一、原始憑證的控制
原始憑證的控制,可按照原始憑證取得的不同渠道,設置不同的控制程序:
1.由出納人員受理或自制的原始憑證。由出納人員受理的原始憑證,主要是現金、存款的收、付款原始憑證、出納人員自制的原始憑證。按照內部會計控制規范的要求,對于銷售發票、收購憑證等憑以收、付款的原始憑證,出納人員不得自開票自收款,也不得自開票自付款。
出納人員在受理或自制收、付款憑證時,應及時在原始憑證上加蓋收、付款戳記,并及時對原始憑證進行整理分類,編制記賬憑證,在記賬憑證上注明所附原始憑證(含原始憑證匯總表,下同)張數。
出納人員受理或自制的原始憑證(不包括應在出納人員蓋章后交他人的復寫憑證),在編制成記賬憑證并登記日記賬之前,不得將其傳遞給其他人員;除因數量過多按規定可以單獨裝訂的以外,所有原始憑證不得離開記賬憑證單獨傳遞。
2.由收、付款員受理或自制的原始憑證。現金收付業務較多的單位,往往專門配備收、付款員從事收付款工作,由收款員受理或自制的原始憑證,主要是銷售(包括對外提供勞務,下同)發票。按照內部控制規范職責分離的要求,收款員也不能自開發票自收款。由付款員受理或自制的付款憑證,主要是收購的付款憑證(收購發票),如農副產品收購憑證、廢舊物資收購憑證。按照內部控制規范職責分離的要求,付款員也不能自開收購憑證自付款。收、付款原始憑證,原則上應由收、付款員定期匯總,與收、付款開票人員核對平衡后,編制收、付款原始憑證匯總表(在有些單位又稱為收購或銷售日報表、五日報表、旬報表或月報表),在匯總表上注明原始憑證名稱、張數,其中一聯連同收、付款憑證的“記賬聯”一并交出納人員,出納人員在對收、付款憑證及其匯總表復核后,在收、付款人員留存的收、付款原始憑證匯總表上簽字或蓋章以示負責。如收、付款原始憑證因張數很多在交出納人員前已單獨裝訂,單訂的原始憑證上應附原始憑證匯總表,用于編制記賬憑證的匯總表上應注明“原始憑證××張,已另訂”。
出納人員接收的收、付款憑證和匯總表,應在編制記賬憑證并登記日記賬后向下一道工序的會計人員傳遞。
如果收、付款開票人員移送的收、付款憑證或匯總表只需轉賬不涉及貨幣資金或有價證券,則應直接與分管相關業務的其他會計人員辦理交接,不應與出納員辦理交接。
3.由其他會計人員受理或自制的原始憑證。按照規范,不涉及貨幣資金和有價證券的會計業務,不應當由出納人員辦理,而應當由分管其他具體業務的會計人員辦理,如果有費用支出涉及兩個或兩個以上其他會計人員,其原始憑證應交登記借方的會計人員辦理;如果登記借方的其他會計人員也涉及兩人和兩人以上,則由受理主要業務(指金額大或業務重要的)會計人員辦理,這樣才有利于原始憑證的控制。對于辦理轉賬的原始憑證,受理后應立即加蓋轉賬戳記。
值得說明的是,不少企業將轉賬的費用單據交出納人員受理,這不但不符合會計內部控制的規范,在實踐中還常因此發生出納人員與報賬人員之間的經濟糾紛,出納人員說報賬已用現金支付,報賬者則說未取現金,應予轉賬沖銷往來。防范這類糾紛的方法有:(1)凡是一張單據無需通過貨幣資金、有價證券收付來處理的,則應由分管該單據借方的其他會計人員受理,不得由出納人員受理。(2)如果一張報銷單據既需支付現金又需進行轉賬處理的,應由出納人員按轉賬部分金額開具收據,在收據“事由”欄注明應報單據金額、付現金額和應轉賬金額,還應注明轉賬應記賬戶名稱和轉賬性質(如沖銷應收、暫記預收、應付等)。
4.由其他人員開具的原始憑證。
其他人員,是指除出納員和收、付款員及其他會計人員以外的分工人員開具原始憑證的人員,如產品入庫單、領料單、內部商品調撥單和送貨單的開單人員等。這些人員,一方面不負有將原始憑證整理編制記賬憑證的責任,另一方面卻有責任將所開具原始憑證進行整理匯總,編制原始憑證匯總表,將原始憑證及其匯總表移送給有關會計人員,特別是作為原始憑證的送貨單、提貨制下的收貨單、發貨制下的托運單等,均必須在收貨單位或受托運輸單位簽字或蓋章后交會計人員作為記賬憑證附件保存。
二、記賬憑證編制、傳遞和控制
1.記賬憑證編制的分工。(1)凡是涉及現金、銀行存款、其他貨幣資金和有價證券收付的原始憑證,無論對方科目是什么,均應由出納人員編制記賬憑證;其他原始憑證原則上應由受理會計業務的會計人員據以編制記賬憑證。(2)對于當期計算的低值易耗品、在用包裝物、待攤費用的攤銷、固定資產折舊、無形資產、長期待攤費用的攤銷、應交稅金及其他費用的計算提取,以及匯集費用的分配等業務,應由各該資產、負債及成本、費用項目的分管會計人員負責編制記賬憑證。(3)計算產品成本、期末結轉收入、成本、費用等業務,應由分管成本、損益核算的會計人員負責編制記賬憑證。(4)糾正會計差錯的業務事項,應由原引起差錯的會計崗位人員會同會計主管人員編制記賬憑證。以上第(1)種情況下編制記賬憑證,必須以其所依據的原始憑證為附件;第(2)、(3)、(4)種情況下編制的記賬憑證,有些應附原始憑證,如產品成本計算表、費用分配計算表、折舊費清單等,但有些也可以不附原始憑證,編制時只需在記賬憑證摘要欄作相應說明即可。
2.記賬憑證的編號及其控制。
使用非通用記賬憑證的單位,因為一般單位只設一名出納人員,或分設現金、存款兩名出納人員,所以將記賬憑證按“現收”、“現付”、“銀收”、“銀付”和轉賬五類分別編號,但是,對于有多人分管的轉賬憑證,以及使用貨幣資金與轉賬通用“記賬憑證”,如何進行編號控制則復雜一些。實踐中,曾出現以分管人員姓氏為字號的記賬憑證編號方法,如“王字5號”、“李字5號”等,也有采用銷號單統一編號的做法。上述以人設號的方法做法相對麻煩,不利于記賬憑證的分類匯總,況且人員姓氏相同的頗多,會對憑證控制帶來不便;勾銷方法相對簡單易行,但由于無法知道記賬憑證是哪一位會計人員所編制,憑證集中時萬一發生缺號、散失等難于查找。筆者在實踐中摸索一種“代號銷號法”,可以彌補上述缺點,既相對方便,發生缺號、散失時也便于按編制人進行查找。
“代號銷號法”具體做法是將所有可能編制記賬憑證的會計人員分別用英文字母設定代號,如會計甲為A、會計乙為B、會計丙為C……,具體會計人員編制記賬憑證時,在銷號單的編號下寫“A”、“B”等自己的代號,同時在自己編制的記賬憑證上按銷號單的編號寫上記賬憑證編號(在記賬憑證上不寫自己代號)。
3.記賬憑證的傳遞。
記賬憑證由一名會計人員編制,但其內容多數涉及兩名以上會計人員,而且最后均需歸集到憑證管理人員處進行統一匯總和整理裝訂。實踐中,多數單位的記賬憑證傳遞并不辦理任何手續。對此,我們可以將憑證傳遞安全作為一種會計職責分離出來,明確某一位會計崗位人員負責,承擔這一職責的會計人員,至少每旬或月末前應檢查一次記賬憑證傳遞和保存情況,發現憑證號碼不齊或有失落的,應及時檢查處理,以保證憑證在傳遞過程中安全、完整。
三、其他會計憑證的編制、傳遞和控制
1.原始憑證匯總表。前已述及,企業的收購、銷售日報、旬報、倉儲部門的領料單匯總表等原始憑證匯總表應該由付款員或發料人員匯總,與收、付款員、開票人員或實際發料人員核對平衡后編制收款憑證、付款憑證或領料單匯總表,這些匯總表屬于會計憑證的一聯,應作為記賬憑證的附件保存和傳遞。
2.科目匯總表、匯總記賬憑證等匯總憑證:(1)科目匯總表及作為其附件的T字賬底稿,一般由總賬崗位會計人員編制并憑以登記總賬,按習慣,科目匯總表一般不編號,裝訂在會計憑證合訂本最上部分,與記賬憑證合并保存。(2)匯總記賬憑證。會計實踐中因為匯總賬憑證賬務處理程序相對麻煩,所以采用的單位很少。匯總記賬憑證應按記賬憑證不同種類分別編制,按收款、付款和轉賬分別編號登記總賬,并與同類記賬憑證一并裝訂保存。
3.銀行存款對賬單、債權債務對賬單、合同、協議及經濟業務批準文件等:(1)銀行存款對賬單,包括簿記式對賬單、純余額對賬單、銀行存款余額調節表,是企業查賬、對賬、調賬的重要依據,企業應及時向銀行索取,遇有差額時應及時編制余額調節表,并由出納人員收集、核對、處理后交會計憑證裝訂人員統一裝訂在憑證合訂本中。(2)債權、債務對賬單,這是與外部單位或個人確認往來余額的重要證據,取得時,應在相應明細賬戶摘要欄注明“×月×日與債務人(債權人)核對余額”字樣,債權、債務對賬單也應裝訂在會計憑證合訂本中,以免單放失落。(3)合同、文件等。財政部規定:各種經濟合同、保證金收據、涉外文件和經濟業務批準文件等重要原始憑證,應當另編目錄,單位裝訂保管,并在記賬憑證和這些憑證上相互注明日期和編號。如果這些文件已由本單位其他職能部門保管,會計部門至少應備復印存查。
四、會計憑證審查復核的崗位責任
審查和復核會計憑證是保證會計信息和會計檔案質量的重要前提,因此必須認真實施:(1)凡按分工受理具體會計業務的會計人員,都有責任對受理的原始憑證進行審查復核;涉及貨幣資金業務的外來原始憑證,在重要的或大額的款項收付前,應由準備傳遞到下一道工序的會計人員提前介入復核,以防差錯。(2)收、付款員收付貨幣資金時,應對由其他人員開具的發票、收購憑證等原始憑證的數量、單價、金額及合計金額等進行審查復核。(3)出納人員應負責對受理收、付款員移送的收、付款原始憑證及匯總表的填寫形式和金額進行審查復核。(4)凡在記賬憑證傳遞到第二道工序尚未經過審查復核的,記賬憑證及所附原始憑證應由第二道工序的記賬人員負責審查復核。(5)凡編制、記賬由一個會計人員完成的記賬憑證,應換人審查和復核。(6)凡配有專職復核人員的單位,原始憑證、記賬憑證的復核工作應交其統一實施。
不論由什么崗位的人員實施審查復核,復核后均應在憑證“復核”欄內蓋章或簽字。
