作者：薛鵬 高健
上海會計2002.2
會計電算化工作中若干問題的探討
薛鵬 高健
會計電算化以其高效、自動、方便、準確、及時等優點正日益受到廣大會計人員的歡迎。目前，我國會計電算化的普及也發展很快。但在此過程中也產生了許多新問題。筆者就多年的電算化實踐，提出下面一些值得注意的現象，供大家參考。
一、存在著有法不依、違法不究的現象。我國財政部在1994年相繼頒布列關于大力發展我國會計電算化事業的意見》、《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規則》、《會計核算軟件基本功能規范》等文件，這標志著我國會計電算化工作已納入法制化的軌道。但有部分單位的會計人員根本就不知道這些法規的具體內容，在實際工作中有了違規行為后，也沒有相應的部門去監管。對此，財政部門應加大指導和監督力度。同時，單位內部也應建立嚴格的管理制度，使國家的法規真正落到實處。
二、數據備份隱患多。在會計電算化法規中曾明確規定，實現會計電算化的單位應堅持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管。但在實際工作中往往出現以下幾種情況：（l）部分單位不能堅持每天備份，致使機器一旦出故障，部分帳務數據丟失；（2）備份的數據盤沒有定期檢查，一旦發生問題沒有相應補救措施；（3）絕大多數財務軟件只支持軟盤備份，而軟盤存在著容量小、易出故障、成本高等缺陷；隨著光盤存儲技術的日趨成熟和價格的逐步下調，軟件研究單位應增加光盤備份的功能。
三、會計資料保管期限受到限制。按《會計電算化管理辦法》規定，電子計算機替代手工記帳后，其會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計檔案要打印輸出，而且要按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。但目前一般實現會計電算化的單位，其會計檔案都是通過針式打印機打印出來，經過一段時間后，字跡往往會褪色，達不到規定的保存期限，字跡就難以辨清。目前已處于信息時代，所有的帳簿數據資料完全可以采用電子帳簿的形式，不需要再采用高成本的措施——打印所有帳簿。對此，財政部門似可加以研究并對原有法規作必要的修改。
四、財務數據共享性差。目前，有許多單位在購買財務軟件時，往往只考慮財務部門工作的需要，沒有從整個單位信息管理的總體要求出發，結果導致財務部門和其他部門信息的中斷，其他部門也不能通過網絡有效地共享財務部門的信息，不能真正滿足信息時代對信息傳輸和處理的要求。因此，軟件開發單位應多推出一些成熟的管理信息系統軟件；單位在購買軟件時，也應從單位整體角度出發，真正實現整個單位信息管理的現代化。
五、同一行業內部財務軟件的使用情況混雜。部分行業在開展會計電算化的過程中，沒有從整個行業角度考慮。下屬各單位使用的財務軟件品種多，由于各種財務軟件的數據接口、使用方法木一樣，就導致了報表匯總、數據查詢、數據傳輸的不方便。對此，財政主管部門可以規定某些特殊行業必須使用指定的財務軟件，這樣國家可以方便地通過網絡進行財務檢查、專用資金使用情況分析，單位也可以利用網絡及時地進行財務報告的傳送。
六、會計電算化工作重視程度不夠。我國財政部明確規定到2010年，全國要有80％以上的基層單位基本實現會計電算化。但在有些地區，目前會計電算化開展的程度非常低，究其原因，其中一個重要因素是部門單位領導和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分會計人員也認為實行會計電算化要從頭學起，以至于有些單位花錢買了計算機和軟件，卻沒有真正使用。
七、現行會計分工模式不利于會計電算化的健康發展。目前部分單位實現會計電算化后，會計人員的分工仍機械地套用原來的分工模式，這種傳統的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。根據會計電算化工作要求，企業應配備以下人員：（1）總會計師，負責企業財務會計工作；（2）會計主管，負責管理會計日常工作；（3）制證人員，負責憑證的制作和錄入；（4）審核人員，負責對憑證的合法性、正確性和完整性的審核；（5）出納人員，負責現金與銀行的收支及銀行對帳等工作；（6）系統管理員，負責系統軟、硬件的正常運行；（7）系統維護員，負責硬件和軟件設備的日常維護；（8）檔案管理員，負責會計檔案和磁性介質的會計檔案的保管工作；（9）數據管理員，負責已復核數據的入帳以及憑證、帳簿、報表的打印輸出工作。
八、會計電算化市場有待進一步規范。財務軟件產品與其他硬件產品不一樣，它存在著服務期限長、服務量大、技術要求高等特點。而目前部分從事財務軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經濟效益，追求量的突破，而沒有真正做好售后服務，致使部分軟件購買單位軟件出了問題無處問，沒人管。從而極大地挫傷了會計人員電算化的積極性。因此，有關部門應盡快地制定出一些具體法規加強對財務軟件銷售公司的管理，進一步規范會計電算化市場。
九、加強會計電算化人才培養。由于會計電算化是一門融計算機學、管理學、會計學、信息學于一體的應用技術，雖然大多數會計人員已接受計算機等級培訓，但與實際應用能力要求還有較大差距。具體表現在以下幾方面：
l．復合型人才欠缺。目前既懂會計又熟悉計算機的人員相當少，這勢必會影響我國會計電算化的進程，因此單位一方面要引進人才，更重要的是對現有的會計人員加緊培訓。
2、會計電算化培訓內容滯后。計算機的發展可以說是日新月異，在短短幾年時間內，硬件和軟件操作系統都發生了質的變化，而目前的教材卻落后于現實，會計人員通過培訓所學的知識回去后難以適應工作需要。
3．會計人員的后續教育中缺少會計電算化內容。不少地方的會計人員后續教育中，沒有將會計電算化納入必修的內容，致使會計人員缺乏再培訓和定期考核的機會。
十、盲目甩帳現象多。為了鼓勵單位開展會計電算化，減少行政干預，目前部分省市已明文規定（如江蘇省財政廳2001年財會7號文）：財政部門不再自行組織或委托社會中介機構對單位脫離手工帳的驗收。但這并不等于說單位可以盲目甩帳，若因甩手工帳而發生重大失誤的，法規作出了明確規定：將追究有關責任人和負責人的法律責任。因此，單位在甩手工帳之前一定要慎重考慮，在對照財政部門制訂的法規，同時結合本單位的實際情況，才能決定是否甩帳。
十一、重視財務軟件的技術性，而忽略了其實用性。目前，許多單位在購買財務軟件時，往往喜歡買最先進的產品，而忽略了企業自身的情況和需求。現在的會計電算化市場中新概念很多，“網絡財務軟件”、“會計信息化軟件”、“在線財務軟件”等等，如果光考慮技術的先進而忽略了自身的情況，只能導致資源浪費，或因條件不成熟而耽誤了企業會計電算化的時機。
（作者單位：鹽城工學院工商管理系、鹽城市水利工程管理處財務科）
