在北京慧點科技開發有限公司首席內控專家邢昊看來，內控扎根企業需要兩套系統：內控管理系統和內控系統。內控管理系統的主要使用者是內控部門和各業務部門的內控管理崗位，內控系統的主要使用者是業務部門。
“內控管理系統是企業做好內控的關鍵和基礎，有了內控管理系統，企業的內控框架就算搭建起來了。接下來，在內控管理系統的指導和控制下，內控系統對業務環節的控制也就順理成章了。我認為，從內控管理系統到內控系統是內控信息化最有效率的路徑。”邢昊說。
兩套系統職責大不同
對于內控管理系統和內控系統的區別，很多企業還是比較模糊。“在建立內控體系的過程中，部分企業沒有分清內控管理系統和內控這兩件事。在這種情況下，企業往往眉毛胡子一把抓，投入高、效果差。”邢昊說。
內部控制管理系統的職責是內控培訓、內控制度制定及維護、內控檢查等，而內控系統的目的是為加強對企業的業務環節的控制。
不管是內控管理系統還是內控系統，都不是單純地將原來的ERP系統升級。因為ERP不能覆蓋企業所有流程，它只關注企業比較基礎的流程，更多的是具體操作層面如車間主任應該關注的控制點。當然，如果企業只是單純想做好某個環節點或某項業務的控制，比如庫存管理的內控，也可以在ERP系統中進行改造升級。
從內控管理系統到內控系統的過渡，是企業內控建設順理成章的一個過程。“引入IT工具的目的是幫助企業規劃好內控建設的路徑。路徑的第一步就是要建立內控 管理系統。這個系統可以幫助企業用比較低的成本、比較成熟的技術和比較成型的產品去控制建立內控系統的過程。該系統一旦成立，整個內控的架構和形狀就基本搭建起來了，內控建設的效率就可以大大提高了。”邢昊說。
隨著內控管理系統的建立，企業會做一些檢查梳理工作。“在檢查梳理過程中，企業真正的內控缺失點就暴露出來，然后企業再根據這些內控缺失點來進一步支持內控系統的建設。”邢昊說。
領導層的“監控平臺”
“每建完一個內控系統，數據都可以自動傳到內控管理系統中，被管理層看到。從這個角度來講，內控管理系統也算是領導層的一個‘監控平臺’。”邢昊對內控管理系統做出這樣的定義。
一般來說，一個公司的內控建設時期要長達兩三年并且需要不斷持續，這個過程中的領導層監控必不可少。正因為有內控管理系統的引入，每項工作都變得可控了。
除此之外，內控管理系統的培訓、制度維護、檢查等功能還為企業現階段的內控建設提高了效率，降低了成本。
“我曾經接觸過一家企業，他們以人工的方式進行一家分公司的內控測試需要2個月的時間，后來采用了內控管理系統，兩周的時間就完成了內控測試工作。
在沒有內控管理系統的情況下，企業會派大量的人到每個流程中檢查，用人來完成訪談、記錄、收集證據、寫報告以及審批等程序。”邢昊對內控管理系統引入前后的培訓成本情況進行對比時說道，“引入內控管理系統后，系統將自動生成報告，直接做分析、出結果，把整個內控檢查過程中人的成本降到最低。在內控體系向下推廣培訓的過程中，企業也耗費了相當高的成本。一個全面的內控管理信息系統，每個員工都可用自己的賬號和密碼登錄系統，參與整個內控建立和落地的過程。”
打造一個完整的控制體系
“對于內控來說，不僅僅是對簡單環節的控制，而是每一個流程從頭到尾整個的控制，甚至是多個流程之間的互動。”邢昊說。
內控管理系統不但可以控制某個點，而且還可以把內控系統中的每個點連接起來，將控制點構成一個完整的控制體系。
而內控系統可以固化很多控制要素。“比如某領導層的審批權限在系統中設置的是2000元，如果某員工需要審批的金額是2001元，系統的審批就無法通過。通過內控系統，可以固化控制要素，固化每個流程點，對某個控制點或控制環節的所有的事件進行監控和留痕。而人工控制只能采取抽查的方式。”邢昊舉例道。
“所以，內控系統的第一件事就是將內控手段和控制要素固化到每一個流程中的關鍵控制點中，并且把這些控制點形成一個完整的體系。”邢昊總結道。
