財務管理系統早于HIS的開發應用,其初衷是實現會計電算化,擺脫手工賬。發展至今已日臻完善。但作為醫院信息系統的一個子系統,還沒有與醫院信息系統對接,也就是說兩大系統需要一個接口來實現信息系統的整合。
一、醫院信息系統與財務系統的現狀
HIS的初級階段是針對醫院的收費系統進行改革,對加強醫療費用的管理起到了重要的作用。HIS系統克服了人為因素對收費工作的影響,有效杜絕了醫療行業的不規范收費,使收入準確性大大提高,醫院收費行為的誠信度也大為提升,同時,HIS的應用大大縮短了患者交費的時間,既方便了患者,也提高了工作效率。目前,醫院的HIS和財務管理系統相對獨立運行,財務系統著重于會計核算,HIS系統主要是收費管理與藥品管理,部分醫院的HIS中有電子病歷、醫囑、影像等系統,但重點還是費用管理。
對于財務系統而言,HIS主要是提供門診住院的各種收入數據,藥品的進銷存匯總報表等,但由于兩套系統的數據庫結構和編程語言、運行平臺等不一致,導致財務系統一般不能直接從HIS中讀取所需數據,HIS的門診系統和住院系統需要每日每月向財務部門日報和月報收費報表,財務部門根據報表手工編制憑證,進行會計處理。這樣各自獨立運行的系統,相互之間缺乏應有的核對機制,對應的財務數據會出現不一致,人為主觀的因素會影響財務數據的真實性、正確性和完整性。時間越長,誤差就越大,積累的差錯也越多,如果各部門之間不能及時地稽核發現,會造成很大的財務隱患。如:
1.根據財務制度規定,每天的門診住院報表都需要在財務系統中反映,出納和會計需要每日對報表進行逐筆賬務處理,應對每一項收入都要核對,大量的簡單重復勞動大大降低了工作效率。如果責任心不強,對于報表不能認真核實,只是照貓畫虎地錄入,會給醫院收入管理造成很大漏洞;
2.收費員可能利用報表的時間差,將門診收入、預交款、住院收入等不及時入賬,挪用甚至貪污;或收費員計算機知識較好,利用系統設計漏洞進入后臺修改系統程序,使部分醫療收入不能匯總到報賬表中,借機貪污醫療收入;
3.在票據管理方面,使用來源不明的票據,私自收費或偽造HIS系統匯總報表,不按系統匯總數據報賬;
4.HIS中其他子系統如藥房和藥庫系統的月報表也缺乏應有的監督。藥品是醫院重要的資產,財務部門必須隨時了解藥品的購入、消耗、庫存情況,如果報表正確性不能保證,直接會給醫院資金的使用和財務決策帶來很大隱憂。
二、財務系統和HIS數據對接的設想
從工作內容的聯系上來看,醫院財務系統和HIS之間是你中有我、我中有你的關系。HIS為財務系統提供基礎數據,系統生成的各種報表作為會計核算的原始憑證;財務系統反映HIS運行的結果,從宏觀上控制和協調HIS的運行。會計核算是一個綜合的整體,會計科目相互之間有著緊密的聯系。在正常情況下,醫院兩套系統之間對應的數據都是一致的,因此,克服技術上的瓶頸,整體構建規劃,制定一套數據標準,轉變業務流程,設置HIS與財務系統數據接口,財務系統直接從HIS中讀取相關報表數據,自動產生記賬憑證,使得HIS數據與財務系統數據兼容共享,不僅可以有效提高對收費票據的監控力度,督促各部門及時報賬,減少財務隱患,而且從財務監控角度考慮,HIS與財務系統的數據接口可以完善報表上報與審核、票據管理、藥品等消耗材料管理,最終完善全院各部門財務數據的審核,保障資金安全與收入完整。
1.報表上報及審核確認。實現兩套系統接口后,報表的上報分為兩種,其一是收費處專人將所有收費員當日全部日結表匯總打印后送至財務部門。其二是系統將自動匯總報表數據,會計人員從后臺系統接收匯總的報表數據,將報送的紙質報表和自動接收的數據進行對照,審核無誤后,財務系統自動生成記賬憑證,確認收費部門的收入,予以報賬。這一功能的實現將在很大程度上的減少財務憑證的錄入工作量,極大提高財務人員的工作效率。通過兩條途徑報表,相互對照,保證了財務系統和HIS系統收入完全一致。財務系統與收費系統得到無縫隙鏈接,使該環節的差錯率降至最低。
2.票據管理。門診掛號、門診收費、預收款、出院結算等票據應由財務部門的票據專管員授權在HIS系統上激活使用。專管員要隨時監控系統中已用票據、在用票據、未用票據的使用狀態,隨時監控收費員是否使用來源不明的票據,進行違規操作。票據從領用到銷號都在財務有效控制之中。實現系統數據對接票據銷號功能后,HIS系統中票據產生的收入,與財務系統中的收入在對賬時,很容易發現差錯點。對發現的差錯點票據專管員可及時查明原因進行處理。在設置報賬確認和票據銷號兩個功能共同控制下,只有報賬確認后,才能做票據銷號,原則上不報賬即無法銷號,以此督促收費員及時報賬。
3.通過分析門診住院日報表、月報表,及時了解臨床一線的收入完成狀況,可進一步對比發現收費行為的異常反映,規范收費管理,控制藥品收入在總收入中比例。通過報表直接獲得藥品和醫用衛材等的消耗支出,對比預算執行情況,為下一步安排使用資金做決策提供第一時間的精確資料。
4.數據稽核。數據接口實現后,可指定專業人員隨時查詢HIS及財務系統相關數據。定期和隨機對HIS提供的匯總數據進行抽查復核;對HIS備份系統中可能未報賬收入進行核查;依照HIS匯總數據對財務憑證進行核查;對醫院同一期間科室核算總收入與財務報賬總收入是否對應進行核查;對同一期間預收款收入及結算收入中預收款金額數據是否對應進行核查等。通過多方核查,對收費工作進行有效監控,達到及時預防、發現及糾正違規行為發生的目的。HIS與財務系統數據接口的實現不僅提高了財務人員的工作效率,在會計內部控制中也將發揮重要作用,同時為醫院全成本核算及單病種核算提供基礎數據,實現財務精細化管理,提升醫院整體管理水平。
三、實現數據接口后的管理
1.制定完善、嚴格的內部管理制度。實現信息化管理的目標,數據的安全是第一位的。依照有關的管理規定,結合醫院的實際情況,制定完善嚴格的計算機系統管理制度是其重要保障,如計算機電子信息系統操作管理制度、電子信息系統網絡安全管理制度、電子信息系統信息檔案管理制度等一系列制度。對各崗位操作員、管理員進行嚴格的規范管理,確保系統能夠正常運行。
2.加強系統日常操作管理控制。兩大系統日常操作管理從操作員的權限級別和系統操作流程兩方面進行控制。操作權限控制是指每個崗位的工作人員嚴格按照所授權的權限對財務和HIS系統分別進行操作;權限級別和所屬功能要科學合理分配,嚴禁越權操作。系統設計、軟件開發等技術人員與實際業務操作人員必須相對獨立,管理人員與操作人員的崗位職責分開;前臺系統是一線收費和執行人員使用,管理人員使用后臺系統;相互牽制、相互制約并及時發現和糾正錯誤。操作流程控制是指各個崗位操作嚴格遵循會計業務和處理流程進行,流程的設計要科學嚴謹,要能及時堵塞漏洞及消除隱患。
3.充分發揮內部審計獨立的審計監督功能,加強對信息系統的內部審計。由于HIS運行的特殊性,審計人員在內部審計中除了運用常規的審計手段外,還必須熟練掌握HIS的有關知識,才能發揮審計的監督職能。審計人員可從制度、運行、數據分析等方面進行審計監督。通過核查信息系統管理的內部控制制度是否健全和有效,相關措施是否落到實處;通過分析控制的薄弱環節,評價這些環節可能造成的影響,是否會產生潛在風險,對醫院在預防、發現和糾正違規行為的控制措施做出客觀合理的評價,并提出改進措施,完善系統設計,實現管理的良性發展。
(作者單位:山西省人民醫院 山西太原 030012)
