實施內部控制是我國走向社會主義市場經濟,與世界經濟接軌的要求,是建設社會主義和諧社會,維護社會主義市場經濟秩序的重要舉措。
一、內部控制的含義
內部控制是指單位組織為保證業務活動的有效進行,保護資產的安全和完整,防止、發現、糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。內部會計控制是指單位為了提高會計信息質量,保護資產的安全、完整,確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。內部控制包含內部會計控制,內部會計控制是內部控制的重要組成部分,是內部控制的基礎。
二、實施內部控制的必要性
目前,我國經濟正進入社會主義市場經濟,而建立和健全社會主義市場經濟體制需要相當長的一個過程,而在這個過程中,由于新舊體制正在轉換,各種法律法規,特別是財經法規還不十分完善,受利益驅使,出現了各種各樣的違法違規現象。而行政事業單位也同樣不可避免地存在管理混亂和違法違規的問題。主要問題如下:
1.經費開支無章可遁或有章不遁。行政事業單位的經費支出普遍缺乏明確的開支標準,特別是招待費、辦公費、會議費、培訓費等;有些制定了開支標準的,卻不認真執行,仍采用實報實銷方式;一些較大開支,事前不做計劃和申請,開支后只要有經手人、證明人、審核人簽字,財務部門就給予報銷。由于對經費開支控制不嚴,造成費用開支過大,也是我國公款消費嚴重過大的重要原因。
2.財務管理不規范。一是資金管理混亂,未能按規定用途使用資金,專項資金與正常經費之間經常相互擠占、挪用;很多單位都是按照收入規?；ㄥX,對資金支出的合理性、效益性缺乏分析,致使重復開支現象嚴重,浪費巨大。二是現金管理混亂,很多單位沒有按照現金的結算標準支付現金,大額現金支付的現象比較普遍;坐支現金的情況比較嚴重;單位庫存現金余額過大,超過單位日常零星開支所需現金。三是應收賬款管理不嚴,對借款和欠款長時間不來銷賬和還款的單位和職工未進行催收和清理,以致最后形成呆賬、壞賬。
3.資產管理混亂。一是資產賬實不符,由于固定資產入賬不及時,低值易耗品和固定資產劃分不清,又不定期進行固定資產盤查,致使行政事業單位普遍存在資產賬實不符的現象。二是資產流失現象嚴重,很多低值易耗品等存在存貨處于無人保管狀態,捐贈的固定資產也不入賬,已完工的基建項目未入固定資產賬,資產處置不符合規定,未經批準變賣固定資產,變賣固定資產取得的收入未按規定入修購基金,長期將固定資產借給其他單位使用。
4.崗位設置不合理。由于不少行政事業單位受編制限制,人員緊張,崗位安排不盡合理,許多單位存在一人多崗、不相容崗位兼職現象。決策人、經辦人、審核人、記賬人員都沒有完全分離并相互制約,出納兼審核、采購兼保管的現象比較普遍,極易出現貪污挪用行為。
5.內控意識淡薄。一是沒有形成以制度管事,以制度管人的意識,單位領導對內部控制制度重要性的認識還不夠到位,單位職工也習慣于主要領導講了算的工作方式。二是很多行政事業單位只重視本單位的事業發展,輕內部管理,認為只要完成目標任務就行了,至于內部管理的好壞則是次要的,以致崗位設置不是從內控制度的要求出發;有的認為內部控制只是財務部門的事情,與其他部門無關。
三、建立內部控制系統的建議
1.樹立和增強內控意識
首先要強化單位負責人的內控意識,單位負責人作為單位組織的最高管理者,他的意識行為都對全體員工起著關鍵的影響,所以《會計法》也明確規定:單位負責人對本單位內部會計控制的建立和健全及有效實施負責。這些都說明單位負責人在內部控制活動中起著主導作用。因此,要加強對單位負責人的教育培訓,提高他們對內部控制重要性的認識,這樣才能使他們切實履行建立和健全及有效實施內部控制的職責。其次要加強對單位全體員工的教育培訓,使他們對內部控制有著深入而全面的了解,樹立和增強他們在內部控制中的責任意識。特別是加強單位財務人員的職業道德教育和業務培訓,使他們在內部控制中能認真實施各項財務管理制度,有效發揮財務監督作用,杜絕不法行為發生。 2.符合內部控制原則
內部控制原則主要有以下幾方面:(1)合法性原則:即單位建立內部控制制度時,必須遵守國家有關的法律、法規。(2)有效性原則:內部會計控制應當約束單位內部涉及會計工作的所有人員,任何個人都不得擁有超越內部會計控制的權力。(3)全面性原則:內部控制應當涵蓋單位內部涉及會計工作的各項經濟業務及相關崗位,并落實到業務處理過程中的各個環節。(4)不相容職務相分離原則:內部會計控制應當保證單位內部涉及會計工作的機構、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分,堅持不相容職務相互分離,確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監督。(5)成本效益原則:內部會計控制應當遵循成本效益原則以合理的控制成本達到最佳的控制效果。(6)適時性原則:內部會計控制要適合單位的實際情況,要具有可操作性。
3.建立行政事業單位內部控制系統的思路
行政事業單位的經濟業務規模沒有企業那么大,也沒有企業那么復雜,但是,仍有必要建立自己的內部控制系統。行政事業單位內部控制系統最基本內容應包括:崗位分工控制、經濟業務控制、監督檢查。下面就這三方面內容進行說明:
(1)崗位分工控制
行政事業單位一般都能根據自己的業務需要來設置崗位,劃分工作職責,也就是崗位責任制。這也是內部控制的基本要求。但是,崗位職責的劃分是否完全符合不相容職務相互分離要求,就很少有單位能夠做到。所以一定要對單位的各項業務進行細化,按照不相容職務相互分離要求來設置崗位,并明確該崗位的職責和權限,最好能針對每個崗位上的職工編制職責說明書,讓他們能更加詳細地知道自己的工作范圍和權限,防止崗位互竄現象。概括地講,應該加以分離的主要不相容職務有:決策人員、經辦人員、審核人員、記錄人員、保管人員,即決策職務要與經辦職務分離;經辦職務要與審核職務分離;經辦職務要與記錄職務分離;保管職務要與記錄職務分離。
(2)經濟業務控制
內部會計控制內容分為10大經濟業務,與企業相比,行政事業單位的經濟活動相對簡單些,所以內部會計控制的內容與企業有所區別。筆者認為行政事業單位內部會計控制內容主要有四個方面:貨幣資金、采購與付款、固定資產、預算管理。
?、儇泿刨Y金內部控制
不相容職務相互分離控制。貨幣資金業務處理實行錢帳分管;出納員不得兼管總賬;任何一筆資金收付業務的發生和處理不能由一人單獨包辦到底。
現金控制。庫存現金必須在規定限額內,收入的現金應及時送存銀行,當天未及送存現金應集中存放在保險箱內。不得坐支現金。出納員應做到對庫存現金“日清月結”,主管部門應對庫存現金進行定期和不定期檢查。
銀行存款控制。銀行存款要及時對賬,銀行存款調節表應由出納、記現金日記賬和銀行存款日記賬以外的第三者編制,發現核對不符的項目,要及時報告有關負責人,以便調查并做出處理決定。
票據控制。貨幣資金收支憑證應與原始憑證核對相符,一切付款應經批準,原始憑證要齊全。發票和收據要按順序編號,領用空白發票、收據要進行登記。支票的簽發至少要有出納員和會計負責人兩個簽名,空白支票不得簽名蓋章。
印章控制。財務專用章應由專人保管,個人名單應由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。嚴格履行簽字或蓋章手續。
②采購與付款控制
不相容職務分離控制。需要進行分離的職務有:請購與審批;詢價與確定供應商;采購與驗收;采購與會計記錄;驗收與會計記錄;付款審批與付款執行。不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。
授權批準控制。明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和工作要求。審批人應當根據采購與付款業務授權批準制度的規定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限。
請購控制。明確請購程序,規定相關部門人員的職責權限。
審批控制。建立請購審批制度,明確審批權限,并由審批人根據其職責、權限以及單位實際需要等對請購申請進行審批。
采購控制。采購部門要嚴格按照批準的請購單的要求來進行采購,要按照成本效益原則,降低采購費用,要貨比多家,既要比價格,也要比質量。
驗收控制。建立驗收催收制度,督促供應商按期交貨。采購的商品運到后,驗收部門按照合同清點數量,檢查質量,驗收合格后在驗收單上簽字或出具驗收證明。
付款控制。財會部門將收到的收貨單、驗收單和購貨發票后,應與請購單和購貨合同進行核對,經過核對無誤,才辦理付款業務。 ?、?固定資產控制
不相容職務分離控制。需要進行分離的職務有:請購與購建;審批與購建;驗收與購建;驗收與付款;保管使用與記賬;報廢審批與報廢執行。
授權批準控制。明確審批人員授權批準的方式、程度和相關控制措施,規定審批人的權限、責任以及經辦人的職責范圍和工作要求。審批人不得越權審批。
取得與驗收控制。按有關制度規定購建固定資產。建立固定資產驗收制度,驗收合格的固定資產,辦理交接手續,登記固定資產賬,按有關制度規定支付固定資產款項。
資產處置控制。建立固定資產處置環節的控制制度,明確固定資產處置的范圍、標準、程序、審批權限和責任。重大固定資產處置,實行集體審議。
?、茴A算控制
不相容職務分離控制。預算工作的不相容崗位:預算編制與預算審批;預算審批與預算執行;預算執行與預算考核。
根據預算管理工作的業務環節和特點分別制定預算編制控制制度;預算執行控制制度;預算調整控制制度;預算分析控制制度;預算考核控制制度。
(3)監督檢查
內部會計控制制度為單位規范內部經濟業務管理實現內控目標發揮了重要作用,但是內部會計控制也會存在不足,其執行效果如何,還需通過有關部門進行監督評價。所以單位應當重視內部會計控制的監督檢查工作,建立監督檢查評價制度,由專門機構或指定專門人員具體負責內部會計控制執行情況的監督檢查,確保內部會計控制的貫徹實施。內部會計控制檢查的主要職責是:對內部會計控制的執行情況進行檢查和評價。寫出檢查報告,對涉及會計工作的各項經濟業務在內部控制上存在的不足提出改進建議。對執行內部會計控制成效顯著的內部機構和人員提出表彰建議,對違反內部會計控制的內部機構和人員提出處理意見。
對內部會計控制實施監督檢查的工作可由內部審計機構執行,也可委托中介機構實施。
參考文獻:
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(作者單位:廣西柳州交通征費稽查處)
