我國內部審計發展比較晚,內部審計本身就存在著一些不足,而對于工程審計也就不可避免的存在如設計管理制度、招投標和合同管理不完善、現場簽證不規范、建設項目審計的廣度深度不夠等問題。本文根據目前高校建設工程項目常出現的這些問題,嘗試提出了一些相應對策。
一、建立健全規章制度,嚴格按程序操作
學校主營基建工作和財務、審計、監察等職能部要建立健全與基建工程相關的各項規章制度,如圖紙設計、工程發包、合同簽訂、組織施工、相關驗收、預結算審計、工程付款和工程廉政管理等工作都要制定相應的內控制度,做到有章可循,操作有序,違章必究。
工程建設應遵循其本身所特有的建設程序進行,概括地說,應先計劃后論證,先勘察后設計,先設計后施工,先驗收后使用。具體地說,在前期準備階段,主要是做好編報和審批項目建議書、可行性研究報告及項目年度投資計劃;辦理建設用地規劃、建設工程規劃、建設用地和建筑施工等方面的許可證;確定設計、監理、施工單位。在工程實施階段,應著重抓好施工現場管理,嚴格控制工程進度、質量和投資。在竣工階段,首先要進行竣工驗收,然后由施工單位編制好工程結算,送主管基建工作的部門初審,并由學校內部審計機構或委托社會中介機構及時進行終審等程序。只有建立健全相關規章制度,嚴格按規程操作,才可以減少和避免各種失誤與損失。
二、把好圖紙設計關、審核關
圖紙設計質量的好壞不僅影響工程質量和使用功能,也直接影響工程投資。一旦做出投資決策后。投資控制的關鍵在于設計質量。實踐表明,圖紙設計一般決定工程造價在75%以上,可見設計質量對整個工程項目的投資影響是至關重要的,因此在設計中要兼顧技術和經濟統一,在滿足工程項目使用功能的前提下,科學合理的設計將會使工程造價降低。
但是由于建筑設計專業性較強,高校的基建等部門人員大都不具備對圖紙設計的質量提出有針對性的審查意見。對此,一是建議學校實行設計招標,并通過設計招標和設計方案競選優化設計方案,如設計方案是否經濟、美觀、安全、實用。同時可通過相應的獎懲機制來確保設計質量,如在設計合同中明確設計責任,對設計漏項、設計失誤、過于保守等約定索賠金額;二是創造條件對設計好的圖紙進行審核,如提請審圖公司對設計圖紙提出存在的問題與設計合理性、合規性和經濟性等,以求在沒有進行施工招標之前優化設計,提高圖紙設計的質量,進而提高標底的準確性;三是積極推行“限額設計”,如按結構的部位或功能的不同將資金劃分為若干單位,設計人員根據限制的額度進行設計。
三、加強工程施工合同審計,維護合同嚴肅性
工程施工合同是學校與施工單位為完成商定的建筑安裝工程明確相互權利和義務的協議。它是工程建設質量、進度、投資的主要依據。審計部門應著重從以下幾方面進行審查:(1)合同依據審查。審查項目是否在年度計劃之內,合同總價是否在預算之內以及簽訂人是否符合法定程序;(2)招標文件審查。審查投標報價要求,評價標準和方法,進度付款辦法,計價取費依據,結算辦法,合同主要條款,竣工驗收后保修工作的措施,及施工單位資質、信譽、業績等;(3)合同內容審查。審查合同內容的完整性、合法性,合同與招標文件之間及合同各項條款之間的一致性、合理性、可行性、嚴謹性和細致性等。
四、注重施工階段的審查,把好關鍵環節
建筑工程施工中出現的問題是當前無法預見的。而一些隱蔽工程在結算時只能以簽證為依據,如土方開挖,基坑隱蔽,管線預埋等。這就需要審計人員深入現場確認,做好相關記錄與證據資料。更重要的是到現場熟悉施工情況,了解實際施工工藝、施工程序及使用的材料是否與合同要求一致等,掌握第一手材料。此階段審計應著重注意以下幾點:工程是否按圖紙、按規范施工。對合同內沒有的工序和項目要及時提出并做好記錄。做好材料、設備采購及暫定工程的審查。一方面要看這些材料設備是否都是按招標文件要求采購、施工;另一方面看建設工程中暫定工程及暫定材料、設備有無重新認定。審計人員認真核實后,并以簽證或聯系方式詳細記錄下來。認真審查工程簽證。簽證是工程在實施過程中對未盡事項或變更項目的說明和記錄,是施工過程中的動態調整,一般以變更通知書或變更簽證、變更申請報批表等方式出現。施工階段各個環節管理得好是控制造價、節約投資和保證工程質量的關鍵,同時也減少了結算中的麻煩。
五、嚴格工程結算審計,加大處罰力度
1.工程量的審計。一是熟悉竣工圖紙,先粗看平面圖或立面圖,后看細部圖或大樣圖;先看總說明,后看細部說明;先了解工程的基本概況,后了解工程的材料和做法。二是如有的工程項目與原設計要求不完全一致,必須與修改圖紙或圖紙技術交底會審記錄相符。三是工程量的計算方法,必須符合工程量計算規則,看有關數字的演算是否有多算、重算、冒算和錯算現象,工程量計算規則明確規定不能計入的部分,堅決不能算。四是工程量計算所采用的圖紙尺寸等,必須與竣工圖紙設計要求一致。五是工程量計算過程必須列有工程量計算表,審核時對工程量計算表進行復核,檢查計算過程及其結果的正確性。六是要對工程現場的工程量進行抽查,實地測量,看竣工圖的工程量數據是否與現場測量的工程量數據相符。
2.定額套用的審計。一是審核結算選用的定額是否正確、合理,即干什么工程,用什么定額;注意各專業冊的適用范圍及使用界限。二是審核結算選用定額的時效性,即定額開始使用和停止使用的日期。三是要審核相關的定額子目套用是否合理,各分項工程單價是否與定額單價相符,其工作內容是否與定額規定一致;例如定額項目的工程內容已扼要地說明主要的施工程序,次要的雖未具體說明,但已考慮在相應的定額內;又如定額各子目中的工日數、材料消耗量、機械臺班數量不能任意調整;有無高套、重套、錯套、混套定額等現象。四是要審核定額換算是否根據有關規定和實際情況進行換算;要弄清允許換算的內容是定額中的人工、材料或機械費用中的全部還是部分,換算方法是否準確,采用的系數是否正確。五是要審核補充定額編制的依據和方法是否正確,材料預算價格、人工工日及機械臺班單價是否合理,對于缺項定額是否甲已雙方協商或參考其他專業定額,有無利用缺項子目套取投資的情況。六是審核估價部分,看估價是否合理,是否計入直接費用。七是對于實行工程量清單報價的工程結算,要審核結算單價是否與中標時的報價相一致。
3.取費的審計。主要審核工程類別是否與實際工程相符,取費級別是否與企業實際相符,結算取費是否與地方文件規定的計費基數和取費標準相符,同時要注意取費文件的時效性。
六、培養和提高工程管理人員的責任心
定期或不定期地組織有關人員進行業務學習,加強對建筑法、合同法、招投標法、審計法、會計法等法規制度的學習。特別是對新建校區臨時抽調的人員,要進行施工管理、施工監督、材料采購等業務的培訓,并要求有關領導和相關人員都要參加,學習掌握基建專業知識與技能,以提高工程管理水平,避免在實際工作中發生失誤;要加強崗位責任管理,實行獎罰結合的管理辦法,將一些工作權利、責任同個人的經濟利益掛鉤,如對不按工作規程實施,弄虛作假,決策失誤的人員實行經濟責任與行政責任追究等等。通過學習與責任追究,使管理人員的專業管理能力與工程建設管理的需要相一致。
高校建設項目工程審計是一項知識面廣、綜合性強的工作,但目前我國高校內部審計人員少,因此僅靠內部審計機構一家是不夠的,必須與學校基建、紀委監察、財務等職能部門共同聯手,才能真正的把這項工作做好。
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(作者單位:中北大學審計處,中北大學經濟管理學院 山西太原 030051)
