一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？
檔案信息化應遵循以下三個原則摘要：
1、規范性原則摘要：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如摘要：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
2、平安性原則摘要：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡平安技術的探究和開發，采取有力的平安策略，充分保證檔案信息的平安性。在保證檔案信息的平安性方面我們可以采取摘要：物理平安策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級平安控制、屬性平安控制、網絡服務器平安控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的平安控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡平安管理策略等。
3、效益性原則摘要：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，探究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要和社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益和價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。
以我單位為例摘要：我單位現保管著管理類檔案、產品檔案、科學技術探究檔案、基本建設檔案、實物檔案、照片檔案、地質檔案等多種類別的檔案。但其中以地質檔案的利用率最高。地質檔案中具體的記錄著每一口油水井的動、靜態資料以及每口井從投產到目前的生產數據，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產建設的主要依據，是科學決策的基礎條件。有效利用地質檔案為油田的高效開發和穩產提供了強有力的保障。因此我室就將地質檔案做為檔案數字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質檔案進行了檔案信息數字化工作。
那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是摘要：
1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，和辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2、歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律功能和憑證功能尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須和相同版本的紙質文件一同歸檔。
檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設。作為企業內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時代發展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處還應該堅持前瞻、協作、實用、人才儲備四項原則。
1、前瞻原則摘要：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置和開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼續性，使其既能適應當前信息業的特征和要求，還能符合今后發展和應用的趨向，盡可能避免資源的浪費。
