利用Excel執行審計分析程序
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□ 齊魯光 《中國管理信息化》 2006年第01期
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[摘 要] 分析程序需要在處理大量數據基礎上進行比較分析,Excel軟件則為執行分析程序提供了有力的工具。本文主要從財務報表整體和賬戶兩個層面,介紹如何利用Excel執行橫向、縱向、比率和趨勢分析程序,以期對審計實務人員高效執行審計分析程序有所幫助。
[關鍵詞] 分析程序;Excel
[中圖分類號] F239.1[文獻標識碼]B[文章編號] 1673-0194(2006)01-0044-03
分析程序又稱分析性復核,是審計人員常用的重要審計程序(或審計技術方法)之一。根據信息對稱性的特點,財務數據之間、非財務數據之間以及財務數據與非財務數據之間均存在一定的內在聯系,審計人員通過分析數據之間的關系,找出其中的異常波動或不一致作為進一步審計的重點,此乃分析程序的原理所在。審計人員之所以廣泛運用分析程序,原因有二:一是會計師事務所面臨著經濟、社會和競爭的壓力,需要降低審計費用;二是運用此方法可以提高審計質量。在手工操作下,執行分析程序需要審計人員處理大量數據,并要從中找出相關信息的異常或不一致,這對審計人員的職業能力提出嚴峻挑戰。本文借助Excel的強大數據計算和圖表功能來執行審計分析程序,旨在幫助審計人員迅速而又準確地分析相關財務信息,找出審計風險之所在,為進一步審計指明方向。
一、分析程序應用原理
分析程序是指審計人員通過研究不同財務數據之間、以及財務數據與非財務數據之間的內在關系,對財務信息作出評價。分析程序還包括調查與其他相關信息不一致或與預期數據嚴重偏離的波動和關系。
1.執行分析程序的目的 分析程序在財務報表審計的三個階段都可以運用,但在每個階段運用所起到的作用有所不同。在審計計劃階段,執行分析程序可以幫助注冊會計師確定其他審計程序的性質、時間及范圍。即通過該程序了解、確認被審單位是否存在異常或意外的信息波動,以便找出潛在的錯報風險領域,進而確定相應的審計重點和進一步的審計程序。在審計實施階段,分析程序可直接作為一種實質性測試程序,以收集與賬戶余額和各類交易相關的特殊認定的證據。在審計報告階段,分析程序用于對被審單位會計報表的整體合理性做最后的復核。按照中國注冊會計師協會2004年10月和2005年7月兩次發布的現代風險導向審計準則的征求意見稿的規定,審計人員在了解被審計單位及其環境并評估重大錯報風險時應當實施分析程序,從而有助于識別異常的交易或事項,以及對財務報表和審計產生影響的金額、比率和趨勢,并對這些異常或未預期到的關系在識別重大錯報風險時應予以考慮。
2.執行分析程序常用的方法 執行分析程序常用的方法有比較分析法、比率分析法和趨勢分析法三種。
比較分析法是通過對某一報表項目與既定標準的比較,以獲取審計證據的一種技術方法。具體的比較包括本期實際數與計劃數比較,本期實際數與預算數的比較,本期實際數與同業標準數之間的比較等。
比率分析法是通過對報表中某一項目同與其相關的另一項目相比所得的值進行分析,以獲取審計證據的一種技術方法。
趨勢分析法是通過對連續若干期某一報表項目的變動金額及其百分比的計算,分析該項目的增減變動方向和幅度,以獲取有關審計證據的一種技術方法。
無論是對財務報表整體執行分析程序,還是對賬戶或交易執行分析程序,以上三種方法經常被結合使用。
3.執行分析程序的步驟 分析程序在審計各個階段運用的步驟也有所不同,但在審計計劃階段的應用中尤為完整。在計劃階段,有效使用分析性復核程序,必須系統地執行以下步驟:
(1)確定將要執行的計算及比較:審計人員根據分析目標及獲取的相關資料,確定執行何種類型的計算及比較。常用的計算及比較包括絕對額比較、結構比率分析、相關比率分析和趨勢分析。
(2)估計期望值(確定基準值):審計人員可以根據各種不同來源的數據估計期望值。估計期望值常用方式包括:根據預算或預測估計期望值、根據被審計單位以前年度的會計信息估計期望值、根據會計要素之間的關系估計期望值、根據同行業資料估計期望值等。
(3)執行計算及比較:審計人員按照公式對被審單位相關數據進行處理,并把處理結果與期望值對比,確定差異或變動幅度。
(4)分析數據及確認重大差異:分析的主要目的是確認是否有異常或意外的波動。由于重大差異和意外波動是錯報風險增加的信號,因此,注冊會計師必須對重大的差異或波動進行調查。
(5)調查重大的非預期差異:對重大的非預期差異,審計人員必須進行調查,包括向被審計單位詢問、檢查交易憑證等。
(6)確定對審計計劃的影響:不能合理解釋的重大差異通常被視為錯報風險增加的信號,審計人員通常會計劃更詳細的測試。執行分析性復核程序可指出高風險領域所在,使審計更具有效率和效果。
二、Excel在執行分析程序中的具體應用
1.財務報表整體分析程序 借助Excel執行審計分析程序首先應從被審單位的賬務處理系統中將有關數據導入到指定的Excel文件,然后借助Excel程序強大的數據處理功能執行審計分析程序。將財務報表數據導出過程如下(以浪潮國強財務軟件為例):進入賬務處理系統的“報表管理系統”界面,在“報表”下拉菜單中選擇“導出”功能,并指定保存的文件名、位置及Excel類型,見圖1。
審計人員應通過對財務報表項目的橫向、縱向和比率分析,綜合觀察和對比,確定重大或異常差異。
(1)利用Excel對財務報表進行橫向分析:財務報表橫向分析是將報表項目當年數與上年數進行比較,求出其增減數額及比率,以觀察變化動態,尋找異常變動項目。以利潤表橫向分析為例,見圖2。
(2)利用Excel對財務報表進行縱向趨勢分析:財務報表縱向分析是計算每一報表項目占資產總額、負債及所有者權益總額、主營業務收入發生額的百分比,與上年同口徑百分比比較,并觀察和分析結構比例的動態變化,查找異常變動項目。以資產負債表縱向趨勢分析為例,見圖3。
(3)利用Excel執行財務比率分析:財務比率分析是根據財務會計報表項目數據計算出具有依存關系的項目之間的比率,并通過不同期間比率的變化(或與同行業平均值比較)來觀察和分析報表項目的變動規律,查找異常變動項目。圖4列示了常用的財務比率計算及分析過程。
圖4中2004年各項財務比率計算如下:
D5=資產負債表縱向分析!D6/資產負債表縱向分析!D11;
D6= (資產負債表縱向分析!D6-26244)/資產負債表縱向分析!D11,26244為2004年末存貨余額;
D7=資產負債表縱向分析!D13/資產負債表縱向分析!D10;
D8=資產負債表縱向分析!D13/資產負債表縱向分析!D15;
D9=(利潤表橫向分析!D19+利潤表橫向分析!D13)/利潤表橫向分析!D13;
D10=利潤表橫向分析!D7/26244;
D11=利潤表橫向分析!D6/28370,28370為2004年末應收賬款余額;
D12=利潤表橫向分析!D6/資產負債表縱向分析!D10;
D13=利潤表橫向分析!D19/利潤表橫向分析!D6;
D14=利潤表橫向分析!D21/資產負債表縱向分析!D10;
D15=利潤表橫向分析!D21/資產負債表縱向分析!D15。
說明:圖4中2003年各項財務比率計算與2004年類似。另外,為簡化計算,在各項資產余額變化不大情況下,本例中財務比率的分母為資產平均余額的,均采用年末余額來計算。
2.賬戶或交易分析程序
在審計實施階段,審計人員常執行分析程序,以證實賬戶或交易認定的恰當性。資產賬戶、負債賬戶收入賬戶以及費用賬戶廣泛應用到分析程序,下面以毛利率分析為例來介紹分析程序在主營業務收入賬戶審計中的應用,有關計算和趨勢分析見圖5。
三、分析程序結果的運用
執行分析程序計算分析得到的異常波動,往往是重大錯報風險之所在,特別是被審計單位不能做出合理解釋的重大差異,審計人員應將涉及項目作為重點審計項目,必要時應當調整原定的審計程序或追加更為詳細的實質性測試程序,以收集到更加充分適當的審計證據,從而降低審計風險、實現審計目的。如在前面的例子中,通過利潤表橫向分析、財務比率分析和毛利率分析,可以發現該公司主營業務收入無論是全年發生額還是12月份的發生額明顯異常,因此主營業務收入的真實性成為審計人員需要重點審計的目標。審計人員通過計算分析被審單位“經營現金流入量/主營業務收入”指標發現,被審年度該項指標較以前年度明顯偏小,而審計人員對有關應收款項發詢證函也沒得到回函。審計人員又進一步檢查業務交易的合同和憑證,結果發現,該公司未能提供交易合同,而相關憑證上也沒有授權交易人員的簽章。最終,主營業務收入虛構的真相被證實。
Excel軟件詳盡的數表處理功能為審計人員執行分析程序,特別是處理繁雜的數據計算與分析提供了有力的工具。審計實務人員借助Excel軟件能夠更加高效的獲取強有力的審計證據,為降低審計風險、提高審計質量提供了合理基礎。筆者衷心希望審計實務人員能夠充分利用現有的計算機技術執行審計程序,并開發出功能更為齊全和實用的計算機審計軟件,以推動我國審計事業的發展。
主要參考文獻
[1] 張繼勛. 基于會計信息質量判斷的分析性復核研究[J].
財會通訊,2003,(11).
[2] 劉明輝.審計[M].大連:東北財經大學出版社,2004.
