此處以一行政單位為例,從內部控制涵義和目標,研究與評價,實際設計其內部控制制度三方面去說明行政單位內部控制會計制度的建立,以下是三個方面的詳細說明:
一、內部控制概述
(一) 內部控制的涵義和目標
1、內部控制的涵義
我國的獨立審計準則指出,內部控制是指被審計單位為保證業務活動的有效進行,保護資產的安全和完整,防止、發現、糾正錯誤和舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策和程序。
從這個概念可以看出,內部控制包含以下幾層含義:
(1)內部控制是行政單位為了達到一定的財務目標而制定的。
(2)控制貫穿于行政單位經營管理活動的各個方面,只要存在經營活動和經營管理,就需要相應的內部控制。
(3)內部控制的內容不僅包括控制經營活動的各種方式、方法同時也包括各種程序和步驟,還包括行政單位制定的各種規章制度。
2、內部控制的目標
建立健全行政單位的內部控制是行政單位領導層的責任,行政單位的內部控制目標一般要達到:
(1)保證行政單位的業務均按照適當的授權進行。
(2)能保證行政單位的所有交易和事項以正確的金額,在恰當的會計期間及時記錄于正確的賬戶,同時財務報表的編制符合有關的會計準則、制度。
(3)能保證經過適當的授權才能接觸、處理行政單位的資產與記錄。
(4)能保證定期進行賬實資產核對。
二、行政單位內部控制的研究與評價
1、評價行政單位內部控制的健全性
評價行政單位在內部控制制度是否嚴密、各環節相互監督,設計的措施和方法是否能起到查錯糾弊的作用。內部控制健全性的標志有:
(1)行政單位的內部控制制度遵循了內部控制的原則。
(2)在關鍵控制環節相應的設計了控制點。
2、評價行政單位內部控制的有效性
設計很健全的內部控制,也會因為主觀的原因而失效。評價內部控制的有效性,應弄清以下的問題:內部控制如何應用?是否一直應用?主要由誰來應用?
3、評價行政單位內部控制可采用的方法
評價內部控制,可通過符合性測試來進行,一般采用統計抽樣的方法來進行。
三、根據以上的理論,按照內部控制規范的要求,建立一個科學的內部控制會計制度。
建立內部控制稽核制度
為了加強稅務經費的管理,對各經費的收支及會計憑證、賬簿、報表及其他會計資料指定人員進行稽查與復核,以保證經濟活動的合法性、真實性、準確性、合理性進行會計監督,以保護國家財產的安全與完整。依據《中華人民共和國會計法》、財政部《會計基礎規范》,制定本制度。
一、稽核工作的組織形式與具體分工
第一條:主管局長全面組織本單位的稽核工作,計財科科長負責經費總稽核工作。
第二條:稽核崗位按會計崗位交叉設置,各崗位的會計人員不能兼任本崗位的會計稽核,只能兼任其他會計崗位的稽核。
第三條:出納人員不得兼管稽核工作。
二、稽核工作的職責、權限
第四條:各稽核崗位人員對各自負責稽核的經費財務收支逐筆審核,對審批手續不全的財務收支,應當退回,要求補充手續;對違反規定不納入單位的統一會計核算的財務收支應當制止和糾正;對違反國家財政財務等制度規定的財務收支,不予辦理,并制止或糾正;對制止或糾正無效的,應向總稽核人、主管局長提出局面意見請求處理;對嚴重違反國家財經法規,危及國家利益的收支,由計財科負責向財政、審計機關報告。
第五條:對會計憑證的審核,必須認真負責,對因會計科目使用錯誤的,要當事人予以糾正;對手續不全的,要求補充、更正;對弄虛作假,違紀違法的原始憑證,不予辦理并扣留憑證,向當事人單位領導匯報,要求查明原因,追查責任,對嚴重違紀的,堅決予以制止。
第六條:對會計賬簿和會計報表的審核,必須嚴格按照《會計基礎工作規范》的要求認真辦理,發現賬簿記錄與實物、款項不符,應當按照國家有關規定和會計制度規定進行處理;對偽造、變造、故意毀滅會計賬簿或設賬外賬行為,以及指使、強令篡改財務報告行為,應當制止和糾正,制止和糾正無效的,應向局領導或上一級領導報告,請求處理。
三、審核會計憑證和復核會計賬簿、會計報表的方法
第七條:審核會計憑證
審核會計憑證所反映的經濟業務是否真實、合法,是否符合財會制度要求,會計科目是否適用正確,檢查所附的原始憑證內容與記賬憑證的借貸科目表達的內容是否一致等。
(一)審核原始憑證
審核原始憑證的內容與記賬憑證所反映的經濟業務是否相符、合法,原始憑證中應具備的內容是否齊全,有無涂改,挖補現象。
各崗位的會計人員在核實原始憑證時,必須具備以下內容:
1、原始憑證必須具備的基本要素:財政或稅務部門印制章;憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱;經濟業務內容、數量、單位和金額,必須蓋有填制單位的公章(或財務專用章)。
2、單位對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的財務專用章。發放個人的支出原始憑證,必須格式化,有領取款項的名稱、單位、領款人姓名、金額、領款人簽字、經辦人、單位領導審批簽名或者蓋章。
3、凡填有大寫或小寫金額的原始憑證,大寫和小寫金額必須相符;購買實物的原始憑證,背面必須有驗收人證明;對一式幾聯的原始憑證,只能以報銷聯作為報賬憑證。
4、支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款憑證,不能僅以支付款項的有關憑證如銀行匯款憑證等代替。
5、職工因公借款憑據,必須附在記賬憑證之后;收回借款時,應當另開收據,不得退還原借款憑據。
6、經上級或有關部門批準的經濟業務,應當將批準文件作為原始憑證附件,如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明文件的批準機關名稱,日期和文號。
(二)審核會計賬簿
1、賬簿設置的復核
①賬簿的設置需全面,系統反映和監督本單位經濟活動的情況,為檢查各項經費的使用情況提供系統分類的核算資料。
②不能重復設賬,賬簿的格式,要按照所記錄的經濟業務的內容和需要設置,總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬為訂本式,各明細分類賬用活頁式,并按規定設置齊全。
③根據內部管理的需要,設置輔助賬、備查賬。
2、賬簿啟用的復核
按規定要求填寫賬簿啟用及交換表,啟用新的會計賬簿時,要在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱,注明啟用日期,賬簿起止頁,記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等,并加蓋名章和單位公章,如果記賬員,會計機構負責人或會計主管人員調動工作時,要在“啟用表”上注明交接日期,接辦人員和監交人員姓名,并由交接雙方簽字或者蓋章。
3、賬簿登記的復核
①為了保證賬簿記錄的正確性,審查會計人員是否根據經過復核的記賬憑證登記有關賬簿。
②審核每筆賬簿記錄是否記載記賬憑證日期、編號、摘要、金額等內容;各種日記賬、明細賬是否根據記賬憑證序時逐筆登記;總賬是否根據記賬程序的規定登記;檢查已登記入賬的賬簿記錄是否相應在記賬憑證上標記注明。
③檢查賬簿中書寫的文字和數字,是否留有適當的空格,以便發生錯誤碼時修改。
④檢查當賬簿登記發生錯誤時是否按正確的更正方法更正,紅藍墨水使用是否正確。
⑤審核賬簿登記是否正確、清晰,是否按頁順序連續登記,有無跳頁、跳行、隔頁現象,以及登記需結轉另一賬頁時,是否按規定結計“過次頁”和“承前頁”金額。
⑥檢查賬簿登記是否完整登記,是否有重復和漏記現象及結賬是否按規定期間結賬和有無提前結賬現象,核實結賬的規范性和數據的正確性。
(三)復核會計報表
會計報表應由編表人復核后,經稽核人員審核,再經主管局長審核無誤,對外上報。復核會計報表的內容為:
1、是否按國家統一會計制度規定定期編制財務報告,編制的財務報告必須數字真實,計算準確,內容完整,說明清楚。
2、會計報表之間,會計報表各項目之間,凡有對應關系的數字,應當相互一致。
3、審核應編制的報表是否齊全,表賬是否相符,表表之間數據是否相互銜接和相符。
參考文獻:
1.《審計》財政部注冊會計師考試委員會辦公室編,中國財政經濟出版社2003.3出版
2.《會計實務操作技能》龍錫柱主編,廣西民族出版社2002.6出版
3.《獨立審計準則第9號—內部控制與審計風險》
