一、 內部會計控制實施流程中的問題
在對中鐵十四局某公司及中鐵二十三局某公司的幾個工程項目的財務部門進行調查學習后,筆者發現目前大多數工程項目不注重內部會計控制,尤其在實施流程中存在諸多問題。這些問題導致工程項目內部會計控制形同虛設,并勢必影響工程項目的整體經濟效益,不得不引起我們的深思。
1.營業收入方面。出現財務數據和業務數據不一致、銷售發票未經過有效的審核等情況。分公司進銷存業務的單據審核、憑證錄入工作由一個人承擔,工作量大,每天處理的單據、憑證數量多,難免與業務數據出現偏差;銷售發票的開具人員同時兼任審核,缺乏稽核崗對銷售發票進行有效審核。當企業持有某一被投資單位股權時,可以按照股權比例或其他約定方式享有被投資單位實現的凈利潤,但卻不能直接享有被投資單位的營業收入,換句話說,被投資單位取得的營業收入不能計入投資企業的賬務中,只有在扣除了各項成本、費用、稅金結出凈利潤后,按照股權比例或其他約定方式分配給各股東。
2.庫存現金管理方面。存在現金收付未經過適當的授權、出納崗位未按相關規定進行崗位分離和輪換等問題。出納每日都要盤點庫存現金,但沒有經過主管監盤,主管應每周至少一次定期監督盤點,同時還應有一些不定期的抽查,盤點時應填制盤點表,盤點表一式復寫兩份,由財務主管和出納簽字后,出納自己保存一份,另一份由財務主管裝訂在會計檔案中。分公司的出納雖然每月都從銀行取得了對賬單,但沒有編制銀行存款余額調節表并經主管審查,即使銀行對賬單上的余額與企業賬面余額一致也應編制銀行存款余額調節表,每月和銀行對賬單一起存放并妥善保管。另外,存在報銷款項別人代領等不合法現象。
3.壞賬準備方面。發生壞賬準備的計提和轉回不及時、壞賬準備的會計估計不合理、賬齡的統計和記錄不準確等情況。分公司目前采用備抵法核算壞賬損失,由于資產信息、價格市場機制尚不健全,使準備的計提缺乏依據確認與計量難度較大,對賬齡的估計比較困難。壞賬準備要根據債務企業財務狀況及持續經營狀況認定,這項工作就目前來說,在中國還很難做到。應收賬款的壞賬準備雖然是按比例提取,但提取比例是在逐項分析可收回性的基礎上確定的。要對大量應收賬款的可收回凈值逐一確認和計量,難度太大,這就導致上述問題的發生。
4.資產清查方面。存在資產盤點的結果不準確、資產盤點的結果未及時處理、處理程序不恰當等風險。分公司資產清查沒有形成制度,清查期限,清查程序不明確。對閑置和應當處置的資產沒有制定最佳的方案,沒有做到物盡其用、合理回收殘值。沒有定期或不定期、全面或部分地對各項財產物資進行實地盤點和對庫存現金、銀行存款、債權債務進行徹底清查核對。
5.應付內部單位款方面。出現物資采購處理缺乏適當的權責分離、沒有對長期掛賬的應付內部單位款進行及時處理、沒有措施預防與檢查未經授權的登錄等問題。存在為了工作方便,操作人員用上一程序或下一程序工作人員的權限登陸,更改已發生的錯誤、失誤的現象。物資采購的隨意性較大,哪個部門都可以根據需要購買,分公司財務部門沒有專人負責對應付內部單位款定期、定向的清欠管理,沒有建立應付內部單位款定期清查制度。
二、必須加強流程控制
(一) 營業收入控制措施
1.準確確認銷售收入。財務部門結算崗在銷售管理子系統的憑證管理模塊中準確選擇銷售通知單并執行生成記賬憑證操作,根據銷售通知單信息和預設的憑證模板,生成銷售憑證,憑證保存前系統自動對銷售通知單和記賬憑證進行對賬。此過程中對銷售通知單認真審核,只有經審核的銷售通知單才能生成記賬憑證。企業管理信息系統必須設置禁止對已生成憑證的銷售通知單進行重復生成憑證操作的程序。財務部門與業務部門應每月對商品進銷存的數量進行核對并在核對表上簽認。財務部門結算崗對銷售發票等原始憑證進行審核,審核內容包括銷售價格、銷售數量、銷售金額、貨款結算等。
2.財務數據和業務數據保持一致。結算崗位銷貨管理系統生成銷售及結轉成本記賬憑證,生成的記賬憑證與銷貨通知單、銷貨發票等單據,然后對其進行逐筆逐項有效的核對,檢查核對無誤后,移交憑證稽核人員審核簽章。
3.銷售發票要經過有效的審核。財務部門企業管理信息系統管理員每月應在銷售管理子系統的單據管理模塊中執行“月結”操作,檢查當月所有的銷售通知單與銷售憑證中相應信息的一致性,如數量、金額等,核對無誤后才能進行月末結賬。
(二)庫存現金管理控制措施
現金收付要經過適當的授權,出納崗位根據稽核無誤的會計憑證收付現金或開具現金支票;出納崗位要按相關規定進行崗位分離和輪換,出納崗位不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作,不得保管銀行預留印鑒、不得從事銀行對賬,實行崗位分離的原則;出納人員二至三年定期輪崗。
(三)壞賬準備控制措施
1.及時、準確的計提和轉回壞賬準備。財務部門應同相關部門至少在半年和年度終了時,對應收款項進行全面檢查,填寫“壞賬準備檢查測算表”。財務資產處往來清欠管理崗位合理預計各項應收款項可能發生的壞賬,確定壞賬準備計提范圍、方法和金額。對需要進行壞賬準備計提的,則填寫“計提應收賬款壞賬準備申請表、計提其他應收款壞賬準備申請表”,銷售分公司審核后上報股份公司財務部審批。
2.對壞賬準備的數額進行合理估計、準確計算。財務資產處往來清欠管理崗位依據掌握的應收款項資料,按照企業會計準則和股份公司的規定,確定計提壞賬準備的范圍,準確進行賬齡分析,對符合制度規定的應收款項計提壞賬準備。
3.準確統計和記錄賬齡。財務資產處往來清欠管理崗位認真查找歷史資料,檢查賬齡的統計和記錄是否準確,確保賬齡的統計和記錄準確。
(四)資產清查控制措施
1.對資產進行準確盤點。建立資產清查盤點小組對資產進行清查,每年至少盤點一次;資產清查盤點小組現場清點實物資產,進行賬實核對,編制資產清查盤點表,由相關人員確認簽字。根據盤點情況,形成資產清查報告,交資產管理部門主管領導審查確認。
2.及時處理資產盤點的結果,處理程序要恰當。資產管理部門須同相關部門對盤虧、盤盈、毀損、閑置及待報廢資產進行核實和分析,編制相關審批表,提出處理意見,報公司主管領導審批。超過股份公司授權范圍的資產盤點處理方案,上報股份公司審批。財務部門核算崗位依據批復在當月進行賬務處理。
(五)應付內部單位款項控制措施
1.對采購業務進行處理要經過授權。只有經過授權的操作人員才能在企業管理信息系統中進行物資采購和財務記賬的業務操作。
2.準確記錄應付內部單位款。財務部門結算崗在點驗管理子系統的憑證管理模塊中選擇采購通知單并執行生成記賬憑證操作,根據采購通知單信息和預設的憑證模板,生成采購憑證,憑證保存前系統自動對點驗通知單和記賬憑證進行對賬。只有經審核的采購和點驗通知單才能生成記賬憑證。企業管理信息系統需設置禁止對已生成憑證的采購通知單進行重復生成憑證操作的程序。企業管理信息系統自動生成唯一編號的采購通知單。由獨立于錄入的人員對采購通知單和相關原始單據進行逐一復核,確認無誤后在企業管理信息系統中執行審核操作。企業管理信息需設置系統禁止對已審核的采購通知單進行修改和刪除操作的程序。財務部門企業管理信息系統管理員每月在企業管理信息系統的單據管理模塊中執行“月結”操作,檢查當月所有的采購通知單與采購憑證中相應信息的一致性,如采購數量、金額,核對無誤后進行月末結賬。財務結算崗審核與往來單位的應付款項的支付情況,填制往來款項簽認表。
3.物資采購處理要實施權責分離。不能同時具有物資采購業務中相互沖突的權限;企業管理信息系統負責人每三個月檢查具有采購業務處理權限的人員權限分配,是否存在不相容職責未分離的情況并填記錄檢查情況。企業管理信息系統管理員根據相關記錄糾正不符的權限分配并簽字確認。
4.適時地對長期掛賬的應付內部單位款進行處理。設財務結算崗進行對賬并且檢查檢驗長期掛賬的應付內部單位款情況并及時處理。
5.制定有效措施預防與檢查未經授權的登錄。企業管理信息系統管理員必須每周復核應用系統日志,審查是否有錯誤信息或異常登錄信息,如實記錄,并簽字確認。
6.選擇合格的供應商和合理合法性的采購方式。設置相關權限,業務崗位只能從企業管理信息系統中的供應商清單中選擇供應商,以生成采購通知單。
7.及時對供應商數據庫進行更新并防止修改錯誤。數據錄入人員將企業管理信息系統中的供應商數據和經過審批的原始資料進行逐一審核,確認無誤后在系統中執行審核操作。企業管理信息系統負責人每半年檢查供應商主數據,并在供應商數據檢查表上簽字確認。
