一、會計電算化的發(fā)展現(xiàn)狀對企業(yè)內(nèi)部控制的不利影響
1、內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，層層復(fù)核、道道把關(guān)，具有嚴(yán)格的審核復(fù)查機制。實現(xiàn)會計電算化后，會計數(shù)據(jù)一般都集中由計算機數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理，審查、復(fù)核等控制被削弱，甚至消失；電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，如果不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行隨意操縱處理，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
2、會計電算化系統(tǒng)的建立提高了控制舞弊、犯罪的難度。在電算化環(huán)境下，由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。利用計算機進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能更大。所以，加強電算化會計的控制和自控能力就十分重要。
3、改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境。企業(yè)使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)要求，進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度就顯得更為重要。
4、改變了會計資料存儲介質(zhì)。在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。過去書面形式反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證等基本會計資料減少甚至消失了。會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。在計算機中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。
二、關(guān)于完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)控制度的建議
1、加強防止電算化犯罪的法制建設(shè)。會計電算化犯罪是一種高科技的新型犯罪，必須制定專門的法規(guī)對此加以有效控制，而人作為會計電算化系統(tǒng)的實施主體，加強工作人員的職業(yè)道德建設(shè)，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視財務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到會計電算化系統(tǒng)實施和應(yīng)用的主體誠信。
2、強化組織管理控制。加強對人的行為的規(guī)范與約束。在會計電算化系統(tǒng)中，建立有效的內(nèi)部會計控制，首先要有恰當(dāng)?shù)慕M織控制。企業(yè)應(yīng)對原有的組織機構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，組織機構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且按精簡、合理的原則進(jìn)行設(shè)置同時規(guī)范每一操作人員的操作權(quán)限，將不相容職權(quán)的崗位相分離，同時建立職責(zé)分工制。要重新設(shè)計各崗位的職責(zé)權(quán)限以及相應(yīng)的內(nèi)部牽制制度，做到各司其職、相互牽制。
3、加強軟件開發(fā)、硬件管理以及加強對原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確度控制。會計電算化應(yīng)用軟件開發(fā)質(zhì)量的優(yōu)劣，直接關(guān)系到會計信息的質(zhì)量。加強軟件開發(fā)，不僅要求開發(fā)的系統(tǒng)符合會計規(guī)定，還應(yīng)從軟件設(shè)計入手，將內(nèi)控制度措施設(shè)計于程序中。同時要加強硬件設(shè)備的管理，保證硬件運行的可靠與穩(wěn)定。建立嚴(yán)格的管理制度，實行專機專用、專人負(fù)責(zé)。企業(yè)應(yīng)建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的資料進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。這樣才能更有效的保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。
4、健全會計檔案管理制度。在實行會計電算化之后，隨著存儲介質(zhì)的改變，對會汁檔案管理的要求也比較嚴(yán)格，合理完善的檔案管理制度一般應(yīng)有合格的檔案管理人員、完善的檔案存檔手續(xù)和檔案的保密規(guī)定、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備、完善的資料借用和歸還手續(xù)，以及定期對存放在磁性介質(zhì)上的檔案資料進(jìn)行檢查、備份，同時為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和手段，企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強制備份功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
5、加強內(nèi)部審計。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計人員應(yīng)研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，掌握其審查方法，審核電子會計賬目的真實性、合法性和安全性，稽核、評價會計電算化系統(tǒng)運行的安全性和可靠性，應(yīng)對審計情況進(jìn)行歸納整理，并將審計結(jié)果及建議形成報告，以便相關(guān)者決策，保證電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制更加完善嚴(yán)密。
總之，電算化會計系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，范圍更大、控制程序更復(fù)雜，它應(yīng)將職能控制與程序控制、人工控制和計算機控制相結(jié)合，是一種綜合性多方位的控制制度。各級管理者必須給以足夠的重視，并加以認(rèn)真解決，以提高企業(yè)的財務(wù)管理水平，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和企業(yè)管理水平。
