近幾年來,中國景區行業開始對民營企業開放,大量民營資本投資于旅游景區的建設,中小型景區企業數量增多。中國景區對科學管理的要求日益提高,這在當前全球性金融危機背景下顯得更為迫切。旅游景區投資額大,日常維護成本也較高,而且現金流量大,因此做好內部控制是其經營能否成功的關鍵因素。中小型景區企業應更為積極和主動地建立和完善企業內部控制系統,以完善的管理系統應對外部環境的挑戰,變危機為轉機。
1 折扣和應收賬款的內部控制
1.1 折扣 對景點的需求大都具有彈性,因此景區往往通過不同的定價吸引更多的游客,如在淡季降低門票價格、向低收入者如學生等群體讓利、打折促銷或推出低價位的家庭票與團體票等。折扣是營業收入和應收賬款的減少額,必須嚴格監督折扣政策的執行情況。通過內部控制制度,進行嚴格的審核,分離授權、執行和記錄工作,使這種減少額保持在合理的范圍內并為企業的最終利益帶來好處。在折扣規定中應詳細說明享受折扣的條件和折扣比例,保證折扣的適度性,并階段性地審查企業是否得到相應的利益以對折扣政策做出調整。另外,為防止有人利用折扣政策為自己謀私利的行為,必須制定接受和執行折扣的核實、復核、審批和記賬流程。對景區經營而言,還有一種特殊的情況,即接待費用過大。大部分地區的景區都面臨各種各樣的免費接待任務,這是景區本身較難控制的一個方面。
1.2 賒銷和應收賬款的控制 允許客戶在短期內欠賬,是多數企業奉行的銷售政策,其目的是使營業收入最大化。旅游業務的特殊性決定了賒銷的必然性,應收賬款在旅游企業的資產中占有相當大的比重,而且這些應收賬款往往無法回收或難以回收,這是常年困擾旅游企業的問題,所以必須對賒銷業務與應收賬款進行嚴格控制。首先審核旅行社的資信情況,保證團隊賒銷賬款的可收回。其次,確定客戶是否真實存在或確定反映在應收賬款上的債權數是否真實存在,以防止不存在的應收賬款被虛列。第三,應收賬款的總賬和明細賬應由不同職員根據有關憑證分別登記,并獨立于記錄人員。第四,具備有效的追債制度來解決事后付款的旅行社和租賃經營者。第五,對應收賬款的各種調整都必須經過財務經理的審批才能進行。
2 現金的內部控制
景區一般每天都有門票收入,這是以現鈔存在的現金收入,也是景區企業的主營收入。現金是企業資產中流動性最強的項目,具有極大的被盜或挪用的風險,而且景區現金收入業務頻繁,比較容易造成錯誤的發生,因此必須逐日、逐項記錄。建立健全的現金業務內部控制制度是一項細致而繁瑣的工作,但卻是一項極受重視的基本控制制度。首先最基本的應該嚴格限制能夠接觸現金的人員,并做到出納員、會計、支票保管員、現金支出審批人等人員的職務分離。其次,現金的收支應及時、正確地記入日記賬、明細賬和匯入總賬,遵循日清月結的要求。第三,各類單據應編號,并定期按順序和時間審核。景區門票一般都有編號,但開票和收款的往往都由同一人擔任,而且很多情況下這一人還同時負責管理或領取門票,而且也無法通過現金收銀機來記錄,而每日營業后的審核和現金的保護也常被忽略,這樣很容易造成錯誤和舞弊。第四,加強現金支出的預算控制,資金的使用要有規劃,切忌隨意。景區所處的市場是高度季節性的,現金流量表在景區預算中具有重要作用。
3 固定資產、遞耗資產的內部控制
景區企業是依托一定的旅游資源和設施設備進行經營的,固定資產和遞耗資產在總資產中所占的比重較大。固定資產和遞耗資產的購置或取得需要較大的花費,對成本影響大,而且任何計價或記錄上的錯誤,或賬實不符的錯誤,都會在很大程度上改變企業真實的財務狀況。另一方面,固定資產和遞耗資產一經投建就難以改變,或要花費更大的代價才能改變,甚至導致企業經營困境。通過內部控制制度,使景區固定資產和遞耗資產保持良好的經營狀態和盈利能力,防止低效率使用和對經營資金的不利影響。
首先,資產的使用、保管、盤查、報廢等職務必須分離。其次,資產的購買除了采用訂貨和驗收控制制度的方法和程序外,還需審核購買合同中各種條款的合理性,并防止超出批準的預算。而對遞耗資產而言,一般還需要對勘探和估價過程進行控制。第三,所有資產必須記錄入賬,并保證折舊、折耗或攤銷方法的合理,防止技術錯誤和人為錯誤。第四,要使固定資產長期使用,定期的維修和保養是必要的,企業應建立和實施保養和維修制度,要求專人負責,并根據賬面記錄盤查各種資產,保證賬面存在的資產實際存在。第五,固定資產價值的漏計或錯計都可以通過一定的程序加以控制,但資源無法或難以合理的計價使內部審計面臨不少難題。景區旅游資源的計價一直難以取得突破,特別是自然或文化遺產資源,這是景區內控方面的難點。 4 投融資的內部控制
4.1 融資 景點開發初期成本通常較高,需要一次性投入較大的資金,特別是主題園景區。大多數企業的經營活動都從籌資開始,要持續發展更需要籌資。籌措的資金構成了企業資產的主要來源,所以能否對籌資活動進行有效地控制對企業的財務狀況和經營影響很大,而且也決定著能否吸引潛在的投資者。首先,籌資業務涉及債權人或股東、債權或股票、政府、銀行、資產擔保等方面,內部控制制度應保證有關文件的真實和有效性,防止違反規定的義務或承諾,使籌資業務在法律允許的范圍內進行。其次,必須保證籌資活動得到適當的審核,財務經理負責編制籌資計劃,并提呈董事會審批,最后再以書面文件記錄。第三,職務分離制度,即籌資計劃的編制人員與審批人員分離,辦理債券或股票發行的職員與會計記錄人員分離等。第四,債券和股票的簽發、發行和保管制度以及利息和股利的支付制度都是籌資內控的重點。
4.2 投資 有些景區資金常常捉襟見肘,有些景區資金則小有富余,還有些景區必須保持對資金的良好運營。景區發展常常需要一定形式的投資活動,而且旅游業具有高度的關聯性和季節性,投資活動是景區經營所不可少的。然而投資往往涉及較大的資金往來,也構成企業的重要資產,且存在較大的變動風險,所以景區必須加強對投資的內部控制。
首先,必須保證投資活動經過適當的審批程序,并符合有關法律法規。投資計劃的編制、執行都必須經過嚴格的復核審查,投資決策和效益必須予以記錄。其次,投資業務涉及多個環節,每一環節必須指定具體的負責人,并做到職務分離,即投資計劃的審批人、編制人、執行人與會計人員分離。第三,設立有效的財務分析制度,為投資計劃提供基礎,降低失敗風險程度。第四,投資資產的取得、保管、處置應得到嚴格的審批、記錄和有效控制。第五,對投資業務保持完整的記錄和入賬,特別是對投資損益必須正確地、公允地揭示。
5 季節性特征的內部控制
景區經營的季節性對內部控制產生了重要影響。季節性是景區經營的重要特點,不管是景區的營業收入還是現金流,不管是資源和設施的使用還是投融資方面都表現出季節性,所以經營的季節特性對以上各個內控環節都有一定的影響。如景區企業對銀行貸款可能要求能夠季節性償付,旅游旺季的資源和設備的損耗以及人工成本的支出可能是淡季的好幾倍。為此,在旅游旺季更要加大內控措施,嚴格遵循內控程序。
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