【摘要】 網絡環境下,高校財務管理方式和環境都發生了深刻的變化,對高校現代化管理水平提出了更高的要求。本文分析了高校財務信息化的現狀和存在的問題,提出了完善高校財務信息化建設的對策。
【關鍵詞】 網絡環境;高校;財務信息化;對策
20世紀中葉以來,信息技術發展成為促進經濟發展和社會進步的主導技術,人類邁入了全球信息化和知識經濟時代,高校會計領域在網絡環境下發生了深刻的變革,對財務工作提出了挑戰。網絡技術提供的巨大能量推動了現代財務事業的快速發展,研究網絡環境下的高校財務信息化問題具有現實意義。
一、網絡環境下的高校財務信息化
我國加入WTO后,高校對財務信息的要求越來越高,財務管理從會計電算化的核算型向管理型轉變,對財務數據的處理提出了更高的要求,會計電算化向財務信息化的轉變標志著會計領域新一場革命的到來。
高校財務信息化是隨著現代信息技術的發展,高等院校根據自身需要采用先進的信息技術,以網絡技術為手段, 在互聯網環境下實施的財務核算、分析、控制、決策和監督等現代的財務管理模式,它將現代網絡技術與財務管理技術有機結合,是數字經濟的產物。
目前,各高校都有財務內網和校園網,構建了一個全新的高校財務信息體系,信息化建設的發展速度之快有目共睹。網絡環境中的財務信息化作為一種新的管理模式,其效益實質是網絡技術效益和財務管理效益的雙重效益,主要體現在節約資源和成本、擴展會計信息范圍、提高會計信息質量、增強財務決策能力,從而完成學校的各項財務管理目標。財務信息查詢系統的應用,可以支持高校校園網建設的發展,擴展學校的活動領域,增強學校的管理能力。網絡技術知識的更新跟隨時代的脈搏與時俱進,財務信息化的應用,促進了高校領域信息現代化的進程。
二、財務信息化建設對高校財務工作發展的推動作用
信息化建設在高校財務領域的廣泛應用和不斷滲透,進一步推動了網絡環境下高校財務工作的不斷創新,推進了信息現代化進程,促進了學校財務事業的改革與發展。
(一)更新了財務管理理念
財務信息化以信息管理的方法和現代信息技術進行財務信息處理,財務信息作為信息資源在高校內部及外部各相關信息系統被利用。
(二)加速了會計現代化進程
財務信息化簡化了工作量,加速了會計現代化進程,會計人員工作重心轉移到對信息的加工、再加工,由原先的“核算型”轉向“管理型”,財務人員的地位也日益重要。
(三)提高了財務信息時效性
財務信息化有助于向使用者提供更為及時、充分的信息,會計的目的是向信息使用者提供決策的有用信息,財務管理信息化可以在業務發生的同時進行會計處理, 高校已將信息集成一個管理信息系統,可隨時向外提供信息,使用者可以隨時到校園財務網查詢所需要的信息。
(四)為決策提供依據
領導決策的主要依據是來自財務部門提供的財務信息,根據信息來決定是否采取某一行動或決策,財務信息化后使用者可以全面掌握最新的財務資料進行預測,便于作出正確的決策。
三、當前高校財務信息化存在的問題
高校財務信息化建設,是高等教育管理信息化的重要組成部分。加強高校財務信息化建設是時發表展的要求,是打造品牌高校、提高辦學效益的必要條件。但是,財務信息化建設過程中又會產生一些新矛盾和新問題。
(一)財務管理者的觀念制約
高校財務信息化實施過程中的主要障礙是缺乏科學有效的管理,而影響管理的關鍵因素是高校決策群觀念的束縛。許多校領導思想中普遍存在“重核算,輕管理”的觀念,憑借個人經驗與能力決定資金的分配與使用,忽視了財務信息在財務管理決策中的作用。一方面,高校管理者對財務信息化了解甚少,懼怕系統實施不成功會給個人的職業生涯帶來風險。另一方面,高校管理者沒有看到財務信息化是教育信息化建設中一個重要組成部分,反而認為財務信息化會占用大量的信息資源,從而與教育信息化發生沖突。這些陳舊、錯誤的觀念導致高校決策群不愿意對財務信息化投入太多人力、物力和財力,制約了高校財務信息化建設進程。
(二)財務信息化系統的安全風險
1. 信息安全風險。在網絡環境下,財務信息的保密性與財務信息公開性特征相矛盾。網絡是一把雙刃劍,高校在利用網絡共享實施財務管理的同時,也將自己暴露于風險之中。財務部門員工和外部用戶通過網絡對數據進行非法篡改和破壞,財務信息泄密和被刪除,造成整個財務系統癱瘓,無法運行、數據丟失等,給學校造成較大損失。 2. 非法入侵風險。在網絡環境下,電子符號代替了會計數據,磁介質代替了紙介質,在這個環境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的,除非它們在物理上斷開鏈接。因此,財務部門在實現網絡化管理的同時,很難避免非法侵擾,計算機系統感染病毒的機率增大,一旦出現故障,財務系統恢復處理的成本很高。
(三)財務信息化對高校內部控制的沖擊
高校財務信息化后,財務內部控制的范圍和內部控制的重點發生了變化。計算機和網絡技術的引入,給財務工作增加了新的內容,改變了原有的授權與批準制度。傳統內部控制對象是處理會計業務的財務人員,只要制定了相應的崗位責任制和內部牽制制度,就可以保證會計信息的正確性和學校資產的安全完整。而在網絡環境下,還需增設對網絡系統開發員、網絡系統維護員和網絡系統管理員的控制。網絡環境下,財務內部控制由原來的會計職能為主,轉移為會計職能和計算機數據處理職能為主,將控制重點放在信息的數字化控制、信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接的控制等方面。授權方式與內部控制重點的改變給高校內部控制帶來了沖擊。
(四)財務信息化專業人才短缺
財務信息化成敗,人才是一個關鍵因素。我國高校財務信息化人才的缺乏主要表現在兩個方面:
一方面,缺乏符合財務信息化管理要求的領導者。實現財務信息化需要調動各種資源,使高校財務部門形成一個高效率的團隊,發揮每一名財務人員的積極性和特長,與學校信息化目標保持一致。這些需要財務領導者有較強的協調能力、創新能力和洞察力,然而這樣的財務領導人才正是目前高校所缺乏的。
另一方面,高校實行財務信息化后人員技術知識呈現兩極分化狀況,即懂計算機的人,財務管理知識比較缺乏;有財務管理經驗的人,計算機技術又不夠強。加上許多高校往往將財務信息化簡單地看成是一個計算機工程,更多地引進了計算機人才,造成了工作人員技術知識脫節,從根本上限制了財務信息化的前進速度。要想進行深層次的財務信息化,就要引進既懂計算機又懂會計的復合型人才。
(五)軟件功能不足給財務網絡化工作帶來挑戰
財務軟件是高校網絡財務發展的基礎和前提,現行的財務軟件如天大天財、金碟等財務軟件都是以SQLsever作為開發工具,SQLsever數據庫具有穩定性但缺少靈活性和針對性,不能直接生成高校決策群需要的財務信息數據,需要對財務軟件導出的數據進行加工才能完成財務信息的分析和預測,降低了信息反饋的時效性,離高校財務信息化的實際需要相差甚遠。
現行的高校財務信息系統共享程度不高,高校各職能部門之間信息不能相互連通,難以協調同步,不能夠向決策者提供及時的綜合信息,以輔助決策者作出正確的決策,從而不利于實現資金的有效管理和配置,同時也增加了財務部門的管理成本。隨著網絡環境下高校市場競爭的日趨激烈,財務軟件功能不足給財務信息化建設帶來挑戰。
四、完善高校財務信息化建設的對策
(一)組建財務決策支持系統
以校園網為依托, 組建財務決策支持系統,不斷完善財務專網,結合財務系統的通用功能與現代信息化財務需求,不斷開發新軟件,實現財務系統整體信息化, 推動現代網絡環境下高校財務工作的制度、理念、技術和管理的全面創新。
1. 財務和業務的一體化。通過數字化校園及校園“一卡通”系統的建設,實現校園信息的標準化和高校管理信息系統的整合,同時為網絡財務系統的實施提供技術支撐。此外,財務會計流程與高校經濟業務的有機融合,可實現財務與業務的協同運作,做到信息共享、數出一門。
2. 績效評價和決策支持。一個決策支持系統僅有指標評價體系和決策模型是遠遠不夠的,數據的分析和挖掘工具是支撐這一系統的有力武器,數字化校園的實施為高校財務的績效評價和決策支持提供了一個堅實可靠的信息平臺。運用科學的決策模型對高校的財務指標評價體系進行綜合評價,可以全面反映高校的財務狀況和發展趨勢,為高校決策群提供高效優質的理財服務。
3. 財務信息的共享服務。除了財務信息系統服務器外, 再配置一個獨立的查詢服務器, 將查詢服務器接入校園網, 通過查詢服務器向校園網發布需要公開的財務信息, 校園網內的授權用戶可以動態查詢所需的財務信息,避免財務部門以外的用戶直接讀取系統服務器, 保證系統數據的安全性。
(二)創新財務系統內部控制體系
在財務信息系統的內部管理上應嚴格按照會計內部控制制度,實行“不相容職務相互分離控制”的原則,結合財務信息系統的特點,建立一系列新的管理制度,同時對人員進行誠信素質培訓。 1. 加強財務管理崗位相互監督,堵塞漏洞。在系統的操作權限上,按照不同的崗位嚴格區分,不同的崗位履行不同的職責,做到不相容職務相分離和不同科室之間相互監督和牽制。崗位設置分為系統管理、監控、操作三個部分,三者之間互不兼容、相互制約,防止利用網絡和計算機進行舞弊,以提高系統的安全可靠性。
2. 加強內控制度管理。高校財務信息化后,要結合財務信息系統的特點制定一系列的內部控制制度,主要包括網絡維護與管理制度、設備管理制度、上機管理制度、業務處理流程、操作權限控制、信息管理制度、內部審計制度等,科學規范的內部控制制度是財務信息化安全之本。
3. 人員誠信素質培訓。需要強調的是,高校財務內部控制制度和計算機內部控制程序都是由人設計的。為了防止舞弊,除了對財務人員進行技術培訓外還應加強對人員誠信素質的教育和培養,同時加強監督和考核,制定嚴格的處罰規定。
(三)加強對財務管理的信息審計
內部審計是高校財務管理工作的重要組成部分,財務信息化對審計工作提出更高的要求,高校要建立審計規章制度,審計的范圍、對象、目標都要有明確的規定,對財務信息化、網絡技術進行定期或不定期的審計。
財務部門與審計部門要成立專門的財務信息系統運行審計組,定期對會計信息系統內部控制進行審計,通過調查內部控制是否健全并對實際執行情況進行測試,找出控制薄弱環節,提出強化內部控制的措施,督促完善內部控制系統,并對輸出會計信息的真實性進行審查,及時發現錯誤和防止會計信息失真。
(四)培養高校高素質的復合型人才
當今高校的競爭,歸根到底是管理素質和人才的競爭。管理是基礎,人才是關鍵,有效的人力資源開發是高校財務文化的重心。財務信息化建設包括硬件和軟件兩部分,硬件和軟件的維護都需要具有專業技術的人員,高校要選拔復合型的專業人才充實到財務部門,引進或培養兼具會計專業知識和網絡專業知識的多樣化人才,只有既精通會計又精通計算機的復合型人才,才能把財務信息化的工作做好。高校應時刻關注財務信息化的發展,培訓財務信息化骨干力量,加強財會隊伍的建設,提高財會人員的戰斗力,加速財務信息化進程。
(五)實施網絡財務信息安全策略
要對網絡信息安全的重要地位進行戰略性部署:
1. 工作人員運行安全策略。運用操作系統的本身安全策略、數據庫管理系統軟件的安全策略、財務會計軟件的安全策略,制定合理的用戶賬號、權限和密碼,保證數據的安全。提醒用戶按照自己的身份和密碼進入系統,避免使用易破譯的密碼并定期更改密碼。系統維護人員要及時安裝發布系統補丁程序,對殺毒軟件進行升級,提高整個系統的安全性,更好地保證數據的安全。
2. 實施安全技術控制。在網絡上加設防火墻(Firewall),這是建立在財務處內網和校園網接口處的訪問控制系統。它對跨越網絡邊界的信息進行過濾,目的在于防止外部非法用戶訪問,為數據傳輸、轉換,設置了一道電子屏障,可有效防止外部入侵,保障財務數據安全和準確。
財務信息化是提高高校現代化管理水平的重要手段,只有不斷解決信息化建設中的問題,積極維護和建設財務信息的新平臺,才能充分發揮財務信息網絡的優勢和作用,更好地促進高校教育事業健康、有序發展。●
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