一、電算化會計對審計工作在環(huán)境、線索、內(nèi)容、技術(shù)和準(zhǔn)則等方面帶來的影響
1.對審計環(huán)境的影響。傳統(tǒng)的審計工作,審查的對象是一沓沓憑證、一本本賬簿和一張張報表等財務(wù)資料,詢證的對象主要是財務(wù)會計人員,審計環(huán)境是由財務(wù)數(shù)據(jù)、會計人員和審計人員三個要素組成的。電算化會計不僅提高了會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性,而且也擴(kuò)大了會計數(shù)據(jù)的領(lǐng)域和范圍,審計環(huán)境由于計算機(jī)硬件和軟件的介入變得更加復(fù)雜。
在人機(jī)交互的審計環(huán)境中,審計人員利用計算機(jī)進(jìn)行審計時,不僅要與財務(wù)會計和財務(wù)管理人員進(jìn)行交流,而且還要同電算化會計信息系統(tǒng)中的操作員、管理員和維護(hù)員進(jìn)行交流,這樣,審計工作要使用財務(wù)和計算機(jī)兩方面的專業(yè)知識。因此,只有了解計算機(jī)硬件和軟件的基本知識,才能更好地使用計算機(jī)進(jìn)行審計,才能正確檢查和評價會計數(shù)據(jù)電子處理的結(jié)果。為了保證會計信息對財務(wù)決策的準(zhǔn)確支持,必須嚴(yán)格控制和監(jiān)督會計數(shù)據(jù)處理環(huán)境中的各個組成要素。
2.對審計線索的影響。在手工會計信息系統(tǒng)中,從原始憑證到記賬憑證,由審核記賬到報表編制,每一步都有文字記錄,都有經(jīng)手人簽字和責(zé)任,審計線索十分清楚。但在電算化會計信息系統(tǒng)中,只要將原始憑證以記賬憑證的形式錄入計算機(jī)系統(tǒng)后,剩余的會計處理工作全部由計算機(jī)按照程序指令集中和自動完成。同時,傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬、證、表已不存在,絕大部分的文字記錄被存儲會計信息的磁盤等磁性介質(zhì)所代替,雖然查詢時系統(tǒng)可以根據(jù)需要臨時生成,但它只是暫存的,直接減少了肉眼所見的審計線索。因此,電算化會計后,傳統(tǒng)的審計線索已不再適用或者被中斷甚至消失。為了能夠有效地審計電算化的會計主體,在開發(fā)和設(shè)計電算化會計信息系統(tǒng)時,必須注意審計的要求,使系統(tǒng)在處理會計數(shù)據(jù)時留下必要的審計線索,以便審計人員跟蹤審計線索,順利完成審計任務(wù)。
3.對審計內(nèi)容的影響。電算化會計后,審計的監(jiān)督職能雖然沒有改變,但審計的內(nèi)容卻發(fā)生了變化。其主要表現(xiàn)在:
(1)電算化會計軟件的功能由核算型向管理型決策型轉(zhuǎn)變,軟件的功能愈來愈強(qiáng)大,結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜。而各財務(wù)軟件公司編寫財務(wù)軟件時很少考慮電算化審計的要求,更不用說提供財務(wù)軟件的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不開放,為電子數(shù)據(jù)內(nèi)容的自動轉(zhuǎn)換帶來困難,加大了電算化審計的工作內(nèi)容和負(fù)擔(dān)。
(2)電算化會計系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)由計算機(jī)會計系統(tǒng)按照軟件程序自動進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序被不知不覺嵌入非法舞弊程序,則完全可能為不法分子侵吞企業(yè)的財物提供方便,增加了電算化審計人員對電算化會計軟件進(jìn)行審計的工作量。
因此,電算化審計必然要增加對計算機(jī)系統(tǒng)處理和控制功能審查的內(nèi)容,也就意味著電算化審計人員要花費較多的時間和精力了解與審查企事業(yè)單位使用的計算機(jī)會計系統(tǒng)的功能,以證實其數(shù)據(jù)處理是否合法、正確、安全和完整。在電算化會計信息系統(tǒng)中,由于會計事項是由計算機(jī)按指定的程序自動進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或被非法篡改,則計算機(jī)就會按重新給定的程序來處理,所有會計數(shù)據(jù)、財務(wù)結(jié)果就會不知不覺地出現(xiàn)錯誤。因此,計算機(jī)審計的內(nèi)容還要增加對電算化會計信息系統(tǒng)本身的審查,以保證會計數(shù)據(jù)處理程序的合法性、處理過程的可靠性和處理結(jié)果的正確性。
雖然可以對已經(jīng)投入使用的電算化會計信息系統(tǒng)進(jìn)行審查,一旦發(fā)現(xiàn)其中有問題,可以進(jìn)行改進(jìn),但改進(jìn)要比在系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)階段進(jìn)行難度大和費用高。因此,審計人員最好在系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、調(diào)試和驗收等各個階段就參與事前和事中審計,以便及時糾正差錯。
4.對審計技術(shù)的影響。在手工會計信息系統(tǒng)中,審計可根據(jù)具體情況順查、逆查和抽查。審查一般采用審閱、核對、分析、比較、調(diào)查和證實等方法。所有的審計工作都由人工來完成。在電算化會計信息系統(tǒng)中,信息處理的電算化和信息存儲的電磁化,如果系統(tǒng)內(nèi)的會計信息沒有以紙張介質(zhì)的形式打印輸出,審計人員就必須輔助計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行審計工作。
在計算機(jī)審計中,審計人員利用計算機(jī)可以方便、有效地從眾多的會計事項中搜索到審計指定需要的會計數(shù)據(jù),從而減輕了繁重的審計文書處理負(fù)擔(dān)。另外,計算機(jī)輔助審計技術(shù)的應(yīng)用,還可以在電算化會計信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)過程中就事先嵌入審計程序,這些程序應(yīng)具備記錄會計事項操作記錄、執(zhí)行審計監(jiān)督和建立審計跟蹤文件等功能。
5.對審計準(zhǔn)則的影響。《國際審計準(zhǔn)則15號——電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下的審計》第三條指出:“在電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下,并不改變審計的總體目標(biāo)和范圍。但是計算機(jī)的使用改變了財務(wù)信息的處理和存儲方式,并可能影響被審計單位為達(dá)到有效的內(nèi)部控制而采用的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)程序。因此,審計人員研究和評價會計系統(tǒng)和有關(guān)的內(nèi)部控制所采用的程序,以及其他審計程序的性質(zhì)、時間和內(nèi)容等,都可能受到電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境的影響。特別制定的審計準(zhǔn)則將對適合電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境的審計程序提供進(jìn)一步的指南。”目前,我國正在積極地逐步制定與國際準(zhǔn)則相接軌的電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下的審計準(zhǔn)則。
6.對審計人員的影響。不懂得計算機(jī)知識的審計人員,將會失去審計資格。在各單位普及電算化會計的電子時代,為了有效地防止國有資產(chǎn)流失,維護(hù)國家和集體的利益,審計人員肩負(fù)著義不容辭的責(zé)任。而且隨著電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的不斷提高和會計軟件的改版升級,審計人員必須在工作中及時學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能、研究新問題、創(chuàng)造新方法。只有這樣,才能提高審計效益,降低審計風(fēng)險。
二、要提高審計工作質(zhì)量應(yīng)做好以下幾個方面的工作
實行電算化會計以后,給審計工作帶來了諸多方面的問題。通過以上對各種問題的分析我們可以看出,電算化會計的應(yīng)用,不論是對審計線索、審計內(nèi)容還是審計方法都產(chǎn)生了重大影響,這就要求我們必須認(rèn)真分析問題,思考解決這些問題的方式方法。
(一)加強(qiáng)對電算化會計工作的事前、事中和事后審計
在過去的手工會計條件下,審計工作往往更多重視的是事后審計。隨著電算化會計工作的廣泛開展,為了保證電算化會計條件下審計工作的真實性、可靠性,審計工作應(yīng)從事后審計轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑皩徲嫼褪轮袑徲嫛?
1.對電算化會計系統(tǒng)的事前審計。在單位實行電算化會計工作之前,首先應(yīng)對單位采用的會計系統(tǒng)軟件的適用性進(jìn)行審計,軟件中提供的各項核算和管理功能是否滿足單位對會計信息提供的要求。對于自行開發(fā)的會計軟件,審計人員應(yīng)參加信息系統(tǒng)設(shè)計和評審驗收,針對審計可視線索自然消失的趨勢,強(qiáng)調(diào)在會計數(shù)據(jù)處理流程中,設(shè)置審計控制點,由計算機(jī)自動記錄有關(guān)審計所需線索。通過事前審計,保證單位使用的會計軟件系統(tǒng)的合法、安全、可靠,在整個系統(tǒng)評價過程中,我們應(yīng)注意的一點是可審計性。審計人員最好在系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、調(diào)試和驗收等各個階段就參與事前審計和事中審計,以便及時糾正差錯。在這一階段,審計的具體內(nèi)容主要有:(1)系統(tǒng)的功能是否實用、完備,能否滿足用戶會計核算和管理的要求。(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法是否符合會計制度、法規(guī)、法令和財經(jīng)紀(jì)律的要求。(3)系統(tǒng)是否建立了必要的程序控制,以防止或及時發(fā)現(xiàn)有意無意的差錯和舞弊。(4)系統(tǒng)是否保留了充分的審計線索,為日后順利審計提供必需的條件。(5)系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全,以保證系統(tǒng)正常運行。(6)系統(tǒng)投入使用是否有相關(guān)部門的評審手續(xù)和證明。
2.對電算化會計系統(tǒng)的事中審計、事后審計。在電算化應(yīng)用于會計工作以后,要保證計算出的會計數(shù)據(jù)正確無誤,應(yīng)該重視對會計信息系統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)處理程序、自動轉(zhuǎn)賬公式的設(shè)置和會計報表公式的定義進(jìn)行事中審計,防止核算單位惡意篡改系統(tǒng)程序。當(dāng)然也要做好電算化會計過程的事后審計,將電算化會計系統(tǒng)的運算結(jié)果與軟件提供的核算功能進(jìn)行符合性和實質(zhì)性測試,保證會計數(shù)據(jù)的真實性、可靠性,繼而保證審計工作的正確性。
(二)適應(yīng)新形勢,實行審計工作電算化
自1979年電算化會計引入我國以來,相繼經(jīng)歷了緩慢發(fā)展、自發(fā)發(fā)展和穩(wěn)步發(fā)展三個階段,電算化會計軟件的研究與開發(fā)方面,已取得了較好成績。由于對電算化審計的優(yōu)越性認(rèn)識不夠,起步較晚后,使得電算化審計的研究相對落后,為了適應(yīng)電算化會計這一記賬工作的新形勢,提高審計工作的效率,我們應(yīng)該借鑒推行電算化會計的實踐經(jīng)驗,重視對審計軟件的開發(fā)研究,大力發(fā)展審計軟件市場,組建一批既懂財會審計業(yè)務(wù)、又熟悉計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的公司,開發(fā)出成熟的電算化審計軟件,并進(jìn)行推廣應(yīng)用。使電算化審計軟件廣泛地應(yīng)用到審計工作中,不斷吸取電算化審計的工作經(jīng)驗,逐步改進(jìn)和完善審計工作,促進(jìn)我國審計工作電算化的迅速發(fā)展。
(三)結(jié)合電算化會計高效率的特點,采用適當(dāng)?shù)膶徲嫹椒?
實現(xiàn)電算化以后,會計工作的效率得到大幅度的提高,保證了會計核算的及時性,電子計算機(jī)以極高的速度處理會計數(shù)據(jù),手工方式幾個人幾天的核算工作,采用電子計算機(jī)用很短時間就可以完成,保證了會計核算的及時性。也正是由于電算化會計這一高效性,給審計工作的順利進(jìn)行提出了挑戰(zhàn)。由于利用會計軟件更正賬簿數(shù)據(jù)可以做到不留痕跡,會計人員可在審計前對會計數(shù)據(jù)做隨意更改,所以審計部門應(yīng)調(diào)整常規(guī)下所采用的審計方法:審計的工具可采用審計軟件和借助一些輔助審計軟件;審計的方法也應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整,在審計前,可不用預(yù)先通知審計的時間、目的和內(nèi)容。只有這樣,才能保證審計結(jié)果的真實性,有效防止人為調(diào)賬、賬外賬的現(xiàn)象發(fā)生。
(四)提高審計從業(yè)人員素質(zhì),培養(yǎng)電算化審計專業(yè)人才
在電算化會計工作廣泛應(yīng)用的今天,對審計工作質(zhì)量的要求越來越高,審計工作能否滿足現(xiàn)代信息時代的要求,審計方式是否采用現(xiàn)代技術(shù),審計方法是否科學(xué)、合理,其關(guān)鍵在于審計人員素質(zhì)的高低。筆者認(rèn)為,審計人才的培養(yǎng)可從以下兩方面著手:
1.注重對高校學(xué)生本專業(yè)的人才培養(yǎng)。目前我國高等院校專業(yè)設(shè)置中,電算化會計專業(yè)的開設(shè)已普及化,已為社會培養(yǎng)了大量的電算化會計人才。但是,由于人們對電算化審計的重要性認(rèn)識不夠,借助計算機(jī)進(jìn)行輔助審計和應(yīng)用審計軟件進(jìn)行審計工作還沒有廣泛開展。所以,為了從根本上解決人才的培養(yǎng)問題,我國高等院校應(yīng)逐步開設(shè)電算化審計專業(yè),這樣就能通過專業(yè)理論和實踐方面的學(xué)習(xí),為社會輸送復(fù)合型的專業(yè)技術(shù)人才。
2.定期對審計人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。利用高等院校進(jìn)行電算化審計專業(yè)人才培養(yǎng),是提高審計人員素質(zhì)的一條有效途徑。但是,對于處于審計工作崗位中的審計人員來說,應(yīng)該采取定期和不定期的培訓(xùn)方式,著重培養(yǎng)他們利用計算機(jī)進(jìn)行輔助審計的操作技能和電算化審計軟件的操作方法,采用這種短期培訓(xùn)的方式也是培養(yǎng)審計人才的有效途徑。
綜上所述,我們可以看到,電算化會計在會計工作的廣泛應(yīng)用,雖然造成了對傳統(tǒng)手工審計的沖擊,同時也促進(jìn)了審計工作改革的進(jìn)程。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用,電算化審計條件也將在電算化會計發(fā)展的基礎(chǔ)上得到進(jìn)一步的改善和提高,會計工作數(shù)據(jù)的真實性、可靠性,也會因電算化審計工作的開展得到有力的保障。
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