目前,很多優秀的會計核算軟件都提供了相當多的功能供用戶選擇。因此企業實行會計電算化,在建賬之初,會計人員應遵循財務會計制度的要求,選擇好適合本企業的會計核算方法及核算體系,充分考慮可能發生的問題和可能產生的各種管理要求,作好詳盡、細致的準備工作,能夠有效處理實施過程中出現的種種問題,避免 “出錯—改正”的實施途徑。
1企業實施會計電算化的四個工作階段
實施方法的四個主要內容實際上是四個循環漸進的實施階段,在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務,來開展實施工作,以達到企業預期的效果。
1.1項目準備階段
項目分析,顧問收集企業資料,包括:合同、項目調研報告項目解決方案等,做到心中有數;建立雙方項目組織(通常包括項目實施指導委員會、項目實施小組、業務職能實施小組等);項目現場實施調研;明確和具體化項目實施需求后,確定實施方案;確定項目實施整體計劃。
1.2在藍圖設計階段
①選派合適的老師擔任不同級別的培訓任務。對管理層的培訓必須選派熟悉業務和管理的顧問;對操作員的培訓則必須由熟悉產品的顧問來做,系統管理員的培訓教師則必須熟悉系統配置方法。
?、陬檰柦M織以企業負責人、中層管理干部、業務骨干等熟知業務的人員為組織隊伍,指導該隊伍準備業務仿真系統的靜態數據和業務數據及仿真運行的關鍵業務流程,并按業務流程解決方案進行業務流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認,不符合的流程要及時進行調整,修改業務解決方案。
?、劢⑵鹦孪到y業務規程、制定系統數據準備方案、系統上線方案。同時,就系統的實際應用制定最終用戶培訓方案,對培訓內容、方式、范圍、人員以及培訓結果的考核等都做出相關的指定。
1.3系統實現階段
①顧問依據企業內的應用范圍及涉及的部門跨度,讓企業內相應的人員參與進來,共同討論并協商解決靜態數據編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況;最終確定企業靜態基礎數據的編碼規則;指導企業組織安排相關人員進行基礎數據的收集準備工作。
?、趯嵤╊檰柦o企業準備必要的培訓資料,包括培訓的標準課件和新業務操作規程。但最終用戶的操作培訓一定要由企業項目組成員來完成;最終用戶培訓后,應組織嚴格的考試,確保讓合格的應用人員操作電算化系統。
?、郯从媱澱_、及時完成系統相關的設置工作,指導企業系統上線工作。
1.4驗收交付階段
項目總結,完成項目總結報告。報告包括幾個方面:項目實施背景、項目實施的主要目標、系統應用的產品和模塊、項目實施應用范圍和項目實施成果概述。
2會計電算化實施方法可以規避的風險
1缺乏控制的風險
項目實施范圍界定不清、缺乏控制,造成項目實施過程中范圍無限擴大,使項目失控陷入泥潭,無法收尾;沒有制訂出有效的項目整體實施策略與方法,在實施過程中缺乏整體的實施指導思想,造成項目無法達成既定目標。通過建立項目組織、制定總體實施方法、策略等工作內容可使上述風險得到避免。 2業務需求關注點過大的風險
業務需求關注點應是在項目實施周期內可以解決或基本可以解決的業務需求,也就是要突出、確定在項目實施周期內的實施重點,避免關注業務需求的細節及軟件功能完美性。 3會計電算化人才缺乏的風險
項目啟動初期,就已經物色好相關人員并做針對性的培養,使其在項目實施過程中及將來項目的應用中發揮引領作用。同時,通過標準培訓、最終用戶培訓等一系列的培訓,確保讓合格的應用人員操作電算化系統,對電算化系統上線后的正常運用起了很大的作用。
