一、會計工作非專業化
在網絡化電算會計中,財務的各項工作無須再由專業會計人員完成。傳統電算會計時代,會計憑證的錄入、審核等只能由專業會計人員完成。企業成立了專職的財務部門,并聘用了大量會計人員從事該項工作。但隨著企業規模的不斷擴大,分支機構的增多,這樣的設置明顯不能適應企業的發展。從用人成本方面考慮,企業無法為每個分支機構都增派會計人員。
網絡化的電算會計中,以前只能由專業會計人員完成的工作,可以由普通人員來進行。總公司的會計主管可以對普通人員進行授權,由這些人員來完成基本的進貨、銷貨等信息的錄入。信息錄入的過程相對簡單,只要經過簡單的培訓即可勝任。
二、分工更加細致
傳統的電算會計中,經濟業務流程和普通會計幾乎沒有區別。每個環節都要相關人員提供原始憑證,并需要簽字、蓋章等繁瑣的手續。但在網絡化電算會計中,這些人員遠在異地,根本無法見面,由此就需要賦予不同的權限。權限的賦予人不僅僅是會計人員,還包括普通工作人員。例如業務員報銷差旅費,需要登陸財務系統提交報銷申請,負責領導審核過關后,經由會計人員將報銷款項直接匯到業務員的銀行賬號并完成相應憑證的錄入。相關人員無須見面,但卻能完成了個財務流程。
網絡化電算會計中,需要為每位員工都賦予權限。員工的權限要根據其職責不同而不同。例如領導要賦予相應的核準權限,但只能在自己的職責范圍內。普通工作人員、網絡維護人員以及會計人員的權限要分開,不能相互跨越權限。
三、規范更加嚴格
與傳統電算會計一樣,網絡化的電算會計仍需要將原始數據轉變為計算機能夠識別的源數據,但規范會更加嚴格。在網絡環境下,數據由多個用戶進行輸入,大量業務同時進行。如果沒有統一規范格式,就無法對數據進行集中處理,更不能生成統一的賬目。因此必須制定嚴格的數據規范,經過轉換的數據應有固定格式。
企業應在財務系統中設置緩沖池,由非專業會計人員錄入的信息錄入的信息不能直接進入總賬系統生成憑證。信息經過網絡傳送到總公司后,要由專業會計人員進行把關,如果發現不符合規定的信息要對其進行修改,最后生成合格的會計憑證。財務系統內部也要建立控制體系,對輸入的數據進行檢驗,不符合的數據則不能正常輸入。
四、交易網絡化
根據2007年底中國金融認證中心(CFCA)發布的《2007中國網上銀行調查報告》顯示,有58. 6%的企業使用網上銀行替代了超過一半以上的柜臺業務;有26. 1%的企業使用網上銀行替代了50% ～60%的柜臺業務;26. 9%的企業使用網銀替代了70%～80%的柜臺業務;網銀替代90%以上柜臺業務的企業網銀用戶比例也超過了5%。由數據可見,越來越多的企業傾向于使用網上銀行,交易網絡化是會計結算的必然趨勢。
企業和企業之間、企業和個人之間的交易都能通過網上銀行直接在網上進行,不需要再跑去柜臺。目前,各大銀行開通的網上服務非常繁多,從銀行明細賬查詢到網上匯兌再到網上貸款。傳統電算會計中,由于支票的兌換、異地匯款有一定的時間差。從而導致了企業賬目與實際的銀行賬目無法統一的情況。這樣降低了會計的工作效率,也不利于企業的資金周轉。實現交易的網絡化后,所有的銀行業務都可以得到實時的反饋信息。現在有銀行已經推出了短信提醒服務。當有款項匯進或匯出的時候,會發出短信提醒。交易網絡化讓銀行與企業的賬目之間能達到時間上的統一,信息可以同步。
