【摘要】 本文圍繞電算化條件下的內(nèi)部會計控制問題,在分析會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制影響的基礎(chǔ)上,研究了當(dāng)前會計電算化中存在的主要問題,并提出了電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干舉措。
【關(guān)鍵詞】 電算化;內(nèi)部控制;會計
一、引言
會計電算化進(jìn)一步向深層次的發(fā)展,給企事業(yè)單位帶來巨大效益的同時,也給企事業(yè)單位的內(nèi)部控制帶來更嚴(yán)峻的考驗。財政部頒布的《內(nèi)部會計規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計控制的有效實施。”單位在建立了電算化會計系統(tǒng)后,會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機(jī),會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機(jī)系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應(yīng)順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準(zhǔn)確性,確保財產(chǎn)的安全,為單位的經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。因此,建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
二、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響
內(nèi)部控制是企業(yè)在會計工作中為維護(hù)會計數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)完整性而制定的各種規(guī)章制度、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為顯著。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
(一)控制方式發(fā)生變化,由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制
手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會計電算化后,會計賬務(wù)的集中化處理,使會計部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細(xì)賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的是計算機(jī)內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展,會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能,業(yè)務(wù)事項可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。例如昔日應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項,現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成,昔日應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項,現(xiàn)在集中在一個部門甚至一個人完成。會計電算化后企業(yè)的內(nèi)部控制制度是由人通過會計軟件來實現(xiàn)的,由人員和計算機(jī)相結(jié)合來共同完成。
(二)控制對象發(fā)生變化,由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)控制為主
手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄在紙張之上,并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化后,會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上,使會計核算無紙化,修改數(shù)據(jù)不留痕跡。隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī),并由計算機(jī)自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成了。
(三)加大了控制舞弊、犯罪的難度
手工會計系統(tǒng)中,會出現(xiàn)由于會計人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等而產(chǎn)生的無意識錯誤。會計電算化系統(tǒng)后,輸入數(shù)據(jù)正確、計算機(jī)程序正確和設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三者具備才能保證財務(wù)信息的準(zhǔn)確性,如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯,就會使處理結(jié)果錯誤。現(xiàn)實中,由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加之?dāng)?shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此,計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會計電算化系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。由于控制方法、對象等方面的變化,企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)的要求,因此進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。完善會計電算化內(nèi)部控制的基本思路為:堅持明確分工、相互獨(dú)立、互相牽制、相互制約的安全管理原則,建立系統(tǒng)的人工與機(jī)器相結(jié)合的控制機(jī)制,使會計電算化運(yùn)行的每一個過程都處于嚴(yán)密控制之中。
三、當(dāng)前會計電算化中存在的主要問題
會計電算化的發(fā)展給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在如下幾個方面:
(一)對財會軟件的控制方面
對于軟件本身,由于當(dāng)前的財會軟件都著重開發(fā)賬務(wù)處理與報表管理,對于其它如成本核算、市場預(yù)測等功能,開發(fā)力度較小,使得在處理此類問題時,不能自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù),不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測功能。可以說當(dāng)前的許多軟件只是減少了會計而已,并沒有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。另外,會計軟件的修改必須經(jīng)過周密地計劃和嚴(yán)格地記錄,經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改,計算機(jī)會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,權(quán)限要控制。
