括中長期預測計劃、生產控制和生產主數據維護4項,其中計劃有主生產計劃、物料需求計劃,生產控制有生產訂單生成、確認等,而生產主數據維護則包括物料清單、工作中心工藝路線。
3.2.3 財務
對企業在經營過程中的財務活動和財務關系產生的日常賬務、財務報表、費用、固定資金、流動資金、專用資金、銷售收入和財務支出等內容進行管理。以財務為中心的集中管理使企業徹底解決了各項財務核算和賬面核對不準確等向題。同時還具有進行多單位集團管理、多幣種涉外業務以及大量系統決策分析等功能。包括應收應付賬款、成本控制和資產管理3項,其中成本控制又有預算和成本中心控制等。
3.2.4 供應
包括庫存管理、庫存盤點、采購、物料主數據維護和供應商主數據維護等內容。根據業務需要和企業的發展,以后 企業還將優化ERP,在適當時機引入職、項目管理、工作流程管理和工業方案等模塊。
3.3 在財務會計中的應用措施
在ERP5.0系統中發生的所有業務都將依據憑證的有關規定記賬。這種規定將保證從資產負債表到每張憑證的審計線索。在用戶完成記賬之后,可以立即看到憑證本身,科目的余額以及相關科目的清單,用戶也可以立即對資產負債表和損益表進行分析。此外,完整的文檔系統也是綜合的與集成的控制系統的基本要素。只有對所有的業務進行全面的確認才能保證對企業的決策層和經營層的監測。財會子系統確保用戶的控制部門能實時地提供相關信息。該系統主要具備總分類賬管理、應付賬管理、應收賬管理、財務控制、法定合并和現金管理幾大功能。ERP5.0財會子系統的應付賬款模塊對所有供應商的財會數據進行管理。它是與采購模塊集成的一個不可分割的部分,為每個供應商記錄交貨和發票。系統對每筆收貨不僅更新物料主記錄中的庫存值,而且通過自動的科目分配更新財務會計中相應庫存與應付賬款科目。按照所涉及的業務,在不同的總分類賬被更新的同時,應付賬款中的記賬被記錄在總分類賬中。而且,ERP5.0還具備發票校驗功能。它提供物料管理部分和財務會計,成本控制和資產管理部分的連接。系統自動校驗通過硬拷貝方式收到的發票,如果你參照采購訂單輸入供應商發票的話,系統會自動生成它所期望收到的發票,如果出現了不允許的差異,比如交貨期、交貨數量或協定的價格,那么這張發票會自動封鎖而不能付款。應付賬款組件把發票的數據提供給現金管理和預測組件以優化周轉計劃。收付程序能夠以打印形式和電子形式(生成結算未兌現的應付款清單,并支持手工和自動付款方式。對于應付未清款項,ERP5.0系統提供了到期日預測及多種標準報表。
3.4 實施效果
由 企業的例子可以看出,傳統的會計模式已經不能適應現代經濟的發展,會計已經不僅僅是賬房先生,而是參與到企業管理的一部分,而ERP是用于管理會計時代需要的企業管理系統,其功能是通過計算機與網絡通訊技術為企業決策層提供決策支持和業務運行的管理平臺,實現企業內外資源的有機整合和優化配置,從而提升企業的核心競爭力。ERP系統中的財務管理模塊已經完成了從事后財會信息的反映,到財務管理信息處理,再到多層次、一體化的財務管理支持。這種轉變體現在,它吸收了先進企業的財務管理經驗,改善了企業會計核算和財務管理的業務流程。
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