[摘要]集團公司在內部實行資全集中管理,是經濟效益和管理效應同樣巨大的管理選擇。本文從資金集中管理的目標和特點出發,闡述了資金管理中心的主要工作內容、主要業務流程以及在實施過程中應注意的問題,為實際操作提供了參考價值。
[關鍵詞]集團公司;資金集中管理;業務流程
資金集中管理是當前不少集團公司在資金管理上的重要手段。通過建立資金管理中心,借鑒我國商業銀行的資金管理模式,依托現代化的網絡信息技術,實現資金的統一籌集、分配、使用、管理和監督,達到資金使用效率的最大化。筆者作為安徽煙草行業資金集中管理項目的主要參與者之一,全程參與了安徽煙草資金管理中心的籌建和運行過程。基于此,筆者對集團公司資金集中管理實施過程中主要業務流程及注意事項等方面進行探討,期望對同行有一定的參考借鑒價值。
一、資金集中管理的目標和特點
目前,很多集團公司都具有資產多、規模大、子公司分散、現金流量充足或參差不齊等特點,其內部也可能沒有大量的內部往來結算,但只要集團公司所屬各企業合計沉淀有大量資金,有提高整個集團資金使用效率的愿望,資金集中管理便是一個效益巨大的選擇。
資金集中管理所要達成的目標是:通過建立資金管理中心,加強對集團所屬企業資金的宏觀調控,盤活存量資金,調劑資金余缺,加速資金周轉,降低財務費用,促進資源的優化配置。資金管理中心是在集團公司財務部門內部設立的、辦理內部成員單位現金收付和往來結算業務的專門機構。資金集中管理的特點表現在:
(一)內部成員單位是獨立的核算單位
內部成員單位都具有自己的財務部門和各自的銀行賬戶。集中在資金管理中心的資金不改變其所有權和經營權。
(二)收支兩條線的運作流程
先集中內部成員單位的現金收入,再由資金管理中心根據成員單位上報的現金預算,向各成員單位撥付各自所需的貨幣資金,同時監控資金的流向和使用情況。
(三)對于成員單位之間的內部往來結算不再通過銀行
成員單位之間的內部往來結算由資金管理中心通過“走賬不走錢”的方式進行內部結算,大大降低了整個集團公司的資金需求量。這樣以富余的銀行存款來償還銀行貸款,將會大大降低銀行貸款的數額,降低財務費用。
(四)統貸統還和內部借款
內部成員單位不單獨從銀行貸款,由資金管理中心實行統貸統還,保證整個集團的資金需求量。
(五)成員單位與資金管理中心之間形成存貸關系
各成員單位可以向資金管理中心進行內部存款、內部借款和還款,實行有償存貸制度。
二、資金集中管理的主要業務流程
資金管理中心作為整個集團公司的資金管理機構,負責集團內資金的集中統一管理。其主要工作內容包括:測算整個集團公司的資金需用量,統一對外融資;按全面預算管理的要求進行集團內資金的上劃與下撥i辦理成員單位之間經濟業務的內部結算;調劑資金余缺,計算、收取和撥付內部資金占用費;對成員單位的資金使用情況進行監督和考核等。
要保證資金集中管理模式的成功實現,必須借助于計算機網絡技術,通過信息化來構建資金集中管理系統。針對資金管理中心上述的主要工作內容,資金集中管理系統需要設計出如下一些主要模塊,來完成資金集中管理的整個業務流程,即:資金預算管理、資金劃撥管理、內部結算管理、借還款管理、資金占用費管理、賬務與報表管理、綜合查詢等。每個模塊又分別設置一些子模塊,處理不同的業務。資金集中管理各模塊的系統功能見圖1。
(一)銀行賬戶管理
集團公司在進行資金集中管理之前,需要對資金管理中心和所有成員單位的銀行賬戶進行清理,以便集中管理。資金管理中心在所有協作銀行(一般選擇兩到三個協作銀行)各開立一個賬戶,既是收入賬戶,也是支出賬戶。通過該賬戶辦理內部成員單位收入的上劃和預算資金的下撥等業務。
各成員單位在所在地協作銀行的分支機構中選定一家開立一個支出賬戶,另外選擇一到兩家協作銀行開立一到兩個收入專戶。收入專戶反映成員單位的各項收入及上劃資金管理中心的款項;支出賬戶是成員單位的基本賬戶,反映資金管理中心撥入的款項以及成員單位的各種支出。
除收入專戶和支出賬戶之外的原有其他賬戶應逐步清理。
(二)增設會計科目
資金管理中心和成員單位均需增設“內部存款”和“內部借款”兩個一級科目。“內部存款”科目對資金管理中心來說。核算的是收到的各成員單位的上劃款項,以及下撥到各成員單位的款項;對成員單位來說,核算的是上劃到資金管理中心的款項,以及收到資金管理中心的撥入款項。“內部借款”科目對資金管理中心來說,核算的是借給成員單位的款項,以及收到的成員單位的還款;對成員單位來說,核算的是從資金管理中心的借款,以及歸還資金管理中心的款項。另外,資金管理中心和成員單位均在“財務費用”科目下增設“內部資金占用費”明細科目,該科目核算收付的內部資金占用費。
(三)資金預算管理
資金預算管理的基本處理原則是網上處理與網下協調相結合。各成員單位將初步核定后的預算方案在資金管理系統的預算管理模塊錄入上報。每年年末填寫下一年度的分季度的年度現金預算表,再據此在每月月末填寫下一月的分旬的月度現金預算表。資金管理中心對各成員單位的月度預算計劃進行核準,作為日常性預算支出在每句第一天向各成員單位下撥資金。非日常性的現金預算支出,由各成員單位另行單筆申請,資金管理中心單筆審核、下撥。
(四)資金劃撥管理
資金劃撥管理包括資金上劃和資金下撥。
1 資金上劃。資金管理中心委托協作銀行將成員單位收入實行專戶存款,于每日營業終了,通過電子匯劃系統,自動將成員單位此時點前收入專戶上的所有資金直接上劃到資金管理中心銀行賬戶,將成員單位該收入專戶上的存款掃數為零。所有上劃資金,當日到賬。資金上劃時,資金管理中心借記“銀行存款”科目,貸記“內部存款一XX成員單位”科目;各成員單位借記“內部存款——資金管理中心”科目,貸記“銀行存款”科目。
2 資金下撥。分為日常性資金下撥和非日常性資金下撥。對于成員單位的日常性資金需求,資金管理中心根據各成員單位每月在預算管理模塊上報的分旬的月預算計劃,在每甸第一天撥付到各成員單位支出賬戶;對于成員單位關于基建、技改或對外投資等非日常性活動的資金需求。由成員單位在預算管理模塊隨時申請,資金管理中心審核確認后,隨時及時撥付。資金下撥時,資金管理中心借記“內部存款——XX成員單位”科目,貸記“銀行存款”科目;各成員單位借記“銀行存款”科目,貸記“內部存款——資金管理中心”科目。
(五)內部結算管理
成員單位之間因銷售貨物、提供勞務等發生的經濟業務以及其他往來業務一律通過內部轉賬結算。針對不同的結算情由,收付 各方可以分別選擇主動付款方式或主動收款方式申請結算,在對方審核確認后,系統根據確認的收付金額,自動減少付款方的內部存款余額,增加收款方的內部存款余額,完成付款行為。付款完成后,資金管理系統自動生成可供收付雙方打印的資金結算原始憑證。發生內部結算時,成員單位銷貨(提供勞務)方借記“內部存款——資金管理中心”科目,貸記“主營業務收入(其他業務收入)”、“應交稅費——應交增值稅(銷項稅額)”等科目;成員單位購貨(接受勞務)方借記“庫存商品(其他業務支出等)”、“應交稅費——應交增值稅(進項稅額)”等科目。貸記“內部存款——資金管理中心”科目;資金管理中心借記“內部存款XX購貨方”科目,貸記“內部存款——XX銷貨方”科目。
(六)借還款管理
借還款管理分為借款管理和還款管理。當某成員單位測算到所需資金超過自身擁有的內部存款時,可以提前向資金管理中心申請借款。資金管理中心對借款的金額、用途、期限等進行審核。核準確認后,軟件系統按照核準的金額自動增加該成員單位的內部借款余額和內部存款余額,并從增加之日起開始計收內部借款的資金占用費。某成員單位向資金管理中心進行內部借款時,資金管理中心借記“內部借款——XX成員單位”科目,貸記“內部存款——XX成員單位”科目;成員單位借記“內部存款——資金管理中心”科目,貸記“內部借款——資金管理中心”科目。
如果成員單位以后的內部存款大于正常需用,有富余資金。則既可以到期還款,也可以申請提前還款或可以在到期前分期還款。在申請后由資金管理中心審核確認,軟件系統按照確認的還款金額自動減少成員單位的內部借款余額和內部存款余額。某成員單位進行內部還款時,資金管理中心借記“內部存款——XX成員單位”科目,貸記“內部借款——XX成員單位”科目;成員單位借記“內部借款——資金管理中心”科目,貸記“內部存款——資金管理中心”科目。
資金管理中心為提高資金管理水平,加強內部借還款管理,控制貸款風險,可以參照商業銀行的信貸管理制度,實行信用評級制度,為內部成員單位評定信用等級。對于集團內部信用等級較高的成員單位,資金管理中心可以核定綜合授信額度,需要時可以發放信用貸款。對于內部信用等級較低的成員單位,資金管理中心可以發放內部擔保貸款,由內部信用等級較高的成員單位提供擔保。
(七)資金占用費管理
資金管理中心按照資金有償占用的原則,可對成員單位的內部存款和內部借款計算、收取、支付內部資金占用費。內部資金占用費由資金管理系統根據各成員單位的內部存款或內部借款余額每月結息一次,并生成內部資金占用費通知單。資金管理中心、成員單位可以將該通知單打印出來,按照收到或支付的內部資金占用費相應減少或增加財務費用,納入當期損益。
內部借款和內部存款的利息計算公式如下:
1 內部借款。資金管理中心收取的內部資金占用費=∑[計息期內每筆內部借款數額×實際占用天數×日貸款利率]
2 內部存款。資金管理中心支付的內部資金占用費=∑[計息期內內部存款每天余額]×日存款利率
為了有效調動成員單位在資金管理中心內部存款和內部借款的積極性,制定內部資金占用費率時,在參照銀行同期存貸款利率和衡量內部存款總體余額與內部借款總體余額的比例關系后,適當上浮內部存款的資金占用費率,適當下調內部借款的資金占用費率。這主要是考慮不把存貸利差留在資金管理中心。而是讓利于所有成員單位。
資金管理中心收取資金占用費時,資金管理中心借記“內部存款——XX成員單位”科目,貸記“財務費用——內部資金占用費”科目;成員單位借記“財務費用——內部資金占用費”,貸記“內部存款——資金管理中心”科目。資金管理中心支付資金占用費時,作相反的會計分錄。
(八)賬務與報表管理
1 賬務處理。整個資金管理系統涉及了所有成員單位和資金管理中心的資金收支和收益,因此,對應的會計賬務處理便非常重要。資金集中管理的信息化系統針對所發生的絕大部分資金業務都應自動生成會計憑證并同時記賬。只有少數一些不常見的業務需要手工填制記賬憑證。這樣,可在資金管理系統里產生一個完整的賬務處理系統,包括會計憑證、總賬和分類別的或分單位的明細賬,以便及時反映整個資金管理系統的所有業務處理情況。
2 報表管理。為了反映資金集中管理的總體運行狀況,資金管理中心需要編制多種資金報表。資金管理系統附屬的資金報表模塊可以在每月月底自動生成多種資金報表。供集團公司領導了解整個集團的資金運行狀況。需要編制的資金管理報表主要包括:資金平衡表(類似于資產負債表)、內部存款增減變動表、內部借款增減變動表、內部資金占用費收支表等。
3 對賬管理。資金管理中心需要在資金管理系統里及時記賬、復核、結賬(一日一結)。資金管理系統可以提供自動對賬的功能。每月對賬一次,月末的最后一日為對賬截止日。主要是核對成員單位在資金管理中心的內部存款和內部借款的發生額和余額。
三、資金集中管理實施過程中應注意的問題
(一)爭取銀行、財政和稅務部門的理解與支持
資金管理中心需要與協作銀行達成共識,簽訂銀企合作協議,爭取更好的服務和優惠條件。商業銀行的結算服務和信貸支持可以保證資金集中管理的順利運行,確保資金匯劃快捷、安全,保證生產經營的資金結算和需求。
針對資金管理中心內部結算這一新的款項結算方式,可以請求財政和稅務部門下達專門文件,明確集團公司內部成員單位之間通過資金管理中心辦理的收付款憑證可以視同合規的款項結算依據。
(二)資金集中管理的風險控制
資金管理中心在進行資金集中管理的過程中,會不可避免地存在一些風險:
1 商業銀行的借貸風險轉嫁到集團內部。原來基層企業各自在銀行的借款轉為在資金管理中心的借款,當某基層企業效益不好甚至破產時,原來商業銀行承擔的貸款損失風險可能會轉移到集團公司的資金管理中心。
2 分散風險轉變為集中風險。以前,如果一個或幾個基層企業經營運行困難,一般不會影響到其他企業和整個集團,而現在就有可能拖累到整個集團。資金管理中心統借統還的融資方式,雖增強了融資管理,但也承擔了整個集團的融資風險。
因此,風險控制將是集團公司資金管理中心需日常重點關注的問題。資金管理中心和所有成員單位都要做好建章立制工作,加強銀行賬戶管理,規范操作流程,建立和遵守不相容職務分離控制制度。通過必要措施,有效降低財務風險,促進集團公司加強對所屬企業的控制和管理。
四、結束語
國務院國資委近幾年相繼制定相關政策法規鼓勵央企集團加強資金的集中管理。國資委研究中心自2006年11月起就重點課題“國有大型集團公司資金集中管理”多次召開研討會,以科學發展觀為指導,對推行資金集中管理的模式、效益、前景展開討論,研究資金監管的思路和措施,提升國有大型企業的財務風險控制能力。2007年1月1日起施行的新《企業財務通則》(財政部第41號令)第四章“資產營運”中提到“企業集團可以實行內部資金集中統一管理,但應當符合國家有關金融管理等法律、行政法規規定,并不得損害成員企業的利益。”可見,國家對于國有大中型企業集團的資金集中管理是持續關注、研究并給予支持的。無論是國有性質的還是私營性質的集團型企業,為加強資金監管,累積資金實力,應對金融風險,提高集團整體競爭力,都可以考慮資金集中統一管理的思路和辦法。而在集團公司內部建立財務公司的架構,相對來說要求較強的資金實力和金融專業管理能力,并接受較多監管。因此,建立集團內部的資金管理中心實為事半功倍的選擇。
