一、傳統的價值法會計信息系統的原理及缺陷
傳統的價值法下的會計信息系統是建立在會計循環和會計恒等式的基礎上的。其核心思想是分類系統,即將會計反映的對象具體化要素,最終體現在用于分類的會計科目上,人們使用會計科目和復式記賬法把會計主體的資產、負債和所有者權益的財務度量結果分類匯總,用財務報表將匯總的數據提交給用戶。主要的財務報表包括資產負債表、利潤表和現金流量表。傳統的價值法會計信息系統是在信息處理水平較低時期產生的,借助分割匯總細節的方式,來彌補和適應人腦記憶力和細節處理能力有限的不足。隨著信息技術的不斷發展及其應用成本的不斷降低,計算機化的傳統價值法會計信息系統,也只是利用信息技術使得會計循環實現自動化,這種體系結構的本質并沒有改變,其缺陷暴露得愈加明顯:
(一)價值法下的會計信息系統的體系結構沒有實現企業內的數據集成
目前的企業管理信息系統為企業中的各個職能部門,從不同的管理視角各建立一套專用信息系統來滿足不同的信息需求。各個子系統有各自的分類方法,各自從同一業務事件中選擇、記錄、加工與傳遞該業務數據的一個子集,出于各自管理目的的不同,導致整個企業管理信息系統內各個子系統的數據不一致、信息隔閡和大量數據重復存儲,產生冗余。
(二)該體系結構僅采集了企業會計事件的會計數據子集
傳統的會計信息系統并沒有采集企業組織的所有業務事件的全部數據,只是將影響企業組織資產、負債及權益的業務事件,即會計事件予以關注,并僅將會計事件的發生日期和以貨幣計量的財務影響采集并記錄到會計系統,而對不影響企業財務報表的事件及業務事項,如生產力、執行情況、可靠性之類的其他非貨幣計量的信息未予反映。該系統的這種信息采集方式,使系統輔助管理決策功能非常有限,大大限制了信息使用者管理和決策企業組織業務活動的能力。
(三)數據并沒有在業務活動發生時被實時記錄和處理
采集會計信息是在業務事件發生后,即使是在電算化條件下,會計數據也是按天、周甚至月來進行收集和處理的;在手工方式下,財務報表還必須經過審核、記賬、對賬、賬項調整等一系列會計循環,通常要到月底結賬后,才能出具會計報表。顯然,會計信息的不及時,必然降低其相關性。在市場需求瞬息萬變的信息時代,時滯性大大影響了會計信息用作實時決策的價值。
(四)該體系結構以高度匯總的方式重復采集和存儲數據
在價值法會計信息系統中,原始憑證包含了業務活動中會計事項的較詳細數據。這些業務活動的一部分數據以記賬憑證的形式被記入會計信息系統中,然后匯總記入日記賬、各總分類賬及總賬,最后生成報表。這種處理方法重復存儲數據——同樣的數據被重復存儲多次,區別僅在于匯總程度不同。數據被匯總記入日記賬或分類賬后,就很難以將其分解以反映業務事件的本來面目。傳統會計信息系統為輸出會計報表,將業務數據按照會計報表視圖的要求提取、記錄、存儲,并按照一定標準匯總數據,只能滿足部分信息使用者群體的需求,而排斥了信息使用者的其他信息需求,未提供這些需求所需的相應信息匯總標準。
(五)傳統會計信息系統存儲的數據沒有包括業務活動的所有信息
視圖是指企業處理的業務對象中所包含的信息,即執行具體功能的活動的輸入、輸出數據以及這些數據之間的邏輯關系。傳統會計信息系統預先假定信息使用者是確定的、且都是相同的,即對會計報表的需求是相同的。而未能存儲滿足形成業務活動不同視圖的所有數據,限制了使用者從不同角度探究、分析企業的經營管理活動。
由此可見,傳統的會計信息系統所提供的信息已經不再滿足為適應迅速變化的外部環境而產生的多角度的管理需求。如果不能用更加科學和高效的方式生產出信息用戶決策所需要的信息,會計信息的價值會越來越有限。僅僅將會計流程予以電算化,實現會計流程的自動化,并不能改變手工環境下的本質。因此,必須對傳統會計信息系統進行徹底的脫胎換骨的改造。“傳統會計猶如一艘已航行500年的大船,過去500年的風浪和急劇變化的海洋和地球生態環境已使它千瘡百孔。為什么我們非要花力氣補丁加補丁地維護這個老古董而不選用最新技術材料來另造一艘新船。”
二、基于事件驅動的會計信息系統設計思路
(一)基于事件的會計信息系統的基本概念分析
為了更好地理解事件驅動的會計信息系統,首先要了解幾個基本概念:業務過程、信息過程和事件。
1、業務過程(Business Process)
業務過程是指直接或間接為客戶創造價值的一系列相關邏輯活動的有序集合。業務過程是根據決策者經營理念、管理目標和特定的環境設計的,將組織中的采購、生產、銷售、財務、人力資源等職能領域聯系起來的基礎。一個極為嚴密的組織架構和科學的業務過程發生危機的概率肯定要比不合理的組織體系和混亂的業務過程少得多。
組織通過開發和提供滿足顧客需要的商品和服務來創造價值。而商品和服務是通過一系列的過程來實現的。不論所提供的商品和服務的種類如何,每個組織都至少有三種類型的業務過程。
(1)獲取/支付過程。獲取/支付過程是為了獲取企業所需的各種資源和為獲取資源支付款項的活動。主要包括:獲取、接收企業所需要的商品和服務,支付實收商品和服務的款項,以及適當維護獲取的商品和服務,并在需要時提供商品和服務。
(2)轉換業務過程。轉換業務過程是將獲取的資源轉換為提供給顧客的商品或勞動服務活動。通過轉換過程,將最初獲取的商品和服務轉換為滿足不同的個性化的顧客需求。
(3)銷售/收款過程。該事件包括一系列與交付商品和服務給顧客并收取款項的過程。
2、信息過程(Information Process)
信息過程是指信息的挖掘、傳遞、反饋的整個過程。一般可以把企業的信息過程分為三類:實時記錄業務活動數據;存儲和維護企業相關數據并實時更新;為信息使用者提供信息。企業決策者利用這些實時相關信息做出正確、相關的決策。當組織的業務和管理過程變化時,信息過程也隨之變化。當業務過程、信息過程和管理過程融為一體時,組織完成其目標的可能性和效率大大加強。
3、事件(Events)
業務過程可以分成一系列獨立的業務事件。過程中的事件分為三類:業務事件、信息事件和決策/管理事件。業務事件是在業務過程中執行的向顧客提供商品和服務的業務活動。
信息事件與信息過程相關。也可以分為三類:記錄業務事件的有關數據、存儲和維護數據、為決策者提供有用信息。信息事件與業務事件的關系是:業務事件觸發信息事件。例如:“向供應商采購商品”是一個業務事件,而“記錄本次采購數據”和“傳遞發票”等則是信息事件。
決策事件是管理者或其他用戶在計劃、控制和評價業務過程時的決策活動。會觸發業務事件或信息事件。如:更新設備決策時觸發購買設備業務事件。當決策者評估業務過程時,觸發報告有關信息事件。
(二)基于事件的會計信息系統的結構設計
基于業務活動(事件)驅動的信息系統體系結構徹底打破了仿真手工的會計信息系統的結構模式,能夠為管理決策提供更有效的信息支持,符合信息技術和信息系統的發展方向。事件驅動的信息系統體系結構如圖1所示:
這種事件驅動的會計信息系統,利用了現代信息技術將大量業務事件數據在業務活動發生時,實時地采集并存儲在業務事件數據庫,而不作任何加工處理。信息使用者通過人機交互平臺請求事件觸發,并驅動系統相應的報告工具,按選定的信息處理規則處理源數據庫中的業務事件數據,再通過人機交互平臺向信息使用者報告所需要的視圖輸出。這種基于事項會計的會計信息系統的設計,運用了被稱“三庫理論”的開發技術和事件驅動的實現方法。 “三庫”就是指源數據庫、(用戶)目的庫和報告工具庫,三庫彼此獨立。
數據庫是實時動態的,是企業業務活動中業務事件的所有數據,包括財務信息和非財務信息。(用戶)目的庫主要通過人機交互方式,了解信息使用者的信息需求,確定用戶需要的信息報告模板。報告工具庫相對穩定,可細分為模型庫、方法庫、知識庫等。模型庫主要包括各種核算及管理決策模型;方法庫包含各種或選的計量、估價及表達方法;知識庫存放各種法令規則、技術方法的解釋及示例,并且還可能包含一些與決策有關的判斷、選擇、分析和推理等知識。報告工具庫提供了可供信息使用者選擇的各種信息處理規則,幾乎能支持所有視圖的信息需求。“三庫”之間的邏輯結構如圖2。
基于事項會計的會計信息系統,采用了事件驅動機制實時地采集并記錄業務事件數據,實現企業組織對日常業務活動的響應和處理。這個系統是企業組織業務事件的一個即時處理中心,系統運行在一個操作型數據庫系統(業務數據庫RDBMS)環境下,主要是面向顧客應用,支持大量的基本日常事務處理和操作型數據的查詢處理。該系統的特點是,數據處理頻率高、速度快,及時給予用戶響應;系統已被訓練成根據企業組織建立的一系列規則來處理并報告所發生的業務事件,是一個聯機事務處理系統OLTP(On-Line Transaction Processing)。
這種操作系統是典型的結構化系統,它雖然能自動地快速響應和處理大量的日常業務事件,但是僅能提供少數方法來輸入或訪問所管理的數據,不能很好地支持分析決策。
在日益激烈的市場競爭中,一些企業組織為保持和提高競爭性和可盈利性,正力圖將操作系統中大量業務數據擴展到聯機分析OLAP (On-Line Analytical Processing)。其處理模式即是聯機分析處理OLAP,企業組織借助聯機分析OLAP可從中得到各種面向主題的統計信息和經過計算的結論,即商業智能應用到系統來支持分析決策,以滿足用戶的信息需求。信息系統有更好的訪問信息,無疑有助于企業組織取得競爭優勢。而數據倉庫技術是實現這種聯機分析處理的關鍵,取得競爭優勢的要求驅動著一些企業組織掀起了建立基于企業數據倉庫系統的研究熱潮。
三、結論
信息技術的飛速發展,互聯網和電子商務的廣泛應用,加速了全球經濟一體化的進程,企業也面臨著前所未有的激烈競爭,管理信息化是企業適應現代市場競爭,實現現代管理、長期發展和提高企業核心競爭力的關鍵環節。會計信息系統是企業信息系統中重要的組成部分。建立科學完善和及時高效的企業會計信息系統,可使企業充分利用已有的各項資源,迅速作出正確的決策,以適應日新月異的經濟環境,不斷發展壯大。擁有完善的企業會計信息系統,企業就擁有了獨特的核心競爭力,就有了新的更高層次的發展平臺。
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