摘要:預算管理是保證企業生產經營目標順利實現,并對企業內部實施控制和監督的重要手段。成本預算管理是施工企業在項目實施中有效控制成本、實現目標成本和目標利潤的重要途徑,項目管理已逐漸地從傳統的事后監督模式,向事前預測、事中控制、事后分析考評的動態管理模式轉變。有效的成本預算管理便于項目分析,發現問題,研究可行性對策,規避市場風險,從而確保企業目標利潤的順利實現。
關鍵詞:預算管理;成本預算管理;項目管理;企業目標
中圖分類號:F275.3
文獻標識碼:A
文章編號:1672-3198(2009)09-0164-02
1 成本預算管理的對象及定義
項目的成本預算管理與集團公司的全面預算管理有一定的區別,集團公司全面預算管理的對象包括總部及所有子公司的成本費用,范圍較廣,運行流程復雜,控制難度較大。本文研究的成本預算對象主要指施工企業的工程項目。成本預算管理是指工程項目從參與投標、簽訂合同開始,直至項目竣工決算的全過程,運用成本預測、成本控制和成本分析,實現項目利潤目標和成本目標。
2 成本預算管理的組織機構
為了便于操作,工程項目成本預算管理組織機構的設置不宜過于復雜,一般設置三級責任中心就可。即成本預算的主管部門、機關職能部門(經營科或預算科)和項目承擔單位。責任中心分別負責成本預算的批復、審核、填報和執行。項目承擔單位是成本預算的填報單位,也是預算的執行單位。
3 成本預算在項目管理中的意義
3.1 成本預算是有效控制成本的重要途徑
成本預算是項目承擔單位根據成本費用的構成或工程子項目編制而成,包括前期的投標費用等。在項目實施前,對項目的成本費用進行整體測算,確定項目的成本費用、成本水平及目標利潤,并以承包合同和成本預算為依據,簽訂分包合同,使分包費用控制在事先的預算之內。項目實施過程中,工程成本費用的開支以預算成本為控制依據,財務主管對不符合預算成本的費用開支嚴格把關,定期進行成本預算分析,及時發現影響成本預算偏差因素,并采取科學合理的措施進行糾偏,使實際費用在預算成本內開支。因客觀因素引起的成本溢漲,應重新確定相關成本指標,及時調整成本預算,項目承擔單位嚴格按修訂批復后的成本預算執行。
3.2 成本預算管理是合理確認項目實施單位經營業績的重要依據
受多種因素的影響,在建項目不可能及時按分部分項交工驗收,因此也不能及時與甲方或業主決算,導致承包方與分包方的決算也隨之滯后。財務決算對在建項目的當期收入和成本費用沒有確認的依據,項目實施單位的經營業績也不可能當期確認,相應的一些激勵政策和措施就不能及時兌現和執行。成本預算執行分析表能很好地解決這個問題,項目管理過程中,項目實施單位應嚴格編制詳細的成本預算執行分析表,根據這些數據編制成本預算執行情況表,對進度預算成本、進度收入、實際財務支出及已發生未結算支出進行比較分析,以此確定當期毛利和成本預算執行情況,并落實有關獎罰措施,充分調動職工生產積極性。
3.3 成本預算管理是其他管理工作的基礎
成本預算管理是財務核算滿足稅務檢查的基礎工作。稅務機關對建筑企業的納稅檢查要求較嚴,稅務檢查時,施工單位必須提供項目成本預算表,檢查項目實際利潤是否達到預期目標,實際發生費用是否在成本預算之內,超過預算成本部分施工單位給予合理解釋,對于不合理的費用開支,稅務機關不予確認,必須重新核定納稅額,交納稅款和滯納金。所以在財務核算時,必須嚴格在預算成本范圍內列支,拒付不合理費用,加強成本控制,提高經濟效益。
4 成本預算管理在項目管理中的運用
成本預算管理采取由下而上、逐級編報、逐級審批、層層落實、滾動管理的辦法,在項目管理中的運用流程如下內容。
4.1 填報成本預算
公司承攬的所有工程項目在實施前,應由施工單位根據工程量清單編制成本預算書。成本預算的編制依據包括招標文件、設計圖紙、投標文件、施工合同、當地材料價格信息及現場勘察情況。工程項目分包有清包工和包工包料兩種,填報單位應根據分包方式進行編制,成本預算費用項目應與財務報賬項目基本一致,一方面滿足財務核算和稅務檢查的需要,另一方面便于實際成本與預算成本的比較分析。
4.2 審核成本預算
公司應成立專門的預算科或經營科,負責對各項目的成本預算進行審核。審核的內容包括施工費單價、材料單價、民工費日工資是否符合市場價,本項目發生的期間費用或現場管理費是否科學合理等等。 4.3 上報成本預算
預算科或經營科對成本預算認真審核完畢后,提出書面審核意見,并上報有關主管部門批復。
4.4 批復成本預算
主管部門根據預算科或經營科提出的審核意見,結合實際作出增減預算或同意預算的批示。
4.5 成本預算執行
項目承攬單位根據主管部門的批示,重新修訂成本預算,成本預算一經確定,即成為工程項目內部組織生產經營活動的重要依據,不得隨意更改。工程項目部是成本預算的直接執行單位。成本預算只有與財務核算、項目實施相結合,才能達到預期效果。由財務人員兼職執行這項工作比較合適,執行人員結合工程進度、工程計量資料和財務核算情況,定期編制詳細的成本分析表。與成本預算對比分析,對工程后期成本、利潤情況進行預測,并反饋公司有關職能部門。成本預算執行中出現的重大偏差,要及時報告項目經理,項目部班子應認真查找原因,如果人為因素造成的成本溢漲,立刻糾正嚴控成本,并追究責任人責任。因客觀原因造成的成本偏差,應及時向公司職能部門說明原因,提出修訂成本預算申請,經有關部門審核批復后,按新的預算成本執行。
5 成本預算管理運用影響因素分析
5.1 主觀因素
(1)決策層的重視程度。成本預算管理的作用及效果取決于企業管理制度的設計及執行的有效性,而這種有效性直接取決于決策層對成本預算管理辦法的態度。可以說決策層對成本預算的態度決定了整個單位的態度和行為。管理辦法預期所能帶的價值和效益,只有引起決策層的高度注意和賞識時,才有可能成為公司的制度、政策和規定。想法再好,預期效果再明顯,如果得不到領導層的認可和支持,執行力度會大大減弱。同理,成本預算管理辦法的運行也需要一個良好的環境,并以規章制度形式公布于公司各部門,對所有員工進行約束,從而為成本預算管理辦法的順利實施創造條件。
(2)管理層的執行力和管理水平。成本預算管理辦法能否層層落實,與它的執行部門密切相關,管理層是公司制度、辦法的真正執行者,同時也是各部門的負責人。作為成本預算管理部門的執行機構,即項目實施部門、預算科或經 營科、主管部門的負責人應具有高度責任感,充分認識到成本預算管理辦法的真正意義和重要作用,提高預算管理執行力度。狠抓落實,成本預算管理辦法才能收到預期效果。作為執行機構負責人如果不支持不認同本辦法,那么他的部門成員也不可能去認真執行,最終導致成本預算管理辦法流于形式,半途而費。
(3)成本預算管理參與人員的綜合素質。作為成本預算管理的參與人員不僅要熟悉施工項目預算和基礎財務知識,還需熟悉項目的施工工藝、主材市場價格等相獎信息,如果能具有豐富的施工經驗,成本預算管理質量可能更加明顯。
5.2 客觀因素
(1)工作量計量不及時。工作量計量不及時,是影響成本預算分析表填報滯后的原因之一。執行情況分析表是根據工程的形象進度編制的,計量部門不能及時提供準確工作量,形象進度無法確定,當期進度收入及工程成本就不能科學估算和確認。
(2)項目設計變更,新增工作單價處于洽商之中。項目實施過程中,因地質條件變化引起的設計變更是不可避免的。設計變更可能會導致新增工作內容的出現,新增工作量沒有合同單價可依,與業主或甲方一時洽商未果,導致成本預算執行分析表與實際成本出現差異。
(3)市場材料單價升降不定。大型項目一般時間跨度較大,主材價格處于或漲或降變化中,項目實施前的成本預算是根據當時當地的市場價格編制的,實施過程就會出現預算成本與實際成本出入,導致同期同等工作量其實際工程成本不一致。
(4)省外項目,管理薄弱。項目部是省外項目的組織機構,直接主管項目的生產、質量和安全,項目經理是控制成本,使項目達到預期利潤目標的第一責任人,公司職能部門對項目的管理及控制相對來說,就顯得比較薄弱,只能間接了解成本預算的執行情況、財務收支等情況。項目部作為成本預算的基礎責任中心,直接影響和決定成本預算執行分析表的質量和時效。
(5)項目決算時間滯后。工作量的變更引起的各種問題,需要長時間與業主或甲方協商溝通,工作量的計量及有關單價的確認是影響決算的關鍵因素,另一方面,工程項目竣工驗收受建設單位、監理單位、質檢部門等多方面的約束,竣工驗收資料需層層審核層層審批,過程復雜繁鎖,都會導致項目決算時間滯后。所完工作量和有關單價不能及時得到業主或甲方的確認,相應地與分包方的工程款也不可能及時結算,這也是影響成本預算分析的原因之一。
6 提高成本預算管理運用效果的對策
(1)成本預算體系與財務、業務系統緊密集成,實現成本事前預測、事中控制、事后考評分析。成本預算分析報表在編制過程中必須以財務收支數據為基礎,結合項目實際進展情況進行調整才更科學更切合實際,另外,通過財務系統,比較預算成本,嚴把費用支出關,才可能真正做到事中控制。
(2)加強制度落實力度,提高職工預算管理意識,為預算管理釀造良好的運行環境。良好的運行環境是成本預算管理貫徹執行的保障,是充分發揮其作用的前提條件。
(3)加強各級預算責任中心的溝通交流,拓寬信息傳輸通道。成本預算管理是一個從下到上,逐級編報和審批的過程,各責任中心只有加強合作與溝通,才能使成本預算管理的相關信息快速傳輸。及時反饋到各有關部門,提高其運行效率和質量。
(4)提高成本預算參與人員的綜合素質,嚴控數據來源渠道。成本預算的填報應以財務數據為基礎,以市場單價為依據,按照工程形象進度據實編制。參與成本預算管理的人員不僅應具有高度的職業道德,還應學習和掌握與成本預算相關的知識,嚴格控制數據來源,防止弄虛作假和人為編造。
(5)成本預算管理與績效管理相結合,建立節約獎勵、超支處罰責任制。在項目的實施過程中,實施單位應按實際執行情況編制月度、年度成本預算分析報告,及時地將實際成本與計劃成本進行比較,找出差距,分析原因,有效地控制資源的浪費,提高經濟運行質量。項目完工后,及時對其進行考核,根據成本計劃的實施情況、盈利情況、其他指標的完成情況,作出獎勵或處罰的決定,對取得可觀經濟效益的大型項目,提高獎勵額度,充分調動經營者的工作熱情。
