摘 要:會計電算化進一步向深層次的發展,給醫院財務管理帶來了新的問題和挑戰。針對醫院會計電算化內部控制的特點,探討加強醫院會計電算化管理的措施。
關鍵詞:電算化管理 內部控制 特點 對策
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2009)06-137-02
隨著計算機技術、網絡技術、通訊技術和數據庫等技術的飛速發展,醫院領導越來越重視和依賴于財務信息作用。特別是各種財務報表、數據要求越來越細,數量越來越多。財務部門作為領導的助手、參謀,就必須及時、準確地提供各種數據,以便領導決策。醫院會計經歷了從手工會計到電算化會計,再到網絡會計的發展歷程,會計處理流程也隨之發生了根本性變化;會計數據處理的工具也從算盤發展到計算機單機和計算機網絡,會計賬簿也逐步完成了從傳統的紙介質形式向電子賬簿、網絡財務報告形式的轉變過程,所有一切轉變構成了一個新的會計電算化核算系統。下面就根據工作實踐,針對優撫醫院會計電算化管理的特點,探討如何加強會計電算化管理。
一、確定會計電算化管理的各項制度
一套完整的醫院會計電算化系統應包含賬務系統、報表系統、工資核算系統、成本核算系統、信息管理系統等。開展會計電算化應根據工作需要,建立健全會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、各會計崗位工作制度、計算機硬軟件和數據管理制度、電算化會計檔案管理制度、電算化內部管理制度。
二、提高會計電算化人員素質和技能
會計電算化是一門邊緣性學科,它涉及財會人員的專業理論、實務能力、計算機知識、管理科學等多方面的知識,因而對財務人員的綜合素質要求很高。為了提高財務人員的綜合素質,應經常組織他們參加專業理論和業務培訓,學習新的會計制度和會計理論,提升財會人員職業道德素質、專業理論水平和實際工作能力,以適應新形勢下醫院管理對會計電算化的要求,有效防范會計電算化系統內部違紀違規事件的發生。
三、加強會計電算化的內部控制
1.會計核算軟件系統與HIS的銜接控制。醫院信息管理系統(Hospital Information System,簡稱HIS),包括門診、住院收費與藥品、庫存物資及醫療信息管理系統。
⑴會計核算軟件系統中數據核算的起止時間應與HIS一致。日常工作中,有的醫院因為收費員當月所收款項繳款不及時,會計核算軟件系統與門診、住院收費的賬目無法核對;在先采購后付款的情況下,由于收到藥品、庫存物資時未及時交由會計人員在會計核算軟件系統中作入賬處理,以致上述兩個科目出現赤字,使會計報表不能真實反映醫院的資產和負債情況,會計核算軟件系統與物資管理部門的數據不符。所以應加強結算起止時間一致性的控制。
⑵按月核對門診收入與HIS門診收入統計數。核對門診收入與HIS門診收入的一致性,并重點檢查門診病人退費手續是否完備,退回的發票聯與存根聯是否相符,所退金額與HIS的退費金額是否一致,對可疑的退費要詳查。
⑶按月核對預交金總賬科目當月貸方發生額與HIS當月預交金繳存統計數。媒體上有關預交金的職務犯罪時有報道,其原因可能是由于絕大部分的住院收入都是先通過預交金的形式進行收繳,因而加強預交金的內部控制極其重要,既可防止收費人員貪污舞弊,又可幫助他們查找錄入錯誤。
⑷按月核對會計核算軟件系統住院收入數與HIS住院收入匯總數。適時核對、分析各病區的住院收入變動情況,不僅可以監督住院收入安全匯繳,還能結合各病區的成本進行經濟效益分析。
2.對“醫保”賬目的內部控制。目前,很多醫院都是醫保定點單位,其醫保管理部門大多設在財務科之外。由于使用的是省、市(縣)兩套相互獨立的醫保管理信息系統,因此會計核算軟件系統應在“應收醫療款”下分設“省醫保”、“市(縣)醫保”兩個二級明細科目,再分設“統籌醫療”、“大病救助”、“個人賬戶支付”等三級明細科目進行核算,月終將上述科目的借貸方發生額與醫保辦核對。這樣,一方面可檢查收費員有無虛列醫保患者賬目套取現金行為,另一方面也可核查會計核算軟件系統操作人員有無錄入錯誤。
3.加強收費票據的管理。加強收費票據的管理也是內部控制的重要環節。平時要細心核對出入院管理處收費人員交回的預交存根與住院病人醫藥費收據存根。審核每位出院病人醫藥費收據上所注預交金金額與其后附預交金臨時收據是否相符,有無虛列預交金,截留多退款的情況。審核交回的預交金與住院病人醫藥費收據存根聯是否有短少,作廢的張數是否齊全,有無漏交或截留收入的情況。審核大小寫金額是否準確,有無涂改情況,財務科出納人員有無簽收等等。 4.藥品核算的內部控制。藥品是一種特殊的商品,它涉及的管理環節較多,藥庫、藥房、門診與住院收費處、財務科、病區、院長查詢等信息系統都有使用接口。為加強內部控制,對某一具體流程的操作,應授權相關人員在規定的權限內辦理,其他部門只能查詢或使用,不得隨意錄入或更改。一般由采購員負責對所購藥品進行數據錄入,藥庫會計從所購藥品的發票號碼、規格、數量、供貨單位、物價部門核定的藥品批零價格等方面進行審核,審核無誤后打印出藥品入庫單,保管員對藥品質量、數量、有效期進行核對后在入庫單上簽章,以藥劑科負責人復核簽章后將發票與入庫單交財務科審核付款。而財務科重點審核供貨單位發票是否規范,入庫手續是否齊全,金額是否準確,加成率是否符合國家規定等。月末,應核對HIS藥房核銷的藥品成本與會計核算軟件系統的藥品收入數是否相符;藥庫藥品每月入庫數額與會計核算軟件系統應付賬款的相關金額是否相符等。
5.庫存物資的內部控制。醫院的庫存物資種類繁多,使用頻率高、周轉速度快,應從請購、審批、采購、驗收、付款等方面加強內部控制,降低醫院的運營成本,提高經濟效益。月末,應核對HIS庫存物資余額與會計核算軟件系統的相關余額是否相符。
6.固定資產的內部控制。總務庫房、醫療器械庫房負責醫院固定資產的數量與金額管理,財務科對固定資產實行金額控制。固定資產信息系統中,將固定資產分為土地、房屋及建筑物、通用設備、專用設備、交通運輸設備、電氣設備、電子產品及通訊設備、儀器儀表及其他設備、文藝體育設備、圖書等10個類別。每購入一臺固定資產,就由財產會計將該固定資產卡片,形成基礎數據庫,其中部分信息自動匯總導入固定資產信息基礎表;50萬元以上(含50萬元)的固定資產由計算機自動提取形成大型設備明細表,以便重點管理,分析其經濟效益等。財務科應將固定資產信息系統的金額與會計核算軟件系統的固定資產明細科目相核對,做到賬賬、賬卡、賬實相符。
四、加強會計檔案管理
搞好會計檔案管理是保證會計電算化工作連續進行的保障,是會計電算化信息系統維護的保證,是保證系統數據安全與完整的重要環節,也是會計信息系統得以充分利用、充分發揮會計職能的必要前提。應設立標準的檔案管理環境,對打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲介質、系統文檔資料等在一個會計期間完結后由相關財務人員簽名或蓋章,按照《會計檔案管理辦法》的規定立卷歸檔保管。
五、加強會計電算化系統的審計監督職能
采取科學的審計方法對會計電算化系統進行審計,可以大大減少會計電算化系統存在的內部質量控制風險。審計實施辦法:(1)事前審計:對電算化系統的可行性、系統內部牽制制度的完善性、系統的合規合法性進行評價,保證系統合法、正確地運行。(2)事中審計:對電算化系統的實際運行情況詳細了解,找出運行過程中的薄弱環節,提出改進意見,督促醫院進一步完善財務內部控制制度。(3)事后審計:對會計電算化系統形成的憑證、賬簿、報表等資料的真實性、合法性進行評價,對在事前、事中審計中發現的問題的改進情況進行監督,以達到及時發現問題,即時解決問題,進一步提高醫院會計電算化系統的工作質量。
隨著醫療改革的逐漸深入,會計電算化在醫院信息化管理中發揮的作用越來越重要,同時對會計人員的要求也越來越高,作為會計專業人員,應逐步由單一核算型會計人員轉型為復合型的會計人員,才能搞好會計電算化管理工作、發揮會計電算化管理在醫院現代化管理中的信息中樞作用。
參考文獻:
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(作者單位:山西省榮軍精神康寧醫院 山西太谷 030800)
