高等學校貨幣資金內部控制制度是指高等學校為了保護財產的安全和完整，確保有關法律、法規和規章制度的貫徹執行，主要針對貨幣資金而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。高等學校的貨幣資金主要包括現金、銀行存款以及可隨時在證券市場上自由轉讓的國債等。與其他資產相比，貨幣資金不僅直接承擔著高等學校在經濟活動中的支付職能，而且還可以轉化為其他類別的資產。所以，任何高等學校都不可能在沒有或者嚴重短缺貨幣資金的情況下維持正常的運轉，取得持續發展的后勁。
隨著高等學校招生規模的不斷擴大，學校擁有的貨幣資金總量大幅增加，這對貨幣資金的內部控制提出了更高的要求。從現實情況看，高等學校在逐步適應市場經濟辦學要求的同時，也受到市場經濟的負面沖擊，管理失控和職務犯罪數量越來越多，數額越來越大，手段越來越多，對學校的正常秩序和穩定產生了很大的威脅。本文將從現狀出發，總結當前貨幣資金內部控制存在的問題，就如何保證我國高等學校貨幣資金的安全和完整進行一系列的探討。
一、我國高等學校貨幣資金內部控制存在的問題
（一）忽略庫存現金盤點
庫存現金的盤點有三種：一是出納員盤點，出納員每日業務終了進行盤點目的是保證每日現金收支的正確；二是稽核員盤點，稽核員經常進行盤點是為了保證有關賬目記錄的真實正確，加強會計員與出納員之間的相互制衡，保證庫存現金的安全、完整；三是內部審計人員盤點，內部審計人員監督出納員進行盤點目的不僅是為了查明學校庫存現金賬實是否相符，更主要的是為了查明出納員是否存在挪用和貪污公款等舞弊行為。這三種盤點都是重要的貨幣資金內部控制程序，但是實際工作中并沒有得到應有的重視，一些學校長年不進行庫存現金盤點，或者進行盤點但不按照規定的程序進行，使盤點起不到應有的效果。
某大學財務處出納員利用職務之便，以提“差旅費”為名，連續兩次從學?，F金庫里支取現金，累計金額達25萬元。一名小小的出納，兩次得手，本文認為主要有以下原因：一是內部審計人員不重視庫存現金盤點。高等學校的現金作為公有財產，其安全完整性沒有得到內部審計人員的重視，很多人抱有“明哲保身”的想法，沒有承擔應有的責任；二是財務負責人不帶頭執行規章制度。財務負責人往往只是從整體上規劃和執行學校的財務計劃，不注重具體規章制度的執行，沒有意識到哪怕一個小疏漏也會引起事故的發生。
（二）模仿領導簽字問題嚴重
現在高等學校一般采用“一支筆”財務審批制度，所有經費開支均由負責人或其委托人審核報批。該制度使財務開支審批權集中在某一個領導手中，使其在財務管理上有絕對的權威。另外“一支筆”領導的財務報銷審批權還派生出其他權力和利益，因為學校各個部門甚至每一位教師都會涉及財務開支報銷審批事項，由此使領導的“一支筆”權威在教師心中根深蒂固，同時領導的“一支筆”權威還可能延伸到物資供應商和工程承包單位。因此，一些人就模仿領導的簽字進行財務舞弊。
京華時報曾報道某學院的會計模仿領導簽字，將自己的消費發票10萬余元以公款報銷。在一些高校，只要有領導簽字，就能越過財務制度，使一切審批程序形同虛設，之所以很少有人懷疑“領導簽字”，源于某些領導干部濫用“一支筆”給下級造成的慣性思維，源于一些高等學?！邦I導簽字”遠比規章制度管用，源于“一支筆”的監督環節沒有做到位。
（三）截留學生獎學金、助學金
高等學校的獎學金制度對調動學生學習的積極性有著重要的意義。中央財政每年撥4億元?？钣糜诎l放學生的獎學金、助學金，高校根據自己的情況向上級申請撥款。每個學校的獎學金都不是一個小數目，一些不法分子就動了截留學生獎學金、助學金的念頭，造成學校貨幣資金的流失。
某大學財務處會計將該校學生特殊困難補助金及獎學金共139萬余元轉入其個人賬戶。該會計將以前截留下的“發放花名冊”套入下次“發放花名冊”中重報一次賬，將重報的總金額以自己的姓名填入新“發放花名冊”中，并寫上自己的銀行賬號，向銀行報支。獎學金、助學金等的發放涉及到學校的多個部門，需要多個部門的協調配合，如果財務處將銀行的反饋信息報送到學校的其他部門，就可以對其發放工作進行監督，也就不會出現這樣的案件了。
（四）業務流程不規范
業務流程規范是在貨幣資金具體業務操作過程中采用的一些基本控制方法，從而對貨幣資金進行有效控制。一些高等學校由于業務流程的不規范，給財務營私舞弊提供了可乘之機，主要表現在三個方面：一是現金控制不合理。有些高等學校對現金的支付范圍、支付限額以及庫存限額沒有按規定認真執行，存在違規的現象。二是商業票據控制不合理。部分高等學校對商業票據的使用缺乏規范，存在票據失真的情況。三是預算管理控制不合理。有的學校沒有將部門預算在學校內部按組織體系進行科學化管理，沒有對經費審批人實行責任預算約束，使得部門預算執行出現失控。
某學院的院長沒有向學院黨政聯席會通報，擅自將該學院的300萬元公款挪用給自己的同學進行營利活動。他認為“這種創收的辦法在聯席會可能通不過”，于是這份借款合同竟然在沒有蓋學院公章的情況下就簽署了，銀行存款就這樣匯入了別人的賬戶。300萬元，面對這么大金額的借款，學校財務部門沒有任何的懷疑，審核部門也沒有發現問題，我們不得不懷疑學校的業務制度的執行和財務流程的規范程度。
二、完善內部控制制度，保證貨幣資金安全完整的具體建議
從以上的分析可以看出，我國高等學校貨幣資金的內部控制還存在著很大的漏洞。內部控制是高校管理工作的重要環節，科學合理的內部控制機制的建立有利于學校各項資金的合理使用，有利于各種貪污、挪用、盜竊等違法違紀行為的防范，從而保證貨幣資金的安全與完整。為此，本文給出以下幾點建議：
（一）強化內審人員監督庫存現金盤點
為了防止由于庫存現金盤點問題造成高等學校貨幣資金流失，應該加強內部審計人員監督庫存現金盤點。其盤點要按照下列步驟進行：第一，內部審計人員在會計主管、出納員同時在場的情況下，要求出納員將現金、有價證券、未入賬的收付款憑證等分類整理后存入保險柜；第二，要求出納員復核現金日記賬的記錄并結出余額，由內部審計人員將余額填入“庫存現金盤點情況表”，并注明余額的時點；第三，內部審計人員全面復點；第四，將庫存現金盤點結果與日記賬賬面余額進行核對。如果有差異，應要求出納員作出書面說明，以便進一步審查。
內部審計人員監督庫存現金盤點應該注意以下問題：一是現金存放在多處且無法同時監督盤點時，應當先封存，然后再逐一監督盤點，以防止不同存放地點之間相互串混，使盤點無法得出準確結果；二是監督盤點一般應突擊進行，以防止出納員事先準備，轉移資金，掩蓋存在的問題；三是監督盤點應選擇在當日業務開始之前或之后，盡可能不影響學校正常工作；四是白條不能抵充庫存現金，有價證券、未入賬的收付款憑證應同時清點，以便能全面查清問題。
（二）加強“一支筆”審批的監督
“一支筆”財務審批制度在執行的過程中，要加強對其監督，在報賬憑證審批之前，首先應該經過學校財經小組或監督部門的審核，確保其與預算安排相吻合，確保其有相關業務部門的申請、主管人員的審批，經辦人、復核人手續齊全，審核后必須聯合簽署審核意見，未經審核的報賬憑證，“一支筆”不能簽批，財務部門不得予以報賬。學校財經小組及監督部門還要對資金的使用進行后續的監督，特別是大額資金的使用；其次要定期進行制度落實情況檢查，及時發現資金在使用和管理上存在的問題。至少每年上級主管部門召集下屬學校財經小組人員或監督部門會同上級審計監察部門，對學校近期財務狀況進行檢查，看其資金的使用情況是否真實、是否有越權審批和超額審批行為，檢查是否有假憑證、假賬目以及不執行財務制度、財經紀律等情況；再次應建立財務公開制度，加強群眾監督，除按規定應當保密的之外，定期公布學校財務狀況，使“一支筆”審批置于群眾的監督之中；另外，對于“一支筆”審批的范圍要有明確的界定，學校的各項業務都要涵蓋在內，根據業務的重要程度、金額的多少劃分審批層次，保證各管理層權責明確。
（三）完善高等學校組織機構
我國高等學校組織機構的現狀是行政管理機構多，崗位職責不明確。為確保貨幣資金的安全完整， 提高學校的運作效率，學校組織機構的設置和職責分工應該能夠相互控制，保證各項業務在有關部門之間相互檢查、相互監督。
以高等學校的學生助學金發放為例，說明組織機構間相互控制的重要性。高等學校每個月都要給學生發放獎學金和物價補貼，這些補貼的發放由學校財務處負責執行，按時匯入學生的個人賬戶。學生的變動情況由研究生院和學生處通知財務處。如果將學生處、研究生院和學生注冊中心的人員信息情況進行對比就會發現，學生處和研究生院的學生數據庫中，會有一些學生已經不在注冊中心的名單中。這部分學生可能會因為出國、生病等原因退學或休學，為了不給學校補貼支出造成損失，應該在相關組織機構間建立起內部控制的閉環機制：學生注冊中心負責將學生的注冊信息反饋到學生處、研究生院，學生處、研究生院負責每月給每類學生的發放標準賦值，財務部門根據上述部門間檢查核對后的數據，進行相關補貼的發放，并在銀行代發成功后，將代發情況反饋到學生處和研究生院，由這兩個部門將應發與實發情況進行核對，以監督財務部門的執行結果。
（四）規范業務流程
業務流程的規范能夠有效阻止舞弊的發生，防止貨幣資金的流失。關于業務流程的規范，主要包括以下幾個方面：1.對現金的控制。對現金的控制主要通過現金使用范圍和庫存現金限額來控制。對于超出結算起點的資金支出業務，不能直接使用現金，而必須通過銀行賬戶進行劃撥。在貨幣資金管理中，可以通過檢查庫存現金，避免現金被挪用現象的發生。2.對商業票據的控制。首先要嚴格票據的使用范圍，不得轉借、轉讓、代開和買賣；其次要加強票據的保管，各高校必須落實專人管理、專門登記和稽查制度，規范票據購買、領用、保管、回收、銷毀等程序；再次學校要定期或不定期地抽查票據，查看是否有斷號的問題。3.對預算管理的控制。預算管理是高等學校財務管理的重要組成部分，它是根據年度工作和管理需要而編制的年度收支總計劃，是提高財務管理水平和資金使用效率的有效手段。預算管理在貨幣資金管理中有著很重要的作用。在預算管理控制中，必須在科學編制、嚴格執行的基礎上，把好經費報銷結算關，嚴格按照預算開支進行。同時，也要把好借款撥付關，認真落實資金支付制度。
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