當前行政單位內部控制現狀不容樂觀,亟需尋求加強內部控制的方式與對策。
一、我國行政單位內部控制的現狀
(一)對內部控制的重要性認識不足。我國經濟正向市場經濟邁進,高質量的財務會計信息對經濟發展和維護經濟秩序尤為重要。目前相當一部分行政單位對建立內部控制制度不夠重視,執行也不得力,在建立時殘缺不全或有關內容不夠合理。
(二)對預算重要性認識不夠。編制預算缺乏預見性,致使一些工作的開展受到影響;項目預算編制沒有與本單位實際工作相結合,造成預算內申報的項目不能執行,而要執行的項目卻沒有編入預算。同時一些單位沒有按照預算列支的項目、范圍、金額來執行預算,預算約束力不強,造成部門預算中各項目之間混用,并時常有違法違紀現象發生。
(三)資產管理松散,不適應新公共財政體制管理的要求。資產管理未緊密與預算管理聯系在一起,重錢不重物,片面追求財政資金。在資產配置中存在隨意性,與本單位實際工作結合不夠、導致配置的資產利用率低,甚至閑置。在采購中未執行政府采購相關規定,造成資金浪費。
二、加強行政單位內部控制的基本方式與具體對策
(一)不相容職務的分離
在行政單位中,應當加以分離的職務通常有:授權與執行某項經濟業務的職務要分離;執行與審核某項業務的職務要分離;執行與記錄某項經濟業務的職務要分離;保管與記錄某項財產的職務要分離等等。為了使所有有關人員了解內部控制制度,尤其是那些委派給各人的任務、職權和責任的界限以及所有的方針程序,行政單位應根據單位內設機構及職責,明確各自職權范圍,規定財務工作流程和內部審批程序,并結合系統流程圖來反映,最好是以內部正式文件或內部質量管理體系文件來規范和明確。
(二)授權批準控制
授權批準控制要求各級管理人員必須在授權范圍內行使職權和承擔責任,經辦人員必須在授權范圍內辦理業務。授權批準分為“一般授權”和“特定授權”。“一般授權”是對辦理經濟業務權力、條件和有關責任者的規定。如費用報銷簽字的授權,簽訂一般經濟技術合同的授權等?！疤囟ㄊ跈唷笔菍μ囟ㄊ马椀牟僮?如對價值較高資產的委托管理等的授權。同時對于重大事項應經領導集體決策。為了保證對授權批準控制,必須明確每項經濟業務的授權批準程序,建立授權批準檢查制度。
(三)會計業務記錄控制
會計業務記錄控制主要包括會計憑證控制、會計賬簿控制、會計報表控制等內容。會計憑證控制的主要內容有:原始憑證的合法性、真實性、有效性控制等。會計賬簿控制必須以經過審核的會計憑證為依據,全面、連續、及時地記錄和反映單位的經濟活動。會計報表的種類、格式和內容應當符合國家會計法、會計準則及行政單位會計制度的規定。
(四)強化預算管理、控制和監督
一要科學合理地編制部門預算,實行預算內外綜合統籌,進一步細化收支項目。二要推進項目庫建設和管理,加強項目預算精細化管理,研究探索項目支出標準和項目績效評價體系,科學合理安排項目預算。三要加強預算監督,嚴格預算約束,進一步加大財務檢查力度,對預算使用出現明顯違反預算管理要求和規定的單位,采取必要措施來懲戒,切實提高預算管理質量。四要做好預算執行的反饋,對預算執行拖延或超額執行的應查明原因,仔細分析,并在以后年度預算中加以改進。
(五)強化外部監督
財政、稅務、審計等部門,應結合專項檢查工作對行政單位內部控制建設的科學性、有效性等進行檢查與監督,形成有效的監督合力,同時應結合財政預算監督、年度財務報表審計、干部離任經濟責任審計、重大工程項目審計等,從外部督促行政單位進一步加強內部控制。 三、加強內部控制應注意的幾個問題
(一)內部控制制度的建立應考慮本單位的實際情況
國家有關部門所頒發的內部控制的有關規定,只能說是從總體上給予了一個框架,行政單位應以法律為準繩,以行政規章為標準,以有關會計及相關制度為原則,結合本單位實際情況,制定出本單位的內部控制制度,制度應切實可行,應便于各部門和職工在實際工作中運用。
(二)遵循成本效益原則
從全面性角度來說,內部會計控制的控制環節和關鍵點越多,采取的措施越復雜,控制越嚴密,其控制效果越好。但是,行政單位控制的環節越多,控制措施越復雜,相應支付的控制成本也就越高。一般而言,各種內部控制的方法和程序所需支付的成本不應超過發生錯誤或潛在風險可能造成的損失和浪費。
(三)強化檢查與考核,并建立有效的激勵機制
為了保證行政單位內部控制制度能有效地發揮作用,并使之不斷地得到完善,行政單位必須定期對內部控制制度的執行情況進行檢查與考核。對于嚴格執行內部控制制度的,給予精神鼓勵和物質獎勵;對于違規違章的,堅決給予行政處分和經濟處罰,并與職務升降掛鉤。只有做到壓力與動力相結合,才能最終達到內部控制的目的。
