會計監督和會計核算是會計的兩大基本職能。二者在實施過程中,時間上的重疊部分即為內部監督的事中監督。會計事中監督是對正在進行中的會計業務采取科學的方法和手段,控制問題,糾正偏差,保證經濟活動按照計劃執行,達到預定目標。會計核算過程中加強會計事中監督,可達到事半功倍的效果。高校會計核算過程中,應加強會計事中監督管理,通過保證會計核算程序理性,提高會計信息質量。
一、明晰高校會計環境,注重內部會計監督
“經濟越發展,會計越重要。”社會主義市場經濟的巨大成就是高校會計所處的經濟環境。2000年開始施行的新修訂的《會計法》、《會計基礎工作規范》、《高等學校財務制度》、《高等學校會計制度(試
行)》、《支付結算管理辦法》、《事業單位國有資產管理暫行辦法》、《招標投標法》、《政府采購法》及有關部門頒布的財務管理和會計核算規定,構成了高校會計所處的法律環境。高校擴招政策實施以來,經濟規模增長迅速,社會關注度提高;資金來源渠道增多,包括銀行貸款的基建資金、接受捐贈的基建資金和獎學金、企業提供的科研經費或后勤設施投資;學生在企業、社區或農村完成實踐教學課程。這些構成了高校會計所處的社會環境。外部會計環境趨于復雜,利益相關者管理越來越現實,對高校會計信息質量的要求更高。
外部會計環境約束了高校所有的經濟活動,內部會計環境直接約束了高校的會計活動。經過上一輪的本科教學水平評估,參評高校都建立了一套本單位的財務管理制度,制作成《財務制度匯編》,將外部會計環境轉化成可操作的內部會計環境。單位人事政策和組織機構決定的會計人員地位和獨立程度、內部審計機構和審計制度的建立及正常運轉是內部會計環境的重要組成部分。內部會計環境影響財經法律法規的執行力度,決定了高校會計信息的生成質量。
《會計法》要求“各單位應當建立、健全本單位內部會計監督制度”。財政部于2001年陸續發布《內部會計控制規范》,要求“建立適合本單位業務特點和管理要求的內部會計控制制度,并組織實施”。高校沒有健全的內部會計控制制度和內部審計機制,單位經濟活動和會計工作將會處于內部會計控制無力狀態。會計人員是高校會計信息質量保證的關鍵環節,注重內部會計監督才能提高會計核算水平,保證會計信息源的質量。
二、明晰高校會計核算風險,加強事中監督
會計監督在時間上分為事前監督、事中監督和事后監督。單位內部會計監督進行事中監督及時性強、效率更高,加強事中監督是提高單位內部會計監督水平的有效途徑。會計核算風險更加要求會計人員加強會計核算的事中監督。
會計風險是會計信息失真的可能性,具有客觀性,存在于會計工作的各個環節。會計核算風險是會計人員直接、經常面對的風險。高校財務活動日益復雜,特別是面臨行騙、假發票、虛開發票等社會環境,高校會計核算風險防范須不斷加強。高校會計核算風險如原始票據不規范,經濟業務活動審批不符合規定,經費審批越權,招投標手續、政府采購手續及固定資產管理手續不完備,結算方式不符合規定,款項支付錯誤甚至重復等等,不僅會造成會計信息失真,還可能造成貪污腐敗、國有資產流失等嚴重違法行為。
高校會計核算風險普遍存在于會計核算環節,危害性很大。高校會計核算風險控制要嚴格執行財經法律法規和內部規章制度,保證會計信息質量的要求。在會計核算過程中加強事中監督,是控制高校會計核算風險的有效途徑。
三、高校會計核算事中監督體系
會計信息生成與披露的過程理性,是會計信息真實的保證。會計核算是會計信息的生成過程,事中監督是保證這種過程達到理性的有效手段。高校會計核算的事中監督是對經濟業務基本完成后在報銷付款環節的監督,是財務部門可以控制并有效實施的一種單位內部會計監督。
(一)事中監督主體
事中監督主體必然是財務部門內的財務人員,可以分為三個環節:審核原始憑證并制作記賬憑證的會計人員,復核人員(記賬憑證復核和出納復核),記賬人員。記賬憑證制作是會計信息進入系統的入口,記賬憑證制作人員是事中監督最為關鍵的主體,是事中監督質量和有效性的決定者。
(二)事中監督內容
事中監督內容就是上述的會計核算風險控制點。實務中,高校根據財經法律法規及有關財經規定,制定本單位執行的財務管理制度。一般情況下,財務人員事中監督的內容就是將上述會計核算風險控制點與財務管理制度進行匹配,審核原始憑證的合法合規性、業務審批及財務審批等報銷程序的合理性。其匹配度越高,風險越小。
經濟業務列支的經費是否屬于預算項目開支范圍也是事中監督的重要內容。預算管理是財務管理的核心,會計核算過程在較大程度上就是預算執行過程。會計核算過程中對預算項目開支范圍的監督是提高預算管理質量和財務管理水平的有效途徑。
(三)事中監督實施
單位內部會計控制措施大多集中在財務報銷付款環節最終執行完成。會計核算的事中監督既是單位內部會計控制措施有效實施的關鍵環節,也是會計信息生成的入口環節。事中監督的執行程度和水平集中體現了單位內部會計監督的效率和水平。
當前,高校基本上都建立了成熟的會計電算化局域網絡,為會計核算實施事中監督提供了便利的條件。會計核算系統的項目管理子系統可以通過項目控制模型規范支出科目的選用,通過禁止項目額度超支和設置警示額度監督預算執行進度,通過項目支出明細分析報表監督項目支出范圍的合理性。會計核算系統的往來管理子系統可以監督往來款清理進度,以防公款的占用或挪用。雖然會計核算計算機系統對會計事項和會計人員能進行實時監督,但事中監督的實施更多地需要財務人員的職業判斷。
記賬憑證制作人員對原始憑證的審核監督負責,是會計核算事中監督實施的第一責任人。他們要按《會計基礎工作規范》的要求審核監督原始憑證的合法合規性,防止假發票、虛開發票及虛構經濟業務;按《內部會計控制規范》的要求審核監督業務審批手續的完備性(包括招投標程序及審批手續和政府采購程序及審批手
續)、財務審批手續的完備性(如支付款項的資金審批手續);按《事業單位國有資產管理暫行辦法》審核監督資產管理手續的完備性,防止國有資產流失;按《支付結算管理辦法》審核監督支付結算方式的合法合規性,防止套取現金;按學校《年度綜合財務預算》審核列支經費是否符合預算項目開支范圍及預算執行進度,防止突擊花錢和現金流風險。
內部復核稽查人員對記賬憑證的審核監督負責,是會計核算事中監督實施中對記賬憑證制作人員的監督。主要監督記賬憑證制作人員履行內部會計監督職責的情況及會計核算中的錯漏事項。出納復核側重于對金額及支付結算方式的監督。
記賬結賬人員是手工會計環境中登記賬簿的人,對記賬的憑證會有一次自動的復核檢查,也是實施事中監督的有效環節。在會計電算化環境中,日清月結的記賬結賬(登記賬簿)環節仍有事中監督的功能,但因計算機操作太方便而使事中監督的有效性大打折扣。每日記賬結賬之前,檔案管理人員對紙質會計憑證與電子會計憑證一致性的檢查,也有類似的事中監督作用。
報銷流程設計對實施會計核算的事中監督有較大的影響。按原始憑證審核、制作記賬憑證、記賬憑證復核、出納復核、支付結算、記賬憑證歸檔的順序的報銷流程可起到上述的事中監督作用。在實務中,支付結算也有可能在制作記賬憑證之前完成。這時,仍然需要制作記賬憑證會計人員事前審核原始憑證并簽字蓋章,以保證事中監督的有效實施。
四、高校會計核算事中監督難點分析
(一)事中監督與經濟業務真實性的問題
會計人員無法核實所有經濟業務的真實性,《會計法》規定會計人員“對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受”。但真實合法的原始憑證并不能保證經濟業務的真實性。會計人員通過原始憑證內容和已有會計數據進行邏輯審核和職業判斷,可以發現一些經濟業務的真實性問題。比如預算指標為1 000元的教研項目,列支700元的復印紙,這種業務的真實性是較容易判斷的。對這種原始憑證規范、報銷程序理性但經濟業務真實性有問題的情況,會計人員如何實施有效的事中監督?實務中,會計人員只能及時向領導請示匯報。如果領導批準報銷,那么會計人員對這種業務的事中監督有效性會大大降低。
(二)事中監督與提高會計服務質量的矛盾
要提高會計服務質量,會計人員勢必盡量滿足經濟業務報銷的要求;加強事中監督,會計人員必須糾正票據的不規范性和報銷程序的不合理性。二者明顯是矛盾的。會計服務是會計職業道德規范的范疇,會計監督是會計法律法規的要求。因此,加強事中監督是基礎,是首要原則,提高會計服務質量要為提高事中監督效率服務。
對預算項目開支范圍和預算執行進度的事中監督,會計人員可以通過提高會計服務質量來提高事中監督的效率。會計人員采取項目經費預算執行情況反饋、借款催報、項目經費收支報表等方式,主動向業務部門提供會計服務及信息溝通。這樣既可減輕會計核算的事中監督壓力,又可提高財務人員對學校發展及管理的參與度。 (三)事中監督與新業務新情況
會計核算的事中監督就是評價會計核算事項與已有財務管理制度的匹配性。制度安排都具有一定的局限性,經濟發展必然會出現制度未能安排的新業務和新情況。會計人員及時將新業務新情況報告給制度制定者或有權修改者,并得到有效的反饋,就是對新業務新情況實施的有效的事中監督。
會計核算和會計監督都是會計人員的職責。會計人員在會計核算過程中加強會計監督,是通過強調程序理性來提高會計信息質量的過程。高校會計人員在對教育經費核算過程中加強事中監督,既是提高會計信息質量的要求,也是防范會計風險和財務風險的要求,對提高教育經費使用效益更具有重要的現實意義。●
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