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醫院內控制度建設的關鍵點分析

內部控制制度作為規范管理、提高會計信息質量的重要手段,已愈來愈被會計理論界和實踐界所重視。醫院作為建立和諧社會的重要部門,有必要加強醫院管理,降低經營成本,盤活存量資產,優化增量資產,開展財務績效與控制,向管理要效益,從而實現為人民群眾提供優質、高效、安全、便捷和經濟的醫療服務。外部環境的要求,內部控制管理的實踐以及醫院內部管理的迫切需要,使醫院建立全方位的內部控制制度已成為醫療機構規范發展的當務之急,是衛生事業可持續發展的重要保證。加強醫院內控制度建設需做到以下幾點:

一、增強領導內控意識,把內控作為醫院管理不可缺少的一方面。如何使內控制度得以健康運行,醫院負責人可從以下幾方面考慮:

(一)依據《內部會計控制規范》及醫院內控目標,核查本單位內部控制制度的合法性及完整性

合法性是內部控制制度的首要原則,依據《內部會計控制規范》來制定。完整性是實現內部控制目標的內在要求,健全的內部控制制度才能充分提高會計信息質量,保護資產的安全、完整,確保有關法律和規章制度的貫徹執行。

(二)抓好關鍵控制點,建立補償控制制度

關鍵控制點是指對醫院經營有重大影響的環節。補償控制是指某一控制環節失效時能起替代控制作用的控制。醫院負責人要重點抓好關鍵控制點的控制,降低醫院經營風險。在此,側重提出六個與內部環境直接相關的關鍵控制點。

1、組織架構運行環節的關鍵控制點及控制措施

第一,醫院應當根據組織架構的設計規范,對現有治理結構和內部機構設置進行全面梳理,確保本單位治理結構、內部機構設置和運行機制等符合現代企業制度要求。在梳理治理結構的過程中,應當重點關注管理人員的任職資格和履職情況,以及運行效果。治理結構存在問題的,應當采取有效措施加以改進。在梳理內部機構設置過程中,應當重點關注內部機構設置的合理性和運行的高效性等。內部機構設置和運行中存在職能交叉、缺失或運行效率低下的,應當及時解決。

第二,醫院擁有下屬衛生機構的,應當建立科學的投資管控制度,通過合法有效的形式履行出資人職責、維護出資人權益,重點關注下屬單位特別是異地機構的發展戰略、年度財務預決算、重大投融資、重大擔保、大額資金使用、主要資產處置、重要人事任免、內部控制體系建設等重要事項。

第三,醫院應當定期對組織架構設計與運行的效率和效果進行全面評估,發現組織架構設計與運行中存在缺陷的,及時優化調整。組織架構調整應當充分聽取管理人員和其他員工的意見,按照規定的權限和程序進行決策審批。

2、發展戰略實施環節的關鍵控制點及控制措施

第一,應當根據醫院規劃,制定年度工作計劃,編制全面預算,將年度目標分解、落實;同時完善發展戰略管理制度,確保發展戰略有效實施。

第二,應當采取組織結構調整、人員調配、財務安排、薪酬分配、信息溝通、管理和技術變革等配套保障措施,確保發展戰略的有效實施。

第三,應當重視發展戰略的宣傳工作,通過內部各層級會議和教育培訓等有效方式,將發展戰略及其分解落實情況傳遞到內部各管理層級和全體員工。

第四,應當加強對發展戰略實施情況的監控和評估,定期收集和分析相關信息,對于明顯偏離發展戰略的情況,應當及時進行內部報告;由于經濟形勢、產業政策、技術進步、行業狀況以及不可抗力等因素發生重大變化,確需對發展戰略做出調整的,應當按照規定程序調整發展戰略。

3、人力資源使用與退出環節的關鍵控制點及控制措施

第一,應當建立和完善人力資源的激勵約束機制,設置科學的業績考核指標體系,對各級管理人員和全體員工進行嚴格考核與評價,以此作為確定員工薪酬、職級調整和解除勞動合同等的重要依據。

第二,應當制定與業績考核掛鉤的薪酬制度,切實做到薪酬安排與員工貢獻相協調,體現效率優先,兼顧公平。

第三,應當制定各級管理人員和關鍵崗位員工定期輪崗制度,明確輪崗范圍、輪崗周期、輪崗方式等,形成相關崗位員工的有序持續流動,全面提升員工素質。

第四,應當按照有關法律法規規定,結合企業實際,建立健全員工退出(辭職、解除勞動合同、退休等)機制,明確退出條件和程序,確保員工退出機制得到有效實施。對考核不能勝任崗位要求的員工,應當及時暫停其工作,安排再培訓,或調整工作崗位,安排轉崗培訓;仍不能滿足崗位職責要求的,應當按照規定的權限和程序解除勞動合同。

第五,應當與退出員工依法約定保守關鍵技術、商業秘密、國家機密和競業限制的期限,確保知識產權、商業秘密和國家機密的安全。企業關鍵崗位人員離職前,應當根據有關法律法規的規定進行工作交接或離任審計。

第六,應當定期對年度人力資源計劃執行情況進行評估,總結人力資源管理經驗,分析存在的主要缺陷和不足,完善人力資源政策,促進企業整體團隊充滿生機和活力。

4、籌資活動中的關鍵控制點及控制措施

第一,應當根據籌資戰略目標和規劃,結合年度全面預算,擬訂籌資方案,明確籌資用途、規模、結構和方式等相關內容,對籌資成本和潛在風險作出充分估計。境外籌資還應考慮所在地的政治、經濟、法律、市場等因素。

第二,應當對籌資方案進行科學論證,不得依據未經論證的方案開展籌資活動。重大籌資方案應當形成可行性研究報告,全面反映風險評估情況。

第三,應當對籌資方案進行嚴格審批,重點關注籌資用途的可行性和相應的償債能力。重大籌資方案,應當按照規定的權限和程序實行集體決策或者聯簽制度。籌資方案需經有關部門批準的,應當履行相應的報批程序。籌資方案發生重大變更的,應當重新進行可行性研究并履行相應審批程序。

第四,應當根據批準的籌資方案,嚴格按照規定權限和程序籌集資金。銀行借款或發行債券,應當重點關注利率風險、籌資成本、償還能力以及流動性風險等;發行股票應當重點關注發行風險、市場風險、政策風險以及公司控制權風險等。

第五,應當嚴格按照籌資方案確定的用途使用資金。由于市場環境變化等確需改變資金用途的,應當履行相應的審批程序。嚴禁擅自改變資金用途。

第六,應當嚴格執行籌資合同約定的條款,加強債務償還和股利支付環節的管理,對償還本息和支付股利等做出適當安排。股利分配方案應當經過股東(大)會批準。

5、投資活動中的關鍵控制點及控制措施

第一,應當根據投資目標和規劃,合理安排資金投放結構,科學確定投資項目,擬訂投資方案,明確投資目標、規模、方式、資金來源,重點關注投資項目的風險和收益。企業選擇投資項目應當突出主業,謹慎從事股票投資或衍生金融產品等高風險投資。

第二,應當加強對投資方案的可行性研究,重點對投資目標、規模、方式、資金來源、風險與收益等作出客觀評價

第三,按照規定的權限和程序對投資項目進行決策審批。重大投資項目,應當按照規定的權限和程序實行集體決策或者聯簽制度。投資方案發生重大變更的,應當重新進行可行性研究并履行相應審批程序。

第四,應當根據批準的投資方案,與被投資方簽訂投資合同或協議,明確出資時間、金額、方式、雙方權利義務和違約責任等內容,按規定的權限和程序審批后履行。

第五,應當指定專門機構或人員對投資項目進行跟蹤管理,關注被投資方的財務狀況、經營成果、現金流量以及投資合同履行情況,發現異常情況,應當及時報告并妥善處理。

第六,應當加強投資收回和處置環節的控制,對投資收回、轉讓、核銷等決策和審批程序做出明確規定。

6、資金營運環節的關鍵控制點及控制措施

第一,應當加強資金營運的過程管理,統籌協調內部各機構的資金需求,切實做好資金在采購、生產、銷售等各環節的綜合平衡,全面提升資金營運效率。

第二,應當嚴格按照預算要求組織協調資金調度,確保資金及時收付,實現資金的合理占用和營運的良性循環。嚴禁資金體外循環。

第三,應當定期組織召開資金調度會或資金安全檢查,對資金預算執行情況進行綜合分析,發現異常情況,及時采取措施妥善處理,避免資金冗余或資金鏈斷裂。

第四,應當加強對營運資金的會計系統控制,嚴格規范資金的收支條件、程序和審批權限。

第五,辦理資金業務,應當遵守現金和銀行存款管理的有關規定,不得由一人辦理貨幣資金全過程業務,嚴禁將辦理資金業務的相關印章和票據集中一人保管。

二、加強對內部控制行為主體“人”的控制,把內部控制工作落到實處

醫院內部控制失效,經營風險、會計風險產生,行為主體全是人(這里的人是指一個醫院從負責人到有關業務經辦人員)。只有上下一致,及時溝通,隨時把握相關人員的思想、動機和行為,才能把內部控制工作做好。具體來講,除負責人本身應以身作則起表率作用外,還應做好以下兩點工作。

(一)及時掌握醫院內部相關人員思想行為狀況

內部業務人員、會計人員違法違紀,必然有其動機,因此醫院負責人要定期對重點崗位人員的思想和行為進行分析,著重了解他們是否有賭博、炒股、經商、與社會劣跡人員往來和追求超常消費等情況,掌握可能使有關人員犯罪的外因,以便采取措施加以防范和控制。

(二)加強對會計人員業務素質的控制

醫院應建立針對會計人員的崗前培訓、在職人員定期或不定期再教育制度,以確保會計工作規范、正確;加大業績考評力度,對不勝任者堅決更換。同時,加強對會計人員道德品質、思想操守等的考核,以確保會計人員政治上過硬、業務上合格。

三、建立相對獨立的內部審計機構,充分發揮其監督作用

醫院內部審計機構獨立性的缺失,是造成內部控制制度執行不力的主要原因,因此,在醫院內部應建立一個相對獨立的內部審計機構,有效地行使其監督權。強化內控,加強內部審計制度的建設,充分發揮審計監督作用。各級醫院應制定出一整套的內部監督制度,將內部審計工作的重點,在時間上從事后審計轉向事中、事前審計;將從查處違規違紀審計轉向內控制度審計和績效審計,理順資金運行管理機制。對本單位的財務收支及其經濟活動的合法性、合規性和有效性進行審核,提出意見和建議,發揮內部審計的監督作用,使內部控制和內部監督達到有章可循、有據可查的要求,充分發揮內部監督在日常工作全過程的控制作用。同時要保護審計人員依法行使職能,保證會計信息真實可靠,強化單位領導人在審計工作中的法律責任,必須保證審計資料合法、真實、完整,對那些違反《中華人民共和國審計法》的當事人、責任人,應當做到有法必依、執法必嚴、違法必究,對不堅持原則、玩忽職守的審計人員調離工作崗位,以確保審計信息的真實性、準確性。

參考文獻:

1、張紅波,陳建,王釗.淺議內部控制與內部審計[J].科學與管理,2007(3).
2、黃雁林.淺談企業內部審計的完善[J].中國科技信息,2007(13).
3、醫院會計制度匯編[Z].1998.

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