1 關于會計電算化
電算化是我國經濟領域中對以電子計算機處理經濟事務的通俗稱謂。對于會計電算化的定義,在財政部會計司組織編寫的《會計基礎工作規范培訓教材》中指出:“會計電算化是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的過程。具體來講就是由專業人員編制會計軟件,由會計人員及有關操作人員操作會計軟件,指揮計算機替代人工來完成會計工作的活動。”
現在,我國大部分企業在會計電算化的運用上由于深受傳統會計理論的影響,還只停留在以算賬、記賬、報賬等會計核算為主的初級階段,實際上,會計電算化的運用還包括許多內容:①對存貨的進、銷、存管理;②對資金的調度管理;③對應收、應付之類往來賬的管理;④對固定資產的管理;⑤將報表轉換成直觀、形象的圖表;⑥利用虛擬記賬的方法,隨時結出“節余”數字,對企業的生產成本和銷售利潤實行動態化的管理;⑦還可以借助網絡打破傳統的時空觀和地域觀,在異地進行網上查詢或通過發號施令,實行遠程控制;⑧利用存貯在電腦內的數據安全、可靠,資料多、信息全的特點,可以對比幾年的數據,發揮電腦海量存儲的特點,快速地檢索資料,進行比照分析,發現規律性、有價值的東西,來指導今后的工作,以達到管理目的。與此同時,也有少部分企業開始應用ERP軟件,但總體來說只最大限度地發揮了電腦運算速度快、計算精度高的特點,而對其模糊分析等方面的智能化優點關注的較少,事實上,目前會計理論的發展除了財務會計部分有更新外,還涵蓋了物價變動會計、人力資源會計等許多新領域。所以,在關注計算機的智能化和會計工作的新理論方面,會計電算化有許多工作可去做,更是大有可為的。
2 會計電算化與工程管理的關系
2.1 會計電算化是工程管理現代化基礎。管理者依據會計人員提供的信息來了解起企業自身的各項經濟狀況,并據此進行決策。試想,每次要在一個會計分期十幾天后(如月報)才能得到一批資料,即使數據再準確,再全面,面對瞬息萬變的經濟形式,我們也只能是望洋興嘆。
這里還要特別提到管理會計在會計電算化中的運用。管理會計中其實有許多非常好的方法,如保本點的計算、經濟訂購批量的確定、零件自制還是外購的決策、是否接受追加訂貨及預測尚未發生的會計現象等,它們總是把定性的問題量化,再回歸到定性的分析上來。雖然實際結果不一定肯定應驗,但會讓你感到比較可靠。因此,可以說很多東西都有著很強的實際意義,也都有很好的用途,但實際工作中運用的卻并不多,究其原因無外乎在于計算起來太繁瑣、太復雜,其中很多公式涉及到高等數學方面的專業知識,運算過程長,有時頗費一番周折得出的數據還可能有疏漏,讓人不置可否。
正因為會計電算化的基礎性作用如此顯著,筆者認為要大力推行會計電算化。在推行過程中可采取一些必要的行政措施,這方面“金稅工程”的順利實施給作了很好的范例。同時還要加大會計電算化人才的培養力度。著力培養大批適應社會主義市場經濟需要的會計電算化中、高級人才,提高會計人員的從業素質,特別是提高會計電算化人員的實際操作水平和操作能力,造就一批既擅長會計業務,又熟諳電腦和網絡知識的復合型人才應是當務之急。
2.2 會計電算化體現管理現代化的目的和要求。企業管理中要隨時知道本期收入、費用和利潤情況,就生產型企業而言,特別是掌握適時的銷售狀況、成本狀況,以便進行成本控制,未雨綢繆,搶占制高點,先發制人,來贏得主動。這樣,使會計信息的反饋價值顯得特別重要。當然,首先要保證會計信息的及時性和可靠性。
所以,會計電算化軟件在開發過程中應充分考慮體現管理現代化的目的和要求,實踐中,還要根據使用者的反饋信息進行不斷調整、充實和完善。
3 會計電算化在工程管理中的作用及對策
3.1 會計電算化可以提高會計工作效率。這表現在單位的會計成本大大降低,而且把“人”這個生產力中最根本、最具革命性的因素解放出來,使其將更多的精力投入到管理工作中去。
3.2 會計電算化還可以提高會計工作質量。這主要體現在消除會計指標出錯的可能性上,使其更加精確和會計報告更加及時等方面。很多經濟指標可以采用科學的運算方法,特別是管理會計的一些方法在計算機的支持下能很方便地實現(本文就此將作專門探討)。
3.3 會計電算化還改變了人們的工作方式和思維方式。過去人們認為一些做不到或做不好的事情,現在不僅可以做到,而且完成得還很好,因此,由于會計電算化的實施而造成的對人們觀念、思維上的沖擊將是革命性的。
3.4 計算機代替手工填制記賬憑證是相當容易的,并且比手工制作的憑證更規范、效率更高。但是難以給查賬和審計工作提供可靠的依據。為了解決這一矛盾,可以先由計算機填制輸出記賬憑證,然后由有關經辦人確認后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行賬務處理。設置主輔操作員進行兩次輸入,僅僅是為了防止數據輸入時錯誤,對于原始憑證與記賬憑證中的差錯卻無法校正,連事后控制的作用也發揮不了。因此,可直接由主辦會計根據審核無誤的原始憑證操作計算機制作記賬憑證,并將數據存入一個臨時數據庫中,以便調出修改。同時應對輸出的記賬憑證確認后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記賬憑證,稽核員交出納進行收、付款,并操作計算機將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數據轉入正式數據存中,以便進行賬務處理。
