費用是反映企業在一定期間資源消耗情況的重要指標,費用發生是為了企業生產經營需要。企業會計核算系統提供的費用信息既是企業外部利益相關者作出經濟決策的依據,也是企業內部計算損益、確定考核獎懲標準的重要指標。企業發生的每筆費用通過財務部門的歸集整理,列支于不同的項目中。企業的各項費用形成是否遵循了使用效益原則,使用費用的單位(或部門)向財務部門提供的報銷資料是否合法合規,財務報告中相關數據是否真實準確。如何才能有效避免虛假經濟業務、不規范報銷事項的發生,從而提高財務信息的可信度?這些都是企業在經營過程中所必須面對的問題。
一、當前企業費用內部控制存在的一些問題
如何通過對企業費用的內部控制來促進企業守法經營,國家、地方出臺了《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規范》、《企業會計制度》等法律規定,企業在執行國家政策、法律規定的基礎上。根據自身特點對財務規定進行了細化,以適應內部管理的需要。但是,總有少數人,抵不住私利的誘惑,違規違紀,謀取個人或小團體的利益。
(一)利用企業資源。謀取私利
有的單位(部門)負責人,以“多元化經營”為幌子,利用企業的資源,開設地下工場或組織地下工程隊,非法營業,將收入存于私設的“小金庫”,或轉存于其他企業(個人)賬戶。而所需原材料、燃料、人工等費用則計入本單位(部門)正常生產(服務)成本之中,不但加大了企業負擔,也使企業成本不實。
(二)內外勾結,中飽私囊
有的單位(部門)負責人利用采購大宗原材料(燃料)之機,與供貨單位串通作弊,提價增量,或以次充好,損害企業利益,從而取得供貨單位高額回扣,存于私設的“小金庫”,甚至裝入自己的腰包。
(三)弄虛作假,損公肥私
經濟業務不存在或不合理,利用假發票報銷。表現一。為了將無法入賬的獎金、禮品、個人消費等變不合理為“合理”而使用虛假發票;表現二,編制虛假業務或夸大費用開支,利用套開或虛開發票套取現金。
有的管理人員。在辦理外委加工(或修理)業務時,編制虛假業務或抬高加工(或修理)費用,套取企業資金。
(四)偷稅漏稅,含贓枉法
有的單位(部門)負責人通過偷稅漏稅、拖欠保險金、少提或多提固定資產折舊和修理費用來調節當期利潤以保證企業(或少數高管)的眼前利益等違法違紀活動,常常是企業管理當局(或少數高管)假借財會人員之手所為。一些財會人員懾于企管當局(或少數高管)的壓力,或為巨大利益所引誘,與違法違紀者同流合污,甚至為虎作倀。
二、關于企業費用內部控制的幾點思考
為了減少乃至杜絕企業貨幣資金流失,確保會計信息完整、準確,必須強化企業費用的內部會計控制。
(一)建立健全不相容職務分離制度
《企業內部控制基本規范》規定。“不相容職務分離控制要求企業全面系統地分析、梳理業務流程中所涉及的不相容職務。實施相應的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。”《會計基礎工作規范》之《內部牽制制度》中對組織分工的規定,“購入材料物資,應由采購人員辦理采購、報賬手續,倉庫人員驗收入庫,記賬人員登記入賬。”
企業應在執行前述國家相關制度規定的同時,制定適合本企業特點的不相容職務分離制度,它既是對有關人員搞好本職工作,減少乃至杜絕錯誤和舞弊行為的制度保證,也是對不規范或違法行為的一種約束。
企業的任何一項重要的經濟業務或事項,都不應由一個單位(部門)、甚至一個職員包辦。前述大宗原材料(如基本建設工程用的磚瓦沙石等地產物料)采購中發生問題,就是違反采購業務職務分離所致。企業管理當局為了趕工期、搶進度,忽視采購部門、材料驗收部門和使用單位之間的制約關系,同意或默許使用單位自行辦理采購業務,這就給個別違法亂紀者以可乘之機,他們使用非法手段獲取各種“合規”的原始手續及憑證,財會部門在費用確認當中對其業務的真實性往往無法準確辨認。如果企業嚴格履行相關制度規定,就會大大降低財會部門在費用確認中的無奈。
(二)實行關鍵崗位輪換制度
目前,在大多數企業中,一些經濟活動的關鍵崗位職務,長期由同一個人擔任。一方面,有利于工作人員熟悉該項業務及其相關環境、條件,將業務做得精益求精;但從另一方面。卻也給了那些違法亂紀者和貪腐分子作奸犯科的機會。凡事有利就有弊,要做好關鍵崗位輪換工作的調查研究,加強崗位人員的思想疏導,使愛崗敬業者。愉快地轉入新的崗位發揮才干。通過崗位輪換,不但使隱秘的違法亂紀者暴露,并能打破某些在長期經濟業務中糾結成的利益小集團。《內部控制評價》(朱思榮)有一案例,某市政公司出納員鄧某乘會計麻痹大意(一向對辦公室人員不加防范)之機。利用空白現金支票,偷蓋印鑒,侵吞公款屢屢得手;直到會計調走,“印章由財務科長保管”,“財務科長的偶然發現”,終于讓這個延續了5年的被“蠶食”的黑洞有了一個終結。然而。5年間被鄧某侵吞的近百萬巨款卻永遠地損失了。如果該公司能實行關鍵崗位輪換制度,此損失將會減少或杜絕。
(三)改善“一支筆”審批制度
“一支筆”審批,雖未見于國家發布的有關企業管理的法規、準則、規范中,但確已成為許多企業奉行的(成文的或不成文的)財務管理的金科玉律。這一制度。在企業由生產型向經營型轉變中,曾經對加強經營管理起到良好作用。但是,隨著人們(特別是能人和精英)價值觀念的轉變(更加看重自身經濟利益),其弊端逐漸顯現出來。近幾年來,國家在企業中揭露出的經濟犯罪大案。與財權僅集中于一兩人之手不無關系。因此,對于生產經營中發生的各種費用,固然不應回到“多支筆”審批的混亂狀態,又不可繼續實行無約束(由直接下級監督他的上級,不可能成為有效的約束)的“一支筆”制度,而應該把“一支筆”審批和內部牽制結合起來。對于大宗的原材料成本支出,可由經營經理(財務總監)和生產經理(分管生產負責人)聯合審批;對于大額度后勤費用,則由經營經理(財務總監)和后勤經理(分管后勤負責人)共同審批;對于特別重大的費用事項,由企業高層成員集體討論決定。
而對于涉及經營經理分管部門經濟利益的大額度費用審批,經營經理應“回避”,由企業一把手或其授權的其他副手審批。總之,對于某項費用是否“一支筆”審批,要由其額度大小而定,這應在企業內部會計控制制度中作出明確的規定,以免相關人員無所適從。
(四)縝密地制定費用計劃
這是對費用進行事前控制的重要手段。凡事預則立,不預則廢。一個切實可行的,既具有先進性,又不失穩妥的費用計劃,是提高經濟效益的保證。
首先,企業財會部門通過對本企業歷史資料、外企業相關信息、本企業當期生產經營目標的認真分析,并聽取其他職能部門及基層生產經營單位意見,采用科學的計算方法,合理地確定出企業總的費用指標,并分類、分單位(部門)細化。
其次,僅有指標,尚稱不上計劃,還應由財會部門牽頭,組織生產、銷售、采購等部門及基層單位的專業人員。集體或分別認真研討,策劃完成計劃指標的手段、措施,形成目標一手段網絡體系。
最后,編制書面的費用計劃,由企業管理當局審核批準,發布執行。
(五)對費用形成過程進行控制
對于大額度費用,應強調事中控制,不能單純依靠財會人員把住費用確認和貨幣資金支付這一最后環節。比如前述大宗原材料采購業務,不應由使用單位單獨操作,也不應由采購供應部門包攬。近年來,企業的采購供應部門成為貪污受賄案件多發地,與獨攬企業的采購大權有著密切關系。因此,強化內部牽制實屬必要。企業成立定價委員會、招標辦公室,把大宗材料、重要固定資產的采購定價權、供應商確定權從采購部門分離出來,使費用形成的過程控制得到加強,對減少舞弊、提高采購效益,起到了良好作用。
(六)財會人員把住費用確認和貨幣資金支付關
經濟事項已經發生,第一,要依據《企業會計準則》關于費用定義及確認條件進行確認。會計人員應根據本企業生產經營有關規定認真辨識。不可草率,因為任何錯誤的確認,都將造成會計信息失真,甚至會掩蓋經濟犯罪。第二,要對取得相應憑據的合法性、有效性進行審核監督。對于不符合財務報銷規定的票證堅決予以退回。同時也要對經濟事項本身的真實性進行調查和核實,杜絕虛假經濟事項的發生。第三,對于費用批示、審核結果要進行復核,查看是否有越權審批、違規違法使用費用、濫用職權、串通舞弊等行為發生。第四,對費用確認及出納審核報銷的過程和結果進行監督檢查,避免差錯和犯罪。由于存在“照章辦事”“出事有領導頂”的思想和情緒,個別出納人員工作馬馬虎虎,缺乏應有的責任意識。殊不知,財務案件中出納人員犯罪不在少數,且利用出納人員犯罪的也不在少數。應該對出納報銷過程進行嚴格監督,確保費用報銷資料真實、正確、合法、有效。一方面保證會計核算的質量,另一方面防止發生貪污、舞弊等違法行為。第五,費用報銷的監督檢查中,還要關注費用支出計劃、采購程序、獲取原始票據、審核報銷等環節之間是否起到互相監督、互相牽制作用,發現哪個環節出了問題,追究相關人員的責任。
另外,在企業費用內部控制中不但要立,更要有行。即制定了好的政策、措施和手段。關鍵在于執行,在執行中發現問題、改進方法、堵塞漏洞,進而提高費用控制的質量與水平。促進企業經營管理的有序發展。
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